Secretaresse

Opdracht

Je bent werkzaam op het landelijk kantoor van Stichting Slachtofferhulp Nederland in Utrecht en vervult de rol van secretaresse binnen het bestuursbureau.

Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning bij interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen, waaronder de Stuurgroep Projecten.

Je verzorgt agendabeheer voor hoofden van afdelingen, attendeert op gemaakte afspraken en bereidt afspraken en vergaderingen inhoudelijk en logistiek voor.

Je stelt agenda's en vergaderstukken op, maakt deze gereed en verspreidt ze; bij afwezigheid van collega’s verzorg je de verslaglegging.

Je beoordeelt vergaderstukken en bijlagen op volledigheid en onderneemt actie wanneer aanvulling of correctie nodig is, en stemt nauw af met het managementsecretariaat.

Vereist profiel

• MBO/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting secretarieel/administratief.
• Minimaal 2-3 jaar ervaring in een vergelijkbare secretariële/administratieve functie, bij voorkeur binnen de publieke of non-profitsector.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en ervaring met agendabeheer, vergaderplanning en verslaglegging.
• Sterke communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling) in het Nederlands; discretie en betrouwbaarheid in omgang met vertrouwelijke informatie.
• Proactieve, nauwkeurige en oplossingsgerichte werkhouding; stressbestendig en flexibel inzetbaar voor (soms onverwachte) vergaderingen.
• Goede computervaardigheden (MS Office, e-mail, vergader- en documentenmanagement); ervaring met digitale samenwerkingsplatformen is een pré.
• Teamspeler die goed kan afstemmen met collega’s van het managementsecretariaat en betrokken bestuurders; affiniteit met het werk van Slachtofferhulp is een plus.
• Bereidheid om te werken op het kantoor in Utrecht.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse.
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office.
• Een maximum uurtarief van € 65,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten en fee Flextender.

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op mbo 4 niveau in de richting van secretarieel of administrat.
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of in een vergelijkbare functie.
• Aantoonbare werkervaring met het overzichtelijk beheren, verwerken en terugkoppelen van documenten en vergaderstukken aan betrokkenen.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen van minimaal drie afdelingshoofden, waaronder agendabeheer, het plannen van afspraken en het voorbereiden van overleggen.

Competenties

• Organisatorische vaardigheden zoals planning en agendabeheer.
• Administratieve vaardigheden zoals noteren.
• Dienstverlenende instelling.
• Gestructureerd werkend.
• Systematisch werkend.
• Accuraat werkend.
• Verantwoordelijkheid.
• Zelfstandigheid.
• Samenwerkingsgericht.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
• Stressbestendig.
• Blijft kalm bij werken onder tijdsdruk.
• Integriteit in het verwerken van vertrouwelijke gegevens.