Stafsecretaris

Functiebeschrijving

Je organiseert en ondersteunt wekelijkse bestuurlijke staven van wethouders met adviseurs en strategen.
Je zorgt dat besluitvormende stukken tijdig klaar zijn, duidelijk voor de wethouder en voorbereid door betrokkenen.
Tijdens de staf vergaderingen notuleer en registreer je afspraken, actiepunten en mededelingen nauwkeurig.
Je bewaakt voortgang, samenhang en planning van bestuurlijke raadsvragen, moties, toezeggingen en lopende projecten.
Daarnaast coördineer je onderdelen van de P&C-cyclus (Begroting, NARAP, Jaarrekening, BURAP, Kadernota) en faciliteer je diverse programma- en projectvergaderingen.

Vereist profiel

• HBO/WO werk- en denkniveau, bij voorkeur in bestuurskunde, bestuurs- of beleidsadministratie of vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring met organiseren en notuleren van bestuurlijke staven en (complexe) bestuurlijke processen binnen een gemeente of vergelijkbare organisatie.
• Goede kennis van de P&C-cyclus en ervaring met het bewaken van planning, voortgang en samenhang tussen beleid en uitvoering.
• Sterke organisatorische en analytische vaardigheden, nauwkeurig en besluitgericht; je ziet risico’s en bewaakt vervolgafspraken.
• Bestuurlijke sensitiviteit en overtuigingskracht; je schakelt effectief tussen wethouders, ambtelijk apparaat en externe partijen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, schriftelijk en mondeling; je bereidt stukken helder voor en rapporteert compact en volledig.
• Proactieve, stressbestendige werkhouding en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.

Werkgever en locatie

Gemeente Zaanstad — Zaandam

Eisen

• Wij zoeken iemand met analytische vaardigheden en pro-activiteit, om mee te werken aan de inrichting en verbetering van werkprocessen.
• Verder heb je:
• Hbo werk- en denkniveau;
• Inlevingsvermogen in een bestuurlijke context;
• Politieke sensitiviteit en gevoel voor verhoudingen en belangen;
• Een zeer goede schrijfvaardigheid.