Projectsecretaris - cluster SB

Functieomschrijving

Als projectsecretaris ben je het praktische geweten van een project of programma en fungeer je als betrouwbare sparringpartner voor de project- of programmamanager.

Je produceert en coördineert kernprojectdocumenten zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses en beslisdocumenten en stemt inhoud en besluitvorming af met de manager.

Je bereidt overleggen voor, plant en agendeert bijeenkomsten, verzorgt verslaglegging en beheert actie- en besluitenlijsten zodat voortgang en afspraken altijd inzichtelijk zijn.

Als aanspreekpunt voer je regie op bestuurlijke besluitvorming, bewaak je de GOTRICK-aspecten van het project en adviseer je over beheersing en voortgang.

Je verzamelt vanuit jouw specialisme relevante informatie, adviseert betrokkenen (gevraagd en ongevraagd) en neemt actief deel aan overleggen; waar nodig vervang je de project- of programmamanager tijdelijk.

Vereist profiel

• Affiniteit met korte opdrachten in wisselende contexten; je schakelt snel en bent flexibel.
• Je maakt je nieuwe inhoud snel eigen, hebt een proactieve werkhouding en opereert comfortabel in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Zelfstandig regie voeren op voortgang en planning; betrouwbaar in uitvoering en beslissing.
• Brede netwerkvaardigheden: je legt gemakkelijk contacten, onderhoudt en breidt je netwerk uit.
• Durf en initiatief: je geeft gevraagd en ongevraagd advies en neemt verantwoordelijkheid in uitvoeringskeuzes.
• Sterke communicatieve en analytische vaardigheden; oplossingsgericht en in staat complexe vraagstukken naar praktische oplossingen te vertalen.

Eisen

• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring als projectsecretaris of een vergelijkbare rol., opgedaan in de afgelopen vijf jaar.
• Je beschikt over minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken.

Wensen

• Je hebt minimaal twee jaar werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.
• Je hebt werkervaring met MS Office- 365 applicaties (Word, Outlook, Excel en Powerpoint, Teams, Sharepoint en One Drive).
• Je hebt werkervaring met het gebruik van AI-tools ter ondersteuning van verslagleggingen.