Recordmanagementapplicatie consultant

Samenvatting

Het (a)CBG voert een pilot uit om records managementprocessen te ontwikkelen binnen Microsoft 365, met Exchange Online, SharePoint Online en Purview (Data Lifecycle Management en Records Management).

Het doel is een technische oplossing te implementeren en processen in te richten, waarbij de eerste mijlpaal het opzetten van e-mailarchivering is.

De rol fungeert als schakel tussen wetgeving en beleid, de IV-organisatie en eindgebruikers, en vertaalt wettelijke eisen naar toepasbare processen en technische inrichting.

Kernactiviteiten zijn het leiden van workshops voor definities en rollen, opstellen van een doelarchitectuur voor RM binnen M365, functionele configuratie en pilotuitrol, en meedenken over provisioning en labeling.

Verder behoort kennisoverdracht, opleiding en begeleiding van het team tot de verantwoordelijkheden; locatie: Utrecht, opdrachtgever Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring met records management, archiefkundige principes en de (nieuwe) Archiefwet; vaardig in het vertalen van wet- en regelgeving naar uitvoerbare processen.
• Diepgaande kennis van Microsoft 365, met name Purview (retentielabels, records management), Exchange Online en SharePoint Online; ervaring met implementatie en pilotuitrol.
• Ervaring met architectuurontwerp voor schaalbare RM-oplossingen binnen M365 en inzicht in provisioning voor SharePoint-teamsites en labelingstrategieën.
• Sterke vaardigheden in workshopfacilitatie, stakeholdermanagement en het vertalen van jargon naar begrijpelijke taal voor beleidsmakers en eindgebruikers.
• Ervaring met functioneel configureren, testen en uitrollen van RM-oplossingen; praktische aanpak en focus op adoptie en change management.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, didactische vaardigheden voor kennisoverdracht en begeleiding van teams.
• Beschikbaarheid voor werkzaamheden op locatie in Utrecht en affiniteit met overheidsomgevingen is een pré.

Eisen

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal drie jaar aantoonbare ervaring met Microsoft Purview-modules Data Governance en Records Management.
• Minimaal drie jaar ervaring met het inrichten van Microsoft Purview in combinatie met Exchange Online en/of SharePoint Online voor (e-mail)archivering.
• Minimaal drie jaar ervaring met het implementeren van recordmanagementoplossingen rekening houdend met wettelijke en normatieve kaders (bijv. Nederlandse Archiefwet 1995, ISO 15489, MoReq).
• Diepgaande ervaring met Microsoft Purview (Data Governance, Data Lifecycle, Records Management).
• Grondige kennis van SharePoint Online (sites, bibliotheken, content types, metadata) en integratie met Purview.
• Grondige kennis van de integratie van Exchange Online met Purview.
• Basiskennis van de Archiefwet en standaarden voor duurzame toegankelijkheid (bijv. MDTO of DUTO).
• Kan bijdragen aan doelarchitecturen voor RM en compliance-eisen toetsen op applicatieniveau.

Wensen

• Ervaring met het inrichten van recordmanagementprocessen in een regie-organisatie.
• Ervaring met het inrichten van e-mailarchivering bij overheidsinstellingen.
• In het bezit van certificering MS-102 of MS-104 (Azure Administrator Associate).
• Sterke ervaring met kennisoverdracht en communicatie met verschillende soorten stakeholders.
• Passende aansluiting op gevraagde competenties en vaardigheden.

Competenties

• Vertaler: Kan complexe compliancy-regels vertalen naar praktische toepassing voor gebruikers.
• Conceptueel en praktisch: Beweegt tussen strategische/tactische doelarchitectuur en hands-on configuratie in Purview.
• Resultaatgericht: Leidt ontwerpsessies, creëert draagvlak en levert concrete resultaten.
• Didactische vaardigheden: Past kennisoverdracht effectief toe richting diverse doelgroepen (informatiebeheer, functioneel beheer, architectuur en eindgebruikers).