Opleidingsniveau
Afgeronde MBO-opleiding
Salarisindicatie in loondienst
€2500 - €4500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€40 - €100 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior bestuurs- of directiesecretaresse, Teamleider secretariële dienstverlening, Directieadviseur
Competenties & vaardigheden
Organisatievaardigheden, Communicatieve vaardigheden, Proactiviteit, Oog voor detail, Kwaliteitsgericht
Gerelateerde functies
Directiesecretaresse, Managementassistente, Projectsecretaresse, Secretariaatsmedewerker
Functieomschrijving
nDe bestuurs- en directiesecretaresse is verantwoordelijk voor het bieden van secretariële en administratieve ondersteuning aan de executive leiding van een organisatie, met de focus op bestuurlijke en strategische ondersteuning. Deze functie vereist sterke organisatorische vaardigheden en een proactieve houding, omdat je de spil vormt tussen verschillende stakeholders, inclusief bestuurders, directies en andere afdelingen binnen de organisatie. Je bent onder andere verantwoordelijk voor het agendabeheer, het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, en het bewaken van deadlines en afspraken.
nnSalarisindicatie
nHet salaris voor een bestuurs- en directiesecretaresse kan variëren afhankelijk van ervaring en functieniveau. Typisch ligt het salaris bij een dienstverband in de publieke sector tussen de €2.500 en €4.500 per maand. In interim posities of zzp opdrachten kan het uurtarief aanzienlijk hoger uitvallen, met tarieven die variëren van €40 tot €100 per uur, afhankelijk van de complexiteit van de opdrachten en de ervaring van de zelfstandige professional. Bij opdrachten binnen de overheid zijn de budgetten vaak vastgesteld, wat een standaardisatie in salarissen meebrengt.
nnVeelvoorkomende taken
nAls bestuurs- en directiesecretaresse behoren een aantal kerntaken tot je verantwoordelijkheden. Je beheert complexe agenda's en zorgt ervoor dat bestuurders tijdig worden geïnformeerd over vergaderingen, inclusief het voorbereiden van relevante documenten. Het notuleren van vergaderingen en het opvolgen van actiepunten zijn essentiële taken die nauwkeurigheid en organisatie vereisen. Daarbij moet je ook in staat zijn om vertrouwelijke informatie op een discrete manier te verwerken. In deze rol kan ervaring met tools zoals DAS en Office 365, inclusief Teams, ook erg voordelig zijn om de efficiëntie van je werkzaamheden te verbeteren.
nnSpecialisatie en groei
nOm specialist te worden in deze functie, is het belangrijk om voortdurend te investeren in je professionele ontwikkeling. Dit kan door aanvullende cursussen en trainingen te volgen die gericht zijn op bestuurskunde, communicatie en projectmanagement. Vaak zijn er ook mogelijkheden voor interims binnen deze sector die ervaring bieden in verschillende organisaties, wat je netwerk en expertise vergroot. Door als zzp'er te werken voor opdrachten binnen de overheid, kun je ervaring opdoen en je specialisatie verder ontwikkelen. Verdieping in politieke en bestuurlijke sensitiviteit is van groot belang, evenals het opbouwen van een sterke vertrouwensband met de bestuurders die je ondersteunt. Daarnaast kunnen netwerkevenementen en vakbeurzen ook waardevolle kansen bieden om nieuwe opdrachten en samenwerkingen te ontdekken.
Opleidingsniveau
Afgeronde MBO-opleiding
Salarisindicatie in loondienst
€2500 - €4500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€40 - €100 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior bestuurs- of directiesecretaresse, Teamleider secretariële dienstverlening, Directieadviseur
Competenties & vaardigheden
Organisatievaardigheden, Communicatieve vaardigheden, Proactiviteit, Oog voor detail, Kwaliteitsgericht
Gerelateerde functies
Directiesecretaresse, Managementassistente, Projectsecretaresse, Secretariaatsmedewerker
Functieomschrijving
nDe bestuurs- en directiesecretaresse is verantwoordelijk voor het bieden van secretariële en administratieve ondersteuning aan de executive leiding van een organisatie, met de focus op bestuurlijke en strategische ondersteuning. Deze functie vereist sterke organisatorische vaardigheden en een proactieve houding, omdat je de spil vormt tussen verschillende stakeholders, inclusief bestuurders, directies en andere afdelingen binnen de organisatie. Je bent onder andere verantwoordelijk voor het agendabeheer, het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, en het bewaken van deadlines en afspraken.
nnSalarisindicatie
nHet salaris voor een bestuurs- en directiesecretaresse kan variëren afhankelijk van ervaring en functieniveau. Typisch ligt het salaris bij een dienstverband in de publieke sector tussen de €2.500 en €4.500 per maand. In interim posities of zzp opdrachten kan het uurtarief aanzienlijk hoger uitvallen, met tarieven die variëren van €40 tot €100 per uur, afhankelijk van de complexiteit van de opdrachten en de ervaring van de zelfstandige professional. Bij opdrachten binnen de overheid zijn de budgetten vaak vastgesteld, wat een standaardisatie in salarissen meebrengt.
nnVeelvoorkomende taken
nAls bestuurs- en directiesecretaresse behoren een aantal kerntaken tot je verantwoordelijkheden. Je beheert complexe agenda's en zorgt ervoor dat bestuurders tijdig worden geïnformeerd over vergaderingen, inclusief het voorbereiden van relevante documenten. Het notuleren van vergaderingen en het opvolgen van actiepunten zijn essentiële taken die nauwkeurigheid en organisatie vereisen. Daarbij moet je ook in staat zijn om vertrouwelijke informatie op een discrete manier te verwerken. In deze rol kan ervaring met tools zoals DAS en Office 365, inclusief Teams, ook erg voordelig zijn om de efficiëntie van je werkzaamheden te verbeteren.
nnSpecialisatie en groei
nOm specialist te worden in deze functie, is het belangrijk om voortdurend te investeren in je professionele ontwikkeling. Dit kan door aanvullende cursussen en trainingen te volgen die gericht zijn op bestuurskunde, communicatie en projectmanagement. Vaak zijn er ook mogelijkheden voor interims binnen deze sector die ervaring bieden in verschillende organisaties, wat je netwerk en expertise vergroot. Door als zzp'er te werken voor opdrachten binnen de overheid, kun je ervaring opdoen en je specialisatie verder ontwikkelen. Verdieping in politieke en bestuurlijke sensitiviteit is van groot belang, evenals het opbouwen van een sterke vertrouwensband met de bestuurders die je ondersteunt. Daarnaast kunnen netwerkevenementen en vakbeurzen ook waardevolle kansen bieden om nieuwe opdrachten en samenwerkingen te ontdekken.
Team
De bestuurs- en directiesecretaresses vormen onderdeel van de staf en leveren geheimhoudende, ondersteunende werkzaamheden voor het gemeentebestuur.
Je werkt nauw samen met één andere ervaren bestuurs- en directiesecretaresse, waarbij taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld.
Opdracht
- Ondersteunen van het college van burgemeester en wethouders en de directie van de gemeente Stadskanaal.
- Beheren van agenda’s, e-mail en overige post; voorbereiden en verwerken van vergaderstukken.
- Voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen, waaronder de wekelijkse collegevergadering op dinsdag.
- Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en overige administratieve taken.
- Kabinetszaken: behandelen van aanvragen voor koninklijke onderscheidingen en voorbereiden van bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders.
- Ontvangen van bezoek, fungeren als gastvrouw/-heer en (mede) organiseren van vieringen en herdenkingen.
- Intern en extern verspreiden van (vertrouwelijke) documenten.
Kernbeschrijving
Je bent het vaste aanspreekpunt voor het college en de directie en garandeert een professionele en discrete ondersteuning.
Je coördineert agenda’s en correspondentie en zorgt voor tijdige en correcte voorbereiding van vergaderingen en stukken.
Je handelt kabinets- en protocolzaken zorgvuldig af en bereidt officiële bezoeken en onderscheidingen voor.
Je ontvangt gasten representatief en ondersteunt bij organisatie van officiële bijeenkomsten en herdenkingen.
Je werkt zelfstandig, proactief en bent gewend te opereren in een bestuurlijke en protocollaire omgeving.
Vereist profiel
- Aanvullende secretariële opleiding (mbo+/hbo) of aantoonbare gelijkwaardige werkervaring in een bestuurlijke/administratieve functie.
- Ervaring met agendabeheer, vergadervoorbereiding, notuleren en verwerken van vergaderstukken.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en representatief optreden.
- Discretie, integriteit en kennis van protocollaire regels en kabinetszaken is een sterke pré.
- Organisatorisch sterk, proactief, klantgericht en stressbestendig bij piekmomenten.
- Goede beheersing van MS Office, e-mail- en agendasystemen; ervaring in de gemeentelijke context is wenselijk.
Locatie en functie
Locatie: Stadskanaal, Groningen — Gemeente Stadskanaal
Functie: Bestuurs- en directiesecretaresse (Administratie)
Eisen
- Bring your own device is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren.
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van managementassistent/secretaresse.
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
- Aantoonbare werkervaring met MS Office.
Wensen
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
- Aantoonbare afgeronde cursus of training op het gebied van managementassistent/secretaresse.
- Uurtarief maximaal €71,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer en parkeerkosten.
- De inschrijver gaat akkoord met een deta-vast-constructie, waarbij de kandidaat na 1.040 gewerkte uren, indien de opdrachtgever dit wenst, kosteloos in dienst treedt bij de opdrachtgever.
Competenties
- Aanpassingsvermogen.
- Stressbestendigheid.
- Uitdrukkingsvaardigheid mondeling.
- Uitdrukkingsvaardigheid schriftelijk.
- Klantgerichtheid.
- Luisteren.
- Doorzettingsvermogen.
- Resultaatgericht werken.
- Samenwerken.
- Overtuigen.
- Assertiviteit.
- Besluitvaardigheid.
- Organiseren.
- Kritisch.
- Plannen en organiseren.