Secretaris opdrachtgeversteam Zuidasdok

In het kort

Zuidasdok is een groot infrastructureel programma dat de bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad per openbaar vervoer en over de weg verbetert.

De afdeling Zuidasdok vervult het Amsterdamse opdrachtgeverschap, stemt af met mede-opdrachtgevers en vormt de schakel met de uitvoeringsorganisatie.

Als secretaris van het opdrachtgeversteam ondersteun je het Amsterdamse lid van het Opdrachtgeversoverleg en zorg je dat besluiten binnen de vastgestelde kaders worden voorbereid en vastgelegd.

Dagelijkse werkzaamheden zijn onder meer het opstellen van agenda’s, maken en verspreiden van verslagen, beheren van actielijsten en het schrijven van notities, voordrachten en annotaties.

Je stemt bestuurlijke besluitvorming af met het stadhuis, voert besluiten in Andreas, signaleert ontwikkelingen, volgt media en pakt zelfstandig dossiers op waar nodig.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring als secretaris, projectondersteuner of vergelijkbare functie binnen een bestuurlijke of infrastructurele omgeving.
• Uitstekende schrijfvaardigheid en ervaring met het opstellen van agenda’s, verslagen, notities en bestuurlijke stukken.
• Organisatorisch sterk, proactief en in staat om meerdere dossiers en deadlines tegelijk te beheren.
• Bestuurlijk sensitief en ervaren in afstemming met gemeentelijke organisaties; ervaring met invoer in systemen zoals Andreas is een pré.
• Teamspeler met goede communicatieve vaardigheden, stressbestendig en flexibel tijdens een drukke en besluitrijke periode.
• Kennis van of affiniteit met grootschalige infrastructurele projecten en gebiedsprocessen is een sterke pre.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling, en vaardig met standaard kantoortools (MS Office e.d.).

Eisen

• Heeft een afgeronde hbo- of academische opleiding.
• Kan uitstekend schrijven en maakt van complexe overleggen heldere verslagen.
• Werkt werkzaamheden en acties zorgvuldig en vlot uit.
• Is flexibel en stressbestendig en kan prioriteiten stellen.

Wensen

• Is ICT-vaardig en handig met MS Teams, Word en PowerPoint en bekend met SharePoint en/of andere documentmanagementsystemen.
• Denkt mee, signaleert verbetermogelijkheden en neemt initiatief tot verbetering.
• Heeft affiniteit met grote infrastructuurprojecten.
• Is een open en samenwerkingsgerichte collega.

Competenties

• Analytisch vermogen.
• Omgevingsbewustzijn.
• Samenwerken.
• Resultaatgerichtheid.
• Stressbestendig.
• Relatiebeheer.