Projectsecretaris

Opdrachtomschrijving

Het CIBG zoekt een ervaren projectsecretaris ter ondersteuning van twee ICT-projecten binnen VWS, met name binnen de afdeling APKM en het PMO-team.

Je fungeert als spin in het web en als rechterhand en sparringpartner van de projectmanager; je organiseert projectdocumentatie, bewaakt planning en signaleert afwijkingen en risico's.

Je organiseert en voorziet overleggen (agenda, faciliteiten, verslaglegging), coördineert het risicoregister en issuelog, en verzorgt zowel interne als externe communicatie rond het project.

Daarnaast ondersteun je het inkoopproces, beheer je het projectarchief, houd je een financieel overzicht bij (urencontrole en registratie van verplichtingen) en stel je voortgangsrapportages op.

De rol vereist proactief handelen, structuur aanbrengen, voortgangsbewaking en het borgen van acties, met aandacht voor ICT-aspecten (bijv. identificatie en authenticatie) als pré.

Vereist profiel

De ideale kandidaat voldoet aan de volgende eisen en competenties:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Opleiding in Projectmanagement of aantoonbare ervaring als Project Management Officer (PMO).
• Minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van project- of programmamanagers, waaronder ten minste één ICT-project.
• Kennis van en ervaring met opstellen/beheren van projectplanningen, risicoregisters en voorbereiding van stuurgroep-/projectactiviteiten.
• Ervaring met planningssoftware (Excel of Microsoft Project) en bij voorkeur affiniteit met ICT-onderwerpen als identificatie en authenticatie.
• Competenties: proactief, organisatorisch sterk, stressbestendig, goede mondelinge en schriftelijke communicatie, creatief, motiverend en omgevingssensitief.

Eisen

• Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Kandidaat beschikt over kennis van ICT-projecten en/of programma's.
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring als (IT) projectsecretaris en/of project management officer.

Wensen

• Beschikt over een afgeronde opleiding in projectmanagement of aantoonbare werkervaring als Project Management Officer (PMO).
• Heeft ervaring met ICT-projecten en/of programma's, waarbij ervaring met het maken van planningen zwaarder weegt.
• Beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden.
• Heeft ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.

Competenties

• Beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Heeft een opleiding Projectmanagement of Project Management Officer.
• Heeft minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van project- of programmamanagers, waaronder ervaring met tenminste één ICT-project.
• Ervaring met ICT-projecten op het gebied van identificatie en authenticatie is een pré.
• Is proactief.
• Is sterk in organiseren.
• Brengt structuur aan.
• Bewaakt overzicht.
• Is bekend met het opstellen en beheren van projectplanning, risicoregister en het voorbereiden van stuurgroep- en projectactiviteiten.
• Heeft werkervaring met Excel of Microsoft Project voor het maken van planningen.
• Is stressbestendig.
• Kan zich goed uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk.
• Denkt creatief.
• Is enthousiast.
• Kan anderen motiveren.
• Is omgevingssensitief.
• Is een spin in het web.
• Is een bindende factor in het project.