Projectsecretaris

Samenvatting

Het CIBG is een uitvoeringsorganisatie van VWS die betrouwbare en transparante data en informatie in zorg en welzijn levert, onder andere via registers zoals het BIG-register en het Donorregister.
Het CIBG faciliteert veilige digitale gegevensuitwisseling (bijv. UZI-pas) en ondersteunt diverse beleidsdoelen, waaronder de productie en verspreiding van medicinale cannabis.
De organisatie levert integrale dienstverlening: van juridische en communicatieadviezen tot klantcontact en analyse van klantvragen, en is 24/7 bereikbaar met actuele, veilige gegevens.
Binnen de afdeling APKM ondersteunt de Project Management Office (PMO) programma- en projectmanagers; de PMO bestaat uit ongeveer 7 projectmanagement officers binnen een afdeling van circa 30 medewerkers.
Voor twee ICT-projecten in Den Haag zoekt het CIBG een ervaren projectsecretaris die als spin in het web projectdocumentatie, planning, risico’s, overleggen, besluitvorming, verslaglegging en informeren van betrokken partijen bewaakt en ondersteunt.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring als projectsecretaris of PMO-medewerker, bij voorkeur binnen ICT-projecten of -programma’s.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden: beheer van projectdocumentatie, bewaking van planning en opvolging van acties.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en ervaring met notuleren, agenda-opstelling en verslaglegging.
• Goed ontwikkelde stakeholder- en servicerol: schakelen tussen projectmanager, opdrachtgevers en operationele teams.
• Proactieve houding bij signaleren van risico’s en afwijkingen en ervaring met het borgen van besluiten en acties.
• Basisbegrip van juridische en beveiligingsaspecten rondom zorgdata en digitale gegevensuitwisseling is een pré.
• Teamspeler die zelfstandig kan werken, met een professionele en klantgerichte instelling.
• Beschikbaarheid om op locatie in Den Haag te werken en goede beheersing van de Nederlandse taal.

Eisen

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van project- of programmamanagers, waaronder ervaring met tenminste één ICT-project
• Kandidaat beschikt over kennis van ICT-projecten en/of programma’s.
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring als (IT) projectsecretaris en/of project management officer.
• Je hebt werkervaring met Excel of Microsoft Project voor het maken van planningen

Wensen

• Mate waarin de kandidaat beschikt over een afgeronde opleiding in projectmanagement of aantoonbare werkervaring als Project Management Officer (PMO).
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met ICT-projecten en/of programma’s. Hierbij weegt vooral het aspect maken van planningen Maximaal 250 punten. relatief zwaar mee (hiervoor worden maximaal 150 van de 250 punten toegekend).
• Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
• Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever
• Ervaring met ICT-projecten op het gebied van identificatie en authenticatie is een pré

Competenties

• Je bent pro actief en sterk in organiseren, structuur aanbrengen en overzicht bewaken
• Je bent stressbestendig
• Je kunt je goed uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk
• Je denkt creatief, bent enthousiast en kunt anderen motiveren
• Je bent omgevingssensitief, spin in het web en een bindende factor in het project.