Recordsmanager (steekproef en e-suite)

Beschrijving

De gemeente Kampen is een groeiende organisatie met ruim 55.000 inwoners en ongeveer 550 medewerkers, gericht op het realiseren van een leefomgeving waarin wonen, werken, groen en water in balans zijn.

De gemeente werkt toe naar een volledig digitale organisatie. In deze opdracht ben je specialist op het gebied van operationeel beheer en ontsluiting van (digitale) informatie binnen de gemeente, met focus op het zaaksysteem e‑suite.

Je adviseert over en stelt een plan van aanpak op voor het oplossen van beheerachterstanden in e‑suite, rekening houdend met vigerende wet- en regelgeving, de mogelijkheden van de applicatie en eventuele hybride (papieren) opslag.

Onder aansturing van de toezichthouder voer je een omvangrijke steekproef uit op te vernietigen informatie en voer je na goedkeuring de feitelijke vernietiging uit van bestanden waarvan de wettelijke bewaartermijn is verstreken.

Je werkt nauw samen met adviseurs informatiebeheer en overige stakeholders, begeleidt waar nodig betrokkenen bij de uitvoering en zorgt dat alle handelingen voldoen aan de wettelijke vereisten.

Vereist profiel

• Minimaal hbo-niveau, bij voorkeur een opleiding in informatiemanagement, archief- of informatierecht of vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring met recordsmanagement en het toepassen van bewaartermijnen volgens de Archiefwet en relevante regelgeving.
• Ervaring met zaaksystemen, bij voorkeur e‑suite, en kennis van digitale en hybride informatiehuishouding.
• Sterke analytische vaardigheden en ervaring met het opzetten en uitvoeren van steekproeven en audits op informatiebeheer.
• Ervaring met het opstellen van plannen van aanpak en het zelfstandig uitvoeren van operationele werkzaamheden, inclusief vernietiging van informatie.
• Goede communicatieve en samenwerkingsvaardigheden: je kunt stakeholders adviseren en collega’s begeleiden bij uitvoering.
• Nauwkeurigheid, integriteit en kennis van privacy- en beveiligingseisen rond informatiebeheer.
• Flexibiliteit en organisatorische vaardigheden om in een veranderende, digitale omgeving te werken.

Locatie en functie: Gemeente Kampen, Overijssel — Recordsmanager (steekproef en e‑suite).

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen het werkveld informatiemanagement / documentaire Informatievoorziening.
• Aantoonbare werkervaring met de Archiefwet en bijbehorende regelgeving zoals Woo, AVG, WEP of Wmebv.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Metadatasjabloon Toepassing Overheid (MDTO).
• Aantoonbare kennis van E-suite.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als records-manager binnen een gemeente.
• Aantoonbare werkervaring met het schrijven van een plan van aanpak en de uitvoering daarvan binnen een omgeving met informatiebeheer.
• Aantoonbare werkervaring met het vernietigen van documentatie op E-suite.
• Aantoonbaar afgeronde opleiding zaaksystemen.
• Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement en verandermanagement.

Competenties

• Nauwkeurigheid.
• Kwaliteitsbewustzijn.
• Procesmatig werken.
• Risicoanalyse.
• Communicatie.
• Samenwerking.
• Zelfstandig uitvoeren van kritieke handelingen.
• Documenteren.
• Rapporteren.