Opleidingsniveau
HBO werk- en denkniveau
Salarisindicatie in loondienst
€2500 - €4000 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€40 - €60 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Hoofd directiesecretariaat, Office Manager, Program Manager
Competenties & vaardigheden
Communicatieve vaardigheden, Organisatietalent, Proactiviteit, Oplossingsgerichtheid
Gerelateerde functies
Managementassistent, Persoonlijk Assistent, Teamondersteuner, Administratief Medewerker
Functiebeschrijving
Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de leidinggevenden binnen een organisatie. Je zorgt ervoor dat alle details van hun agenda's goed zijn geregeld en dat alle benodigde documenten en informatie toegankelijk zijn. Dit houdt niet alleen in dat je een efficiënte agendabeheerder bent, maar ook dat je kunt anticiperen op de behoeften van je leidinggevenden. Proactief en communicatief sterk ben je het aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten. De rol vereist een positieve en flexibele instelling, met een hands-on mentaliteit die aansluit bij de eisen van een dynamische werkomgeving.
Salarisindicatie
Het salaris voor een directiesecretaresse kan variëren afhankelijk van ervaring, locatie en de sector waarin je werkt. Voor een functie in de publieke sector, zoals opdrachten overheid, kan het salaris gemiddeld tussen de €2.500 en €4.000 per maand liggen afhankelijk van het niveau van de functie en de verantwoordelijkheden. In interim werk of zzp opdrachten kan het uurtarief zelfs oplopen tot €60, afhankelijk van de expertise en de specifieke eisen van de opdrachtgever.
Typische taken
De dagelijkse taken van een directiesecretaresse zijn veelzijdig en omvatten onder meer het organiseren van vergaderingen, het beheren van eenvoudige en complexe agenda's, en het coördineren van communicatie tussen verschillende partijen. Daarnaast kunnen ook administratieve taken zoals het opstellen van rapporten en het verzorgen van documentatie onder jouw verantwoordelijkheid vallen. Een belangrijk aspect van de rol is ook de samenwerking met verschillende afdelingen binnen de organisatie, evenals het ondersteunen bij projecten, waaronder misschien ook DAS (Diverse Administratieve Services) die vanuit de rol kunnen worden aangeboden. Dit maakt het belangrijk om goed te kunnen plannen en organiseren, en altijd oog te hebben voor detail en prioriteiten.
Specialisatie
Om een specialist te worden in de rol van directiesecretaresse, is het belangrijk dat je beschikt over een hbo werk- en denkniveau, aangevuld met relevante werkervaring. Voortdurende professionele ontwikkeling is essentieel, aangezien er steeds nieuwe tools en technieken zijn die je werk kunnen vergemakkelijken. Het volgen van cursussen in managementondersteuning, time-management en effectief communiceren kan ook bijdragen aan je groei in deze functie. Verder kan het opdoen van ervaring in interim werk en het aangaan van zzp opdrachten in deze rol helpen om een divers scala aan vaardigheden te ontwikkelen die je waardeerbaar maken binnen de markt van directiesecretaresses.
Opleidingsniveau
HBO werk- en denkniveau
Salarisindicatie in loondienst
€2500 - €4000 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€40 - €60 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Hoofd directiesecretariaat, Office Manager, Program Manager
Competenties & vaardigheden
Communicatieve vaardigheden, Organisatietalent, Proactiviteit, Oplossingsgerichtheid
Gerelateerde functies
Managementassistent, Persoonlijk Assistent, Teamondersteuner, Administratief Medewerker
Functiebeschrijving
Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de leidinggevenden binnen een organisatie. Je zorgt ervoor dat alle details van hun agenda's goed zijn geregeld en dat alle benodigde documenten en informatie toegankelijk zijn. Dit houdt niet alleen in dat je een efficiënte agendabeheerder bent, maar ook dat je kunt anticiperen op de behoeften van je leidinggevenden. Proactief en communicatief sterk ben je het aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten. De rol vereist een positieve en flexibele instelling, met een hands-on mentaliteit die aansluit bij de eisen van een dynamische werkomgeving.
Salarisindicatie
Het salaris voor een directiesecretaresse kan variëren afhankelijk van ervaring, locatie en de sector waarin je werkt. Voor een functie in de publieke sector, zoals opdrachten overheid, kan het salaris gemiddeld tussen de €2.500 en €4.000 per maand liggen afhankelijk van het niveau van de functie en de verantwoordelijkheden. In interim werk of zzp opdrachten kan het uurtarief zelfs oplopen tot €60, afhankelijk van de expertise en de specifieke eisen van de opdrachtgever.
Typische taken
De dagelijkse taken van een directiesecretaresse zijn veelzijdig en omvatten onder meer het organiseren van vergaderingen, het beheren van eenvoudige en complexe agenda's, en het coördineren van communicatie tussen verschillende partijen. Daarnaast kunnen ook administratieve taken zoals het opstellen van rapporten en het verzorgen van documentatie onder jouw verantwoordelijkheid vallen. Een belangrijk aspect van de rol is ook de samenwerking met verschillende afdelingen binnen de organisatie, evenals het ondersteunen bij projecten, waaronder misschien ook DAS (Diverse Administratieve Services) die vanuit de rol kunnen worden aangeboden. Dit maakt het belangrijk om goed te kunnen plannen en organiseren, en altijd oog te hebben voor detail en prioriteiten.
Specialisatie
Om een specialist te worden in de rol van directiesecretaresse, is het belangrijk dat je beschikt over een hbo werk- en denkniveau, aangevuld met relevante werkervaring. Voortdurende professionele ontwikkeling is essentieel, aangezien er steeds nieuwe tools en technieken zijn die je werk kunnen vergemakkelijken. Het volgen van cursussen in managementondersteuning, time-management en effectief communiceren kan ook bijdragen aan je groei in deze functie. Verder kan het opdoen van ervaring in interim werk en het aangaan van zzp opdrachten in deze rol helpen om een divers scala aan vaardigheden te ontwikkelen die je waardeerbaar maken binnen de markt van directiesecretaresses.
Functieomschrijving
Als Directiesecretaresse voor de RNext‑directeuren ondersteun je de project- en programmadirecteur en vervang je waar nodig collega‑secretaresses binnen het cluster.
Je beheert twee zeer dynamische en complexe agenda’s, organiseert en bereidt vergaderingen voor en zorgt dat alle betrokkenen de juiste stukken ontvangen.
Mailboxmanagement, administratieve afhandeling in systemen zoals iBabs en het zelfstandig uitvoeren van spoedtaken horen tot je dagelijkse werkzaamheden.
Je werkt actief aan procesverbetering, neemt nieuwe systemen snel eigen en draagt bij aan een efficiënt en modern secretariaat.
Samenwerking is cruciaal: je werkt in een team van zes secretaresses, bent flexibel inzetbaar en bent minimaal 3 dagen per week op gemeentelijke locatie aanwezig (woensdag op De Rotterdam).
Vereist profiel
- Minstens enkele jaren ervaring als secretaresse of directieondersteuner, bij voorkeur binnen een complexe organisatie.
- Uitstekende beheersing van MS Office en Teams; ervaring met iBabs en andere workflow‑/vergadertools is een pré.
- Sterk in prioriteren, stressbestendig, resultaatgericht en een praktische aanpakker.
- Soepele communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk; je schakelt makkelijk op verschillende niveaus.
- Flexibel, klantgericht en creatief in denken en doen; je durft grenzen te stellen en behoudt het overzicht bij spoedklussen.
- Teamspeler met een positieve, verbindende houding en bereidheid minimaal 3 dagen per week op locatie te werken (waaronder woensdag op De Rotterdam).
Standplaats: Wilhelminakade 179, De Rotterdam — Gemeente Rotterdam, Directiesecretaresse RNext - cluster BCO ADMINISTRATION.
Eisen
- Je hebt minimaal een Mbo-niveau 4 opleiding afgerond;
- Je hebt werkervaring met de volgende applicaties:
- Microsoft Office;
- Microsoft Teams;
- Microsoft Planner;
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als directiesecretaresse, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
Wensen
- Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
- Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding;
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het zelfstandig voorbereiden en notuleren van directie- of MT-overleggen, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
- Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringssysteem.