Wat is de NEN4400-1? Waarom deze norm belangrijk is voor freelancers

Wat wordt er precies gecontroleerd bij de NEN4400-1?

Een onafhankelijke inspectie-instelling controleert periodiek of een bureau voldoet aan de eisen van de NEN4400-1. Die controle richt zich op een aantal kerngebieden.

Loonadministratie. Is de administratie volledig, actueel en correct ingericht? Worden lonen juist berekend en uitbetaald?

Identiteitsvaststelling. Zijn alle werknemers correct geïdentificeerd? Wordt er gewerkt met geldige identiteitsdocumenten en zijn kopieën correct opgeslagen?

Afdrachten. Worden loonheffingen en btw juist en tijdig afgedragen aan de Belastingdienst? Zijn er geen openstaande schulden bij de fiscus?

Legaliteit. Is er geen sprake van illegale tewerkstelling? Beschikken buitenlandse werknemers over de juiste werkvergunningen?

De controles vinden doorgaans twee keer per jaar plaats. Bij goedkeuring wordt het bureau opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA). Dat register is openbaar en online te raadplegen op de website van de SNA.

Waarom is de NEN4400-1 belangrijk voor jou als freelancer?

Als freelancer werk je vaak via een intermediair of leverancier. Die partij handelt je verloning af, draagt premies af en zorgt voor de administratieve afhandeling. Maar wat als dat bureau zijn zaken niet op orde heeft?

De risico’s zijn concreet. Premies die niet correct worden afgedragen, waardoor je later problemen krijgt met je pensioenopbouw of je verzekering tegen arbeidsongeschiktheid. Een bureau dat zijn belastingverplichtingen niet nakomt, waarmee jij als schakel in de keten mede aansprakelijk kunt worden. Of in het ergste geval: betalingsproblemen waardoor je salaris te laat of helemaal niet wordt uitbetaald.

Een NEN4400-1 certificering biedt bescherming. Het is geen absolute garantie, maar het betekent dat een onafhankelijke partij regelmatig controleert of de basis op orde is.

Wat is het verband tussen NEN4400-1 en de WTTA?

Met de komst van de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (WTTA) wordt de NEN4400-1 nog relevanter. Bureaus die al NEN4400-1 gecertificeerd zijn via het SNA keurmerk, kunnen gebruikmaken van de overgangsregeling voor WTTA toelating. De normen overlappen voor een groot deel.

Dat betekent dat een bureau met NEN4400-1 certificering al een stap voor heeft als het gaat om compliance met de nieuwe wetgeving. Vanaf 1 januari 2028 mogen opdrachtgevers alleen nog samenwerken met WTTA-toegelaten uitleners. Bureaus zonder certificering zullen het dan moeilijker krijgen.

Hoe controleer je of een bureau NEN4400-1 gecertificeerd is?

Bureaus die NEN4400-1 gecertificeerd zijn, staan geregistreerd in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA). Dat register is openbaar en online te raadplegen. Je kunt daar op bedrijfsnaam of KvK-nummer zoeken.

Het ontbreken van certificering betekent niet automatisch dat een bureau onbetrouwbaar is. Maar het is een signaal om extra kritisch te zijn en goed door te vragen over hoe het bureau zijn administratie en afdrachten regelt.

Hoe gaat De Transparante Broker om met de NEN4400-1?

Ons advies is helder: werk altijd met NEN4400-1 gecertificeerde bureaus. Hiermee weet je zeker dat het bureau een nette administratie voert, wat de kans op betalingsproblemen voor jou als freelancer verkleint.

De Transparante Broker is zelf NEN4400-1 gecertificeerd en SNA geregistreerd. Wij vinden dat transparantie begint bij het op orde hebben van je eigen administratie. Dat is niet alleen een vereiste, het is een principe.

Wil je controleren of jouw samenwerkingspartners gecertificeerd zijn? Neem contact met ons op.

Telefoon: 070 20 42 432