Secretaris afstemmingsoverleg (AO)
Gemeente Groningen
Tijdelijke vacature - AO (afstemmingsoverleg)-secretaris
Functiebeschrijving
Jij zorgt dat alle lijnen samenkomen tussen de ambtelijke organisatie, de bestuursadviseur, de woordvoerder en de wethouder.
Als AO-secretaris ben je regisseur van het afstemmingsoverleg: je bereidt voor, stelt de agenda op, verspreidt stukken en maakt het verslag.
Je bewaakt kwaliteit van nota’s en procedures, volgt acties en deadlines en informeert betrokkenen tijdig over wat er van hen wordt verwacht.
Je haalt de rode draad uit complexe gesprekken, legt besluiten helder vast en draagt daarmee bij aan betere besluitvorming.
Je bewaakt de langetermijnagenda en werkt inhoudelijk en organisatorisch samen met stellers, voorzitter en overige leden zodat het overleg effectief verloopt.
Gevraagd profiel
We zoeken een kandidaat met aantoonbare ervaring binnen een gemeentelijke of bestuurlijke context en bij voorkeur ervaring als AO-secretaris of vergelijkbare functie.
Je hebt sterke organisatorische vaardigheden, werkt nauwkeurig en kunt meerdere dossiers en deadlines tegelijk managen.
Bestuurlijke sensitiviteit en affiniteit met de portefeuille van de wethouder zijn essentieel; je voelt aan wat er speelt en kunt inhoudelijk meedenken.
Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling), hebt ervaring met notuleren en het opstellen van collegenota’s en adviezen.
Je bent proactief, dienstverlenend en kunt goed samenwerken met bestuursadviseurs, beleidsmedewerkers en politieke vertegenwoordigers.
Eisen
- Hier herken jij je in
- je hebt ervaring in een politieke omgeving;
- je ziet snel de kern. Uit complexe informatie haal jij moeiteloos wat echt belangrijk is;
- je schrijft helder en begrijpelijk. Jij kunt ingewikkelde onderwerpen kort, duidelijk en voor iedereen leesbaar maken;
- je houdt van structuur. Je organiseert, plant en bewaakt de kwaliteit van het proces met aandacht en precisie;
- je voelt de organisatie goed aan. Je schakelt makkelijk tussen verschillende teams en niveaus en weet wat in een bestuurlijke omgeving werkt;
- je neemt initiatief. Jij ziet wat nodig is, pakt het op en houdt het overzicht;
- Je hebt gevoel voor de inhoud. De portefeuille van de wethouder spreekt je aan, waardoor je snel begrijpt wat er speelt en wat belangrijk is.