Secretaresse gedeputeerde staten

Opdracht

Je ondersteunt professioneel de gedeputeerde op secretarieel gebied en werkt nauw samen met de bestuursadviseur en woordvoerder.
Je houdt het complexe agendabeheer actueel, zorgt voor een duidelijke planning en bewaakt de voortgang van afspraken.
Je bereidt vergaderdossiers voor, stelt deze samen en fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne collega’s en externe relaties.
Je communiceert zorgvuldig en vriendelijk (telefonisch, per e-mail en overige correspondentie) en bent het visitekaartje van de gedeputeerde.
Je schakelt snel, neemt zelfstandig beslissingen waar nodig en bent bereid extra inzet te tonen wanneer dat gevraagd wordt.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring als secretarieel/administratief ondersteuner van een bestuurlijk of politiek functionaris.
• Uitstekende agendaplanning- en organisatorische vaardigheden bij complex en politiek gevoelig werk.
• Zeer goede communicatieve vaardigheden, klantgerichtheid en representativiteit naar interne en externe contacten.
• Zelfstandig, besluitvaardig en flexibel; bereid om bij piekmomenten extra inzet te leveren.
• Discretie en zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Bereidheid om eigen (ICT) middelen in te zetten; eventuele extra bedrijfsmiddelen worden door opdrachtnemer bekostigd.
• De werkzaamheden worden persoonlijk uitgevoerd; vrije vervanging is niet toegestaan.
• Je werkt onder leiding en toezicht van manager M. Hartmans en vormt een hecht team met de andere secretaresses van Provincie Utrecht.

Eisen

• De leverancier beschikt over een geldige G-rekening, indien het een detachering betreft (aan te tonen bij contractering).
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuur secretaresse/assistent (C-level).

Wensen

• Aantoonbaar afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een college van Gedeputeerde Staten, college van burgemeesters en wethouders, gemeenteraad of vergelijkbare bestuurlijke organisatie.

Competenties

• Zelfstandigheid
• Proactief
• Communicatief vaardig
• Flexibel