Secretaresse

Opdrachtomschrijving

Voor de gemeente Hof van Twente zoeken wij zelfstandige secretaresses voor tijdelijke secretariële en administratieve ondersteuning binnen een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving.

De secretaresses ondersteunen onder andere teamleiders, portefeuillehoudersoverleggen van wethouders, de OR en het LO en werken onder leiding en toezicht.

Belangrijke werkzaamheden zijn het beheren van agenda's en mailboxen van twee tot drie teamleiders, het inplannen en voorbereiden van afspraken (inclusief jaargesprekken) en het bewaken van het opleidingsplan.

Daarnaast behoren opstellen van correspondentie, voorbereiden van portefeuillehouders-, project- en werkoverleggen, opstellen van agenda's, verzamelen van vergaderstukken en notuleren tot de taken.

De rol omvat ook het uitzetten en bewaken van actiepunten, organiseren van vergaderruimtes en faciliteiten, ondersteuning bij OR- en LO-zaken en administratieve taken rondom begraafplaatsen.

Gewenst profiel

• Zelfstandig en proactief werkend; kan snel schakelen in een dynamische, bestuurlijke omgeving.
• Zorgvuldig en accuraat, met sterk organisatorisch vermogen en oog voor prioritering.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk; ervaring met notuleren en verslaglegging.
• Ervaring met agendabeheer, mailboxbeheer en het voorbereiden van vergaderingen; vertrouwd met kantoorsoftware (MS Office e.d.).
• Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie en flexibel inzetbaar voor tijdelijke opdrachten binnen de gemeente Hof van Twente.

Eisen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of secretarieel medewerker.
• Beschikbaar voor minimaal 20 tot 24 uur per week gedurende de gehele opdrachtperiode.
• Beschikbaar om binnen 2 weken na gunning te starten.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een relevante richting, bijvoorbeeld secretarieel, administratief of vergelijkbaar.
• Uurtarief maximaal € 65,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer en parkeerkosten.

Wensen

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse.
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met ondersteuning van teamleiders/managers, waaronder agenda- en mailboxbeheer en administratieve werkzaamheden.
• Aantoonbare werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving, waaronder ondersteuning van bestuurders/portefeuillehouders.