Secretaresse

Belangrijk

Geen ZZP - Maximaal tarief is €52,- per uur (excl. btw) - Zorg dat alle eisen en wensen duidelijk in het cv terug te vinden zijn.

Functieomschrijving

Je werkt op het landelijk kantoor van Stichting Slachtofferhulp Nederland en biedt secretariële en organisatorische ondersteuning aan het bestuursbureau en het managementsecretariaat.
Je verzorgt agendabeheer voor meerdere afdelingshoofden, attendeert op gemaakte afspraken en bereidt interne en externe afspraken voor.
Je plant, organiseert en ondersteunt interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen, inclusief voorbereiding, verspreiden van vergaderstukken en logistieke afstemming.
Je ondersteunt de vergaderingen van de Stuurgroep Projecten: opstellen agenda, gereedmaken en verspreiden van stukken en het verzorgen van verslaglegging bij afwezigheid van collega’s.
Je beoordeelt vergaderstukken en bijlagen op volledigheid en onderneemt actie waar nodig; je beheert, verwerkt en koppelt documenten duidelijk terug aan betrokkenen.

Vereist profiel

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau (richting secretarieel/administratief).
• Ervaring als secretaresse binnen een overheidsorganisatie (aantoonbaar).
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse.
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of in een vergelijkbare functie (zoals genoemd in de opdracht).
• Minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van minimaal drie afdelingshoofden (agendabeheer, afspraken plannen, voorbereiden overleggen).
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Aantoonbare ervaring met overzichtelijk beheren, verwerken en terugkoppelen van documenten en vergaderstukken (noem in het cv waar deze ervaring is opgedaan).
• Bereidheid tot werken volgens de tarief- en contractvoorwaarden: maximaal uurtarief €52,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk, werk-werk en parkeerkosten.
• Geen ZZP; inzet dient te geschieden via een werkgever/als ingehuurde kracht conform opdrachtvoorwaarden.
• Locatie: Utrecht (landelijk kantoor van Slachtofferhulp Nederland).

Competenties en persoonlijke eigenschappen

• Organisatorische en administratieve vaardigheden, zoals planning, agendabeheer en notuleren.
• Dienstverlenende instelling; gestructureerd, systematisch en accuraat werken.
• Verantwoordelijk, zelfstandig en samenwerkingsgericht.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
• Stressbestendig en kalm onder tijdsdruk; integer bij verwerking van vertrouwelijke gegevens.

Toelichting voor het cv

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre jijzelf of de door jou aangeboden kandidaat aan elk van de bovengenoemde eisen voldoet; vermeld per eis waar en wanneer de relevante ervaring is opgedaan en benoem concrete voorbeelden (vergaderingen ondersteund, aantal afdelingshoofden, gebruikte Office-tools, typen documenten/verslaglegging).

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Ervaring als secretaresse binnen een overheid organisatie.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse.
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office.
• Een maximum uurtarief van € 52,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, en parkeerkosten.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op mbo 4 niveau in de richting van secretarieel of administratief.
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of in een vergelijkbare functie.
• Aantoonbare werkervaring met het overzichtelijk beheren, verwerken en terugkoppelen van documenten en vergaderstukken aan betrokkenen.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen van minimaal drie afdelingshoofden, waaronder agendabeheer, het plannen van afspraken en het voorbereiden van overleggen.

Competenties

• Organisatorische en administratieve vaardigheden zoals planning, agendabeheer en noteren.
• Dienstverlenende instelling.
• Gestructureerd, systematisch en accuraat werkend.
• Verantwoordelijkheid.
• Zelfstandigheid.
• Samenwerkingsgericht.
• Goede schriftelijke communicatievaardigheden.
• Goede mondelinge communicatievaardigheden.
• Stressbestendig.
• Blijft kalm bij werken onder tijdsdruk.
• Integriteit in het verwerken van vertrouwelijke gegevens.