Recordbeheerder

Beschrijving

Laborijn staat aan een kantelpunt: informatie wordt niet langer alleen aan het einde van processen gearchiveerd, maar vanaf het eerste moment digitaal beheerd via een nieuw Document Management Systeem (DMS).

Als Recordbeheerder binnen de vakgroep Archief en Informatiebeheer (team van 7) ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van informatiebeheer en bewaak je dat dossiers volledig, correct en duurzaam worden opgebouwd en bewaard.

Je borgt naleving van archiefwetgeving, ondersteunt audits, signaleert juridische risico’s en draagt bij aan het voorkomen daarvan door zorgvuldig beheer van digitale en fysieke informatie.

Kerntaken zijn onder meer classificeren en registreren van documenten, voorbereiden van vernietigingsprocessen aan de hand van de selectielijst, overbrenging naar het depot en periodieke kwaliteitscontroles.

Daarnaast werk je beleid en richtlijnen uit, stel je processen op voor vernietiging/overbrenging/besluitvorming, fungeer je als vraagbaak voor collega’s en werk je samen met functioneel beheer aan verbeteringen in het DMS. Locatie: Arnhem.

Vereist profiel

• Opleiding: MBO+/HBO richting Archief- of Informatiebeheer, Documentaire Informatie of vergelijkbaar.
• Ervaring: minimaal enkele jaren aantoonbare ervaring als recordbeheerder of in een vergelijkbare functie binnen archief- of informatiebeheer.
• Kennis: grondige kennis van archiefwetgeving, selectielijsten en bewaartermijnen; ervaring met DMS-systemen (bijv. Alfresco, SharePoint of vergelijkbaar), classificatie en metadata.
• Vaardigheden: nauwkeurig, systematisch en kwaliteitsgericht werken; analytisch inzicht; goede communicatieve en adviesvaardigheden; ervaring met het voorbereiden en ondersteunen van audits.
• Gedragskenmerken: proactief, samenwerkingsgericht, coachend vermogen om kennis over te dragen aan collega’s en veranderingsbereidheid bij het verbeteren van processen.
• Aanvullend: bekendheid met privacyregelgeving (AVG), vaardig in procesinrichting en documentatie, organisatorisch sterk en beschikbaar voor werkzaamheden vanuit Arnhem.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding informatiebeheer, documentaire informatievoorziening, administratie, SOD I en/of direct vergelijkbare opleiding op minimaal mbo-4 niveau.
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet, AVG en/of Woo.
• Aantoonbare werkervaring met dossiervorming, metadata, bewaartermijnen en/of archiveringsprocessen.
• Aantoonbare werkervaring met DMS en/of zaaksystemen.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met Decos JOIN, Sharepoint en/of Verseon.
• Aantoonbare werkervaring met het toepassen van metadata én selectielijsten binnen een archief-, informatie- en/of documentmanagementomgeving.
• Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer.

Competenties

• Je bent georganiseerd.
• Je werkt gestructureerd volgens vaste processen.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je werkt detailgericht.
• Je bent servicegericht.
• Je denkt mee met vakgroepen.
• Je biedt praktische oplossingen.
• Je geeft daarbij heldere uitleg aan collega's.
• Je bent gericht op samenwerken met zowel collega’s binnen en buiten het Informatiebeheerteam.
• Je werkt zelfstandig.
• Je werkt proactief.
• Je bent kwaliteitsgericht.
• Je bewaakt de juistheid en volledigheid van informatie.