Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner

Beschrijving

We zijn op zoek naar een Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner (28 uur) ter vervanging van zwangerschaps- en bevallingsverlof, van 23-09-2026 tot 01-03-2027, voor de afdeling Samenleving van de gemeente Hilvarenbeek.

In deze rol ondersteun je de gehele afdeling Samenleving, inclusief het afdelingshoofd en de twee teamleiders, bij dagelijkse secretariële, administratieve en managementtaken.

Je werkzaamheden omvatten onder andere het opstellen en versturen van beschikkingen en overeenkomsten, voorcoderen van facturen en aanmaken van verplichtingen in Key2financiën, projecten- en subsidieadministratie, agenda- en vergaderondersteuning en onboarding van nieuwe collega’s.

Daarnaast verzorg je correspondentie, publiceer je beleidsregels via Daadkracht, beheer je post in OneGov, ondersteun je bij accountantscontroles en geef je eerste hulp bij applicatievragen (Outlook, OneGov).

De functie is tijdelijk en afwisselend, met een prettige collegiale werksfeer, flexibele werktijden (deels thuiswerken mogelijk) en voorkeur voor werkdagen maandag tot en met donderdag; de gesprekken vinden plaats op 3 en 8 september.

Vereist profiel

• MBO-diploma, bij voorkeur een secretariële opleiding.
• Ervaring met vergelijkbare werkzaamheden binnen een gemeente of vergelijkbare overheidsomgeving.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Persoonskenmerken: enthousiaste aanpakker, stressbestendig, proactief, communicatief sterk en een echte teamspeler.
• Kerncompetenties: eigenaarschap, planmatig werken en klantgericht handelen; oplossingsgericht denken en ondersteunen van collega’s.
• Beschikbaarheid van 28 uur per week in de aangegeven periode; bereidheid om snel in te werken en aanwezig te zijn voor de geselecteerde gesprekdata.
• Opmerking: opdrachtgever heeft geconcludeerd dat deze opdracht niet geschikt is voor uitvoering door een zelfstandig ondernemer.

Eisen

• In verband met de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) kan, vanwege de aard van de opdracht, deze opdracht niet ingevuld worden door een ZZP’er. Geïnteresseerde ZZP’ers kunnen zich uitsluitend in loondienst laten detacheren via een bureau. Doorleenconstructies (met een modelovereenkomst) zijn daarbij niet toegestaan. Met uw inschrijving verklaart u dat uw kandidaat in loondienst gedetacheerd wordt.
• Wij vragen u om de ‘Verklaring detachering in loondienst’ toe te voegen aan de dossierdocumenten in de aanbieding van uw kandidaat. U verklaart hierbij dat u dit document naar waarheid invult en voorziet van een handtekening door een rechtsgeldig bevoegde ondertekenaar. Dit document is onderdeel van de aanbesteding. Het niet naar waarheid invullen of het niet compleet invullen, wordt gekenmerkt als een foutieve inschrijving en betekent definitieve uitsluiting van deze aanbesteding of eerdere beëindiging van deze opdracht mocht deze gegund zijn. Zie de algemene inhuurvoorwaarden van FLEX West-Brabant. U kunt de verklaring vinden op onze website via https://flexwestbrabant.nl/ufaq/kandidaat-aanbieden Het document is ook beschikbaar via een link bij het aanbieden van een kandidaat.
• VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) De kandidaat beschikt over een geldige VOG, afgegeven voor de opdracht, met de volgende screeningsprofielen: 11, 12, 13 en 41. De VOG dient na gunning en vóór start van de opdracht te worden overgelegd.
• Is kandidaat in staat op de in de aanvraag genoemde startdatum te starten met de opdracht?
• Kandidaat heeft aantoonbaar MBO+ werk- en denkniveau.
• De kandidaat is beschikbaar voor 28 uur per week.
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar recente werkervaring als management-, directie-, bestuurs- of afdelingsondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie.

Wensen

• Kandidaat is beschikbaar op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag.

Competenties

• Planmatig werken
• Eigenaarschap
• Samenwerken
• Flexibiliteit
• Past de kandidaat in het team