Opleidingsniveau
HBO werk- en denkniveau
Salarisindicatie in loondienst
€3800 - €5300 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€400 - €650 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior organisatieadviseur, Hoofd Bestuurssecretariaat, Programmamanager Procesoptimalisatie
Competenties & vaardigheden
Analytisch vermogen, Procesontwerp, Adviseren, Stakeholdermanagement, Rapporteren
Gerelateerde functies
Bestuurssecretaris, Procesanalist, Organisatieadviseur, Managementondersteuner
Functiebeschrijving
Adviseur Bestuurssecretariaat en Procesoptimalisatie analyseert en herontwerpt werkprocessen binnen bestuurssecretariaten om efficiency en voorspelbaarheid te vergroten.
De functie levert concrete procesbeschrijvingen, werkinstructies, formats en checklists die direct toepasbaar zijn in dagelijkse dossiers.
De adviseur voert interviews en werksessies met bestuurders, secretarissen en ambtelijke stakeholders om rollen, verantwoordelijkheden en prioriteiten te verduidelijken.
Ervaring met gemeentelijke bestuurlijke processen en systemen zoals DAS en agendabeheer is vereist voor effectieve implementatie.
Salarisindicatie
Bij een contractuele aanstelling valt de functie veelal in schaal 12 van de CAO Gemeenten, circa €3.800–€5.300 bruto per maand afhankelijk van ervaring.
ZZP opdrachten en interim werk voor opdrachten overheid kennen dagtarieven tussen circa €400–€650, waarbij zzp opdrachten vaak via DAS en inhuurprocedures worden gefactureerd.
Het tariefverschil hangt samen met verantwoordelijkheidsniveau, beschikbaarheid en duur van de opdracht.
Typische werkzaamheden
Uitvoeren van kwantitatieve en kwalitatieve analyses van agenda’s, vergaderstructuren en documentstromen.
Opstellen van heldere adviesrapportages met proceskaarten, werkafspraken en implementatiestappen.
Faciliteren van werksessies, interviews en besluitvormingsmomenten om draagvlak te creëren.
Ontwerpen van formats, checklists en instructies die compliance en continuïteit waarborgen.
Ondersteunen bij implementatie, training van medewerkers en het inregelen van monitoring- en borgingsmechanismen.
Hoe word je specialist
Begin met minimaal HBO-werk- en denkniveau en relevante ervaring als bestuursassistent of binnen een bestuurssecretariaat.
Verwerf gemeentelijke ervaring door opdrachten binnen de overheid en interim werk om bestuurlijke processen en besluitvormingsdynamiek te leren.
Bouw expertise in procesoptimalisatie via methoden als Lean of Six Sigma en praktijkprojecten met meetbare efficiencywinst.
Specialiseer je in document- en agendabeheer inclusief DAS-vaardigheden en digitaal zaakgericht werken.
Breid je portfolio uit met zzp opdrachten en adviesrapporten die aantoonbare implementaties en KPI‑verbeteringen laten zien.
Investeer in netwerken met bestuurders en scrumbijeenkomsten om door te groeien naar senioradviseur of hoofd bestuurlijke dienstverlening.
Opleidingsniveau
HBO werk- en denkniveau
Salarisindicatie in loondienst
€3800 - €5300 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€400 - €650 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior organisatieadviseur, Hoofd Bestuurssecretariaat, Programmamanager Procesoptimalisatie
Competenties & vaardigheden
Analytisch vermogen, Procesontwerp, Adviseren, Stakeholdermanagement, Rapporteren
Gerelateerde functies
Bestuurssecretaris, Procesanalist, Organisatieadviseur, Managementondersteuner
Functiebeschrijving
Adviseur Bestuurssecretariaat en Procesoptimalisatie analyseert en herontwerpt werkprocessen binnen bestuurssecretariaten om efficiency en voorspelbaarheid te vergroten.
De functie levert concrete procesbeschrijvingen, werkinstructies, formats en checklists die direct toepasbaar zijn in dagelijkse dossiers.
De adviseur voert interviews en werksessies met bestuurders, secretarissen en ambtelijke stakeholders om rollen, verantwoordelijkheden en prioriteiten te verduidelijken.
Ervaring met gemeentelijke bestuurlijke processen en systemen zoals DAS en agendabeheer is vereist voor effectieve implementatie.
Salarisindicatie
Bij een contractuele aanstelling valt de functie veelal in schaal 12 van de CAO Gemeenten, circa €3.800–€5.300 bruto per maand afhankelijk van ervaring.
ZZP opdrachten en interim werk voor opdrachten overheid kennen dagtarieven tussen circa €400–€650, waarbij zzp opdrachten vaak via DAS en inhuurprocedures worden gefactureerd.
Het tariefverschil hangt samen met verantwoordelijkheidsniveau, beschikbaarheid en duur van de opdracht.
Typische werkzaamheden
Uitvoeren van kwantitatieve en kwalitatieve analyses van agenda’s, vergaderstructuren en documentstromen.
Opstellen van heldere adviesrapportages met proceskaarten, werkafspraken en implementatiestappen.
Faciliteren van werksessies, interviews en besluitvormingsmomenten om draagvlak te creëren.
Ontwerpen van formats, checklists en instructies die compliance en continuïteit waarborgen.
Ondersteunen bij implementatie, training van medewerkers en het inregelen van monitoring- en borgingsmechanismen.
Hoe word je specialist
Begin met minimaal HBO-werk- en denkniveau en relevante ervaring als bestuursassistent of binnen een bestuurssecretariaat.
Verwerf gemeentelijke ervaring door opdrachten binnen de overheid en interim werk om bestuurlijke processen en besluitvormingsdynamiek te leren.
Bouw expertise in procesoptimalisatie via methoden als Lean of Six Sigma en praktijkprojecten met meetbare efficiencywinst.
Specialiseer je in document- en agendabeheer inclusief DAS-vaardigheden en digitaal zaakgericht werken.
Breid je portfolio uit met zzp opdrachten en adviesrapporten die aantoonbare implementaties en KPI‑verbeteringen laten zien.
Investeer in netwerken met bestuurders en scrumbijeenkomsten om door te groeien naar senioradviseur of hoofd bestuurlijke dienstverlening.
Beschrijving
Voor gemeente Utrecht zoekt Magnit Global een Adviseur Bestuurssecretariaat & Procesoptimalisatie die de huidige werkdruk en processen in kaart brengt en vertaalt naar een toekomstbestendige werkwijze.
Je voert een zelfstandige analyse- en adviesopdracht uit, inclusief interviews, werksessies en analyse van agenda’s, vergaderstructuren en documentstromen.
Het doel is een praktisch en gedragen verbeteradvies met concrete procesbeschrijvingen, werkinstructies, formats en checklists waarmee het bestuurssecretariaat efficiënter en voorspelbaarder werkt.
Je creëert duidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden, prioriteiten en taakverdeling en doet aanbevelingen voor implementatie en borging.
De opdracht biedt vrijheid in werkwijze, locatie en werktijden; start verwacht in september 2026 en loopt tot eind november 2026, met in de beginfase 36 uur per week en vanaf oktober circa 3 dagen per week.
Vereist profiel
De kandidaat beschikt minimaal over de volgende eigenschappen en ervaring:
- HBO werk- en denkniveau.
- Minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent(e) of binnen een bestuurssecretariaat.
- Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie en kennis van gemeentelijke bestuurlijke processen.
- Aantoonbare ervaring met procesoptimalisatie, organisatieverbetering en het uitvoeren van analyses.
- Ervaring met het opstellen van heldere adviesrapportages, procesbeschrijvingen en implementatievoorstellen.
- Analytisch sterk, organisatiesensitief en communicatief vaardig richting diverse stakeholders.
- Empathisch en verbindend, zelfstandig, gestructureerd en resultaatgericht.
- Beschikbaar conform de projectperiode en in staat een pre-employmentscreening en geldige legitimatie te overleggen.
Eisen
- HBO werk- en denkniveau.
- Minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent(e) of binnen een bestuurssecretariaat.
- Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie.
- Ervaring met procesoptimalisatie en organisatieverbetering.
- Ervaring met het uitvoeren van analyses en het opstellen van adviesrapportages.
- Kennis van bestuurlijke processen binnen gemeenten.
- Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest.
- Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest.
- Aanbieden van ZZP indirect kan enkel nog op fee-only basis.
- Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands.
- Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten.
- De aanvraag is ingedeeld in schaal 12 (CAO Gemeenten).
- Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
- Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden.
- Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
- De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
Wensen
- Minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent(e) of binnen een bestuurssecretariaat
- Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie
- Ervaring met procesoptimalisatie en organisatieverbetering
- Ervaring met het uitvoeren van analyses en het opstellen van adviesrapportages
- Kennis van bestuurlijke processen binnen gemeenten