Records Manager

LET OP

LET OP: Deze opdracht is niet beschikbaar voor directe ZZP-inzet. Inzet kan uitsluitend plaatsvinden via een detacheerder/leverancier of via een payroll-/loondienstconstructie. De werkzaamheden worden uitgevoerd onder leiding en toezicht van een publieke uitvoeringsorganisatie, waardoor zelfstandige inzet niet is toegestaan. Aanbiedende leveranciers dienen opgenomen te kunnen worden in de keten. Hiervoor zijn WAADI-registratie en een G-rekening vereist. Kandidaten die als zelfstandig ondernemer willen deelnemen, kunnen alleen worden voorgesteld wanneer zij via een toegelaten detacheerder of loondienstconstructie worden ingezet.

Functieomschrijving

Als Records Manager DIVA speel je een sleutelrol in de inrichting en professionalisering van de digitale informatiehuishouding binnen het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) van de Gemeente Rotterdam.

Je vertaalt complexe informatievraagstukken naar heldere, praktische adviezen en overtuigt collega’s van het belang van goede digitale dossiervorming en de benodigde systemen.

Je werkt aan de implementatie van het document managementsysteem DIVA: je voert informatieanalyses uit, ontwerpt ordeningsstructuren en begeleidt datamigraties.

Je zorgt ervoor dat informatie binnen het cluster volledig, vindbaar en veilig is en voldoet aan wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en VNG-selectielijsten.

Je ondersteunt verandertrajecten, vergroot het bewustzijn rondom digitale dossiervorming en werkt samen met teams om werkwijzen en processen duurzaam te verbeteren.

Vereist profiel

Je onderscheidt hoofd- en bijzaken, brengt complexe informatievraagstukken terug tot heldere, toepasbare adviezen en schakelt gemakkelijk tussen verschillende belanghebbenden. Je werkt gestructureerd, houdt overzicht bij meerdere trajecten en gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie binnen wettelijke kaders.

• Opleiding: minimaal afgeronde hbo-opleiding (verplicht).
• Ervaring: aantoonbare werkervaring met datamigratie-trajecten vanaf een netwerkschijf (verplicht).
• Ervaring binnen de overheid: werkervaring bij een gemeente of andere overheidsinstantie (verplicht).
• Vaardigheden: analytisch sterk, risico’s en verbeterkansen signaleren, overtuigingskracht en communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk).
• Persoonlijkheid: kritisch ten aanzien van bestaande werkwijzen, praktisch in oplossingen en bereid om te leren en zich aan te passen aan nieuwe inzichten.

Wensen (pré)

• Hbo-opleiding richting informatiebeheer of archiefwetenschappen.
• Ervaring met ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming binnen een DMS.
• Ervaring binnen het sociale domein en in een adviserende rol.
• Kennis van de Archiefwet en VNG Selectielijsten.
• Ervaring bij grotere gemeenten (meer dan 200.000 inwoners), ministeries of de Rijksoverheid.

Locatie: Rotterdam, Zuid-Holland — Organisatie: Gemeente Rotterdam — Functie: Records Manager (DIVA) — Afdeling: Maatschappelijke Ontwikkeling.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt werkervaring met datamigratie-trajecten vanaf een netwerkschijf.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie.

Wensen

• Je hebt een hbo-opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschappen.
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming binnen een Document Management Systeem.
• Je hebt werkervaring binnen het sociale domein.
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol.
• Je hebt werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij een ministerie of bij de Rijksoverheid.

Competenties

• Je weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden.
• Je brengt complexe informatievraagstukken terug tot een helder en praktisch advies.
• Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen.
• Je weet gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden.
• Je luistert naar wat er speelt binnen de organisatie.
• Je maakt duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn.
• Je werkt gestructureerd.
• Je houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen.
• Je gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie.
• Je hebt oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert.
• Je bent analytisch sterk.
• Je legt snel verbanden.
• Je weet risico’s en verbeterkansen te signaleren.
• Je durft bestaande werkwijzen kritisch te bekijken.
• Je komt met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie.
• Je staat open voor nieuwe inzichten.
• Je leert van ervaringen.
• Je brengt jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over.
• Je hebt inhoudelijke deskundigheid.
• Je hebt overtuigingskracht.
• Je hebt tact.
• Je weet anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.