Recordmanager

Opdrachtbeschrijving

Als Recordmanager ICT binnen het Defensieprogramma DefDoc werk je samen met de Product Owner en het ontwikkelteam aan de implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc. Je schrijft functionele eisen en user-stories, test opgeleverde functionaliteit en adviseert de projectleiding over acceptatie en oplevering. Je richt de RMA-module in inclusief selectie- en besluitvormingsprocessen, autorisatie- en metadatabeheer en legt koppelingen met het digitale archiefbeheer. Je verzorgt training en bewustwordingstrajecten voor medewerkers over juiste informatiebeheerprincipes en ondersteunt de organisatie in het stappenplan van dynamisch naar semistatisch archiefbeheer en overdracht naar het Nationaal Archief. Daarnaast voer je lijnwerkzaamheden uit zoals implementatie van beleid, coördinatie van beheeractiviteiten, waarborgen van bewaartermijnen en vernietigingsprocessen conform Archiefwet en AVG.

Kernactiviteiten

• Opstellen en uitwerken van user-stories en ontwikkelitems voor DefDoc.
• Testen van functionaliteit en formuleren van advies over opgeleverde modules.
• Inrichten en beheren van RMA- en DMS-processen, metadatabeheer en autorisaties.
• Opleiden en trainen van medewerkers in gebruik en informatiebeheerprincipes.
• Coördinatie van digitaal archiefbeheer, bewaartermijnen en overdracht naar Nationaal Archief.

Vereist profiel

Je hebt minimaal HBO/WO-niveau, bij voorkeur in informatiebeheer, archiefkunde, informatiemanagement of vergelijkbaar, en minimaal 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring in records- of digitaal archiefbeheer. Je toont ervaring met implementatie van RMA- of DMS-oplossingen binnen grote (overheids)organisaties en hebt praktische kennis van document- en recordsmanagementsystemen (bijvoorbeeld Filenet, SharePoint, Alfresco, OpenText).

• Diepgaande kennis van wet- en regelgeving rondom informatiebeheer (Archiefwet, AVG/GDPR) en relevante normen (bijv. ISO 15489).
• Aantoonbare ervaring met veranderkundige trajecten rondom de overgang van fysiek naar digitaal/(semi)statisch archiefbeheer.
• Sterke analytische vaardigheden: opstellen van functionele en niet-functionele eisen, businessanalyse en impactanalyse op processen en organisatie.
• Ervaring in het trainen van gebruikers en begeleiden van adoptie van nieuwe informatieprocessen en systemen.
• Communicatief vaardig, vaardig in stakeholdermanagement en in staat om advies te vertalen naar uitvoerbare acties.
• Affiniteit met e-CF-profiel D.10 (Informatie- en kennismanagement); kandidaten dienen in hun CV per opdracht aan te tonen welke rollen, werkzaamheden en verantwoordelijkheden aansluiten bij de gevraagde eCF-competenties en niveaus.

Aanvullende informatie

Standplaats: Utrecht (Ministerie van Defensie). Hybride werken mogelijk: ongeveer 2 dagen thuis. Geen consignatiediensten. Cv’s zonder aantoonbare eCF-competenties kunnen niet volledig beoordeeld worden.

Eisen

• eCF-profiel: Business Analyst.
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie.
• Aantoonbare ervaring met digitaal archiefbeheer / records management (minimaal 3 jaar).
• Ervaring met de implementatie van Records management applicaties of modules bij een grote overheidsinstelling.
• Ervaring met de veranderkundige opgave rond de overgang van fysiek naar digitaal (semi)statisch archiefbeheer.
• Kennis van en ervaring met wet- en regelgeving rondom informatiebeheer, zoals Archiefwet, AVG/GDPR en relevante normen (bijv. ISO 15489).
• Praktische ervaring met document- en recordsmanagementsystemen (bijvoorbeeld Filenet, SharePoint, Alfresco, OpenText).

Wensen

• HBO-/WO-niveau, bij voorkeur in informatiebeheer, archiefkunde, informatiemanagement of vergelijkbaar.

Competenties

• Identificeert gestructureerde en ongestructureerde informatie.
• Beheert gestructureerde en ongestructureerde informatie.
• Houdt rekening met het beleid voor informatieverspreiding.
• Creëert informatiestructuur om exploitatie en optimalisatie van informatie mogelijk te maken.
• Begrijpt de juiste tools die ingezet kunnen worden om bedrijfskennis te creëren.
• Begrijpt de juiste tools die ingezet kunnen worden om bedrijfskennis te extraheren.
• Begrijpt de juiste tools die ingezet kunnen worden om bedrijfskennis te onderhouden.
• Begrijpt de juiste tools die ingezet kunnen worden om bedrijfskennis te vernieuwen.
• Begrijpt de juiste tools die ingezet kunnen worden om bedrijfskennis te verspreiden en zo te profiteren van het informatie-item.