Trainee Informatiebeheer & Digitale Archivering (Traineeship DIV)

Traineeship Informatiebeheer & Digitale Archivering — Gemeente Westerveld

Als trainee maak je integraal onderdeel uit van het DIV-team en werk je mee in de dagelijkse werkzaamheden zoals post- en e-mailregistratie en het beantwoorden van interne archiefvragen.

Je draagt actief bij aan de implementatie van een organisatiebreed kwaliteitssysteem: opstellen van het handboek, inrichten van kwaliteitscontroles en borging van uniforme werkwijzen.

Je bent verantwoordelijk voor het opstellen, bijwerken en beheren van DIV-handboeken, procedures en werkinstructies, zodat documentatie actueel, toegankelijk en compliant is.

Je adviseert over en ontwikkelt digitale archiveringsprocessen, ondersteunt collega’s bij duurzaam, vindbaar en betrouwbaar opslaan van informatie en signaleert knelpunten met verbetervoorstellen.

Onder begeleiding van ervaren collega’s voer je verbeterprojecten uit, monitort en rapporteert je naleving van wet- en regelgeving en draagt je bij aan een toekomstbestendige informatiehuishouding.

Resultaatgericht werken leidt tot betere kwaliteit van dienstverlening, verbeterde vindbaarheid van dossiers, beheersing van risico’s en een solide basis voor continue verbetering binnen de organisatie.

Vereist profiel

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in informatiebeheer, archiefbeheer, informatiemanagement, Library & Information Science of vergelijkbaar.
• Aantoonbare interesse in en basiskennis van digitale archivering, kwaliteitsmanagement en relevante wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet, privacyregels/AVG).
• Sterke schriftelijke vaardigheden en ervaring met opstellen en structureren van handboeken, procedures en werkinstructies.
• Nauwkeurig, analytisch en procesgericht; je kunt knelpunten signaleren en praktische verbetervoorstellen uitwerken.
• Goede communicatieve vaardigheden, samenwerken in een team en het afstemmen met verschillende stakeholders behoren tot je sterke punten.
• Basisvaardigheden met document- en recordsmanagementsystemen, MS Office en interesse in digitaliserings- en automatiseringstools.
• Proactieve werkhouding, leergierigheid en het vermogen om werkzaamheden onder begeleiding zelfstandig uit te voeren.
• Vloeiend Nederlands in woord en geschrift; woonachtig of bereid te reizen naar Westerveld (Drenthe).

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau.
• Aantoonbare werkervaring met archiefwerkzaamheden.
• Aantoonbare werkervaring met het inventariseren en beheren van archief- of informatiedossiers.
• Aantoonbare werkervaring bij een overheidsorganisatie.
• Uurtarief maximaal € 60,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer en parkeerkosten.

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
• Aantoonbare werkervaring bij een gemeente.
• Aantoonbare werkervaring met administratieve processen en nauwkeurige dossiervorming.
• Aantoonbare werkervaring met het digitaliseren van archief- of informatiedossiers.

Competenties

• Beschikt over goede mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Beschikt over goede schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Beschikt over goede digitale vaardigheden.
• Beschikt over een leergierige werkhouding.
• Beschikt over een proactieve werkhouding.
• Beschikt over een zelfstandige werkhouding.
• Is in staat zelfstandig te werken.
• Is in staat in teamverband te werken.