Opleidingsniveau
MBO-4 of HBO in financiële administratie, bedrijfseconomie of vergelijkbaar
Salarisindicatie in loondienst
€2400 - €3400 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€250 - €450 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Subsidieadministrateur, Subsidiecoördinator, Teamleider Administratie, Concerncontroller
Competenties & vaardigheden
Nauwkeurigheid, Digitale archivering (DAS), Excel en rapportage, Communicatieve vaardigheden
Gerelateerde functies
Financieel administratief medewerker, Subsidiecoördinator, Administrateur projecten, Control medewerker
Functiebeschrijving
Een administratief medewerker subsidieadministratie verzorgt zelfstandig de volledige administratie rondom projectsubsidies, inclusief aanvragen, bewijsvoering, digitale archivering en einddeclaraties. De functie vereist nauwkeurigheid, audit-readiness en het bewaken van deadlines voor rapportages en aanleveringen. Werk kan voor verschillende opdrachtgevers plaatsvinden als vaste baan, zzp opdrachten of interim werk bij gemeenten en uitvoerende instanties. Je werkt nauw samen met control en projectmanagement om financiële juistheid en naleving van richtlijnen te waarborgen.
Salarisindicatie
Salaris voor vaste contracten ligt doorgaans tussen €2.400 en €3.400 bruto per maand bij 36–40 uur; pro rata voor parttime (20 uur) bedraagt dat circa €1.200–€1.700. Consultants en zzp opdrachten hanteren dagtarieven van ongeveer €250–€450; bij opdrachten overheid of specialistisch ESF-werk kunnen tarieven hoger liggen. De uiteindelijke vergoeding hangt sterk af van ervaring met auditprocessen en systemen zoals DAS.
Typische werkzaamheden
Beheren en tijdig indienen van subsidieaanvragen inclusief controle op subsidiabele uren en kosten. Verwerken en controleren van weekstaten en deelnemersdossiers, inclusief terugkoppeling bij afwijkingen binnen afgesproken termijn. Verzamelen, scannen en archiveren van bewijsstukken in een DAS of vergelijkbaar digitaal archiefsysteem volgens subsidie-eisen. Opstellen van maandelijkse voortgangsrapportages en ondersteunen bij kwartaalrisico-inventarisaties en audits. Communiceren met interne control, projectleiders en externe subsidieverstrekkers over naleving en correcties.
Hoe word je specialist
Begin met een mbo-4 of hbo-opleiding in financiële administratie, bedrijfseconomie of vergelijkbaar en bouw praktische ervaring op in subsidieprojecten. Verdiep je in ESF- en andere subsidieregelingen, bewijsvoeringseisen en auditprocedures door opleidingen, on-the-job ervaring en kennis van DAS. Werk in diverse opdrachten overheid en zzp opdrachten of neem interim werk aan om gewend te raken aan meerdere systemen en dossierkwaliteit. Ontwikkel Excel-vaardigheden, rapportagemethodieken en communicatieve vaardigheden om door te groeien naar senior- of coördinerende rollen.
Opleidingsniveau
MBO-4 of HBO in financiële administratie, bedrijfseconomie of vergelijkbaar
Salarisindicatie in loondienst
€2400 - €3400 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€250 - €450 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Subsidieadministrateur, Subsidiecoördinator, Teamleider Administratie, Concerncontroller
Competenties & vaardigheden
Nauwkeurigheid, Digitale archivering (DAS), Excel en rapportage, Communicatieve vaardigheden
Gerelateerde functies
Financieel administratief medewerker, Subsidiecoördinator, Administrateur projecten, Control medewerker
Functiebeschrijving
Een administratief medewerker subsidieadministratie verzorgt zelfstandig de volledige administratie rondom projectsubsidies, inclusief aanvragen, bewijsvoering, digitale archivering en einddeclaraties. De functie vereist nauwkeurigheid, audit-readiness en het bewaken van deadlines voor rapportages en aanleveringen. Werk kan voor verschillende opdrachtgevers plaatsvinden als vaste baan, zzp opdrachten of interim werk bij gemeenten en uitvoerende instanties. Je werkt nauw samen met control en projectmanagement om financiële juistheid en naleving van richtlijnen te waarborgen.
Salarisindicatie
Salaris voor vaste contracten ligt doorgaans tussen €2.400 en €3.400 bruto per maand bij 36–40 uur; pro rata voor parttime (20 uur) bedraagt dat circa €1.200–€1.700. Consultants en zzp opdrachten hanteren dagtarieven van ongeveer €250–€450; bij opdrachten overheid of specialistisch ESF-werk kunnen tarieven hoger liggen. De uiteindelijke vergoeding hangt sterk af van ervaring met auditprocessen en systemen zoals DAS.
Typische werkzaamheden
Beheren en tijdig indienen van subsidieaanvragen inclusief controle op subsidiabele uren en kosten. Verwerken en controleren van weekstaten en deelnemersdossiers, inclusief terugkoppeling bij afwijkingen binnen afgesproken termijn. Verzamelen, scannen en archiveren van bewijsstukken in een DAS of vergelijkbaar digitaal archiefsysteem volgens subsidie-eisen. Opstellen van maandelijkse voortgangsrapportages en ondersteunen bij kwartaalrisico-inventarisaties en audits. Communiceren met interne control, projectleiders en externe subsidieverstrekkers over naleving en correcties.
Hoe word je specialist
Begin met een mbo-4 of hbo-opleiding in financiële administratie, bedrijfseconomie of vergelijkbaar en bouw praktische ervaring op in subsidieprojecten. Verdiep je in ESF- en andere subsidieregelingen, bewijsvoeringseisen en auditprocedures door opleidingen, on-the-job ervaring en kennis van DAS. Werk in diverse opdrachten overheid en zzp opdrachten of neem interim werk aan om gewend te raken aan meerdere systemen en dossierkwaliteit. Ontwikkel Excel-vaardigheden, rapportagemethodieken en communicatieve vaardigheden om door te groeien naar senior- of coördinerende rollen.
Vacature: Administratief Medewerker ESF (20 uur p/w) — Rotterdam R.E.T. N.V.
Wij zoeken een nauwkeurige en proactieve administratief medewerker die zelfstandig het volledige ESF-subsidiebeheer verzorgt. De opdracht loopt maximaal twee jaar, met mogelijke verlengingen nader te bepalen; startdatum z.s.m., uiterlijk 16-9-2026. Werkzaamheden omvatten volledig zelfstandig indienen van subsidieaanvragen, verwerken en controleren van weekstaten, verzamelen en digitaal archiveren van bewijsstukken en deelnemersdossiers volgens ESF-richtlijnen. Je levert maandelijkse voortgangsrapportages, stemt bevindingen af met control en ondersteunt bij en stelt tijdige en correcte einddeclaraties op. De functie is 20 uur per week en flexibel in te delen over de werkweek; resultaatgericht werken en audit-readiness zijn essentieel.
Resultaatgerichte werkzaamheden (samenvatting)
- 100% tijdige en volledige indiening van subsidieaanvragen vóór deadlines.
- Weekstaten: binnen 5 werkdagen verwerken; ≥95% correct aangeleverde weekstaten; afwijkingen binnen 3 werkdagen terugkoppelen.
- Administratie: 100% bewijsstukken en dossiers digitaal gearchiveerd conform ESF-richtlijnen; naleving continu waarborgen.
- Monitoring en rapportage: wekelijkse en maandelijkse rapportages met nalevingspercentages (bijv. 98% verwerking tijdig) en kwartaalgewijze risicoinventarisatie.
- Audits: minimaal 95% van controles/audits zonder materiële bevindingen of financiële correcties afsluiten.
Vereist profiel
- Minimaal een mbo-4 diploma in financiële administratie, bedrijfseconomie of vergelijkbaar; aantoonbare ervaring met subsidieadministratie is een pré.
- Ruime ervaring met ESF- of andere (project)subsidies, inclusief kennis van relevante richtlijnen en bewijsvoeringseisen.
- Uitstekende administratieve vaardigheden: nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig; bewezen vermogen om weekstaten en deelnemersadministratie foutloos te verwerken.
- Ervaring met digitale archivering en administratiesystemen; zeer vaardig in Excel en gangbare kantoor- en rapportagetools.
- Sterke communicatieve vaardigheden en dienstverlenende houding richting interne afdelingen en control; kan afwijkingen snel signaleren en terugkoppelen.
- Resultaatgerichte mindset, goede tijdsplanning, proactief in risicobeheersing en het nemen van corrigerende maatregelen.
- Beschikbaar voor 20 uur per week, flexibel inroostering; startdatum z.s.m., uiterlijk 16-09-2026; inzetbaarheid voor maximaal twee jaar met mogelijke verlenging.
- Beheersing van de Nederlandse taal op professioneel niveau; integriteit en discretie bij omgang met persoonsgegevens en financiële informatie.
Eisen
- Je hebt HBO werk-en denkniveau
- Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het verzamelen en beoordelen van bewijsstukken.
- Ervaring bij ESF projecten of soort gelijke subsidie projecten is een pré.
Competenties
- Je hebt goede communicatieve vaardigheden.
- • Je bent zelfstandig, gestructureerd en doel/ resultaatgericht.
- • Je bent nauwkeurig.
- • Je bent proactief.