Documentalist (Informatiebeheer)

Samenvatting

Als Documentalist bij Rijkswaterstaat ben je verantwoordelijk voor het beheer van het digitale projectarchief in het document management systeem (DMS).

Je voert werkzaamheden uit zoals registreren, metadateren, ordenen, classificeren en waarderen van documenten en dossiers conform RWS-kaders.

Je houdt autorisatiematrices en ordeningsplannen actueel, stelt standaardweergaven/zoekvragen in en zorgt voor tijdige beschikbaarstelling en routering van informatie.

Je coacht en instrueert (project)medewerkers, verzorgt trainingen en stelt werkinstructies en overdrachtsplannen op om overdracht naar het centrale archief voor te bereiden.

Je signaleert en meldt storingen en functionele wensen aan Lokaal Functioneel Beheer, voert opschoonacties uit (dubbele bestanden, ontbrekende metadata) en kent BSD-codes en bewaartermijnen toe.

Uiteindelijk zorg je voor afgeronde, inzichtelijke en overdraagbare projectdossiers die voldoen aan de kwaliteitseisen van RWS.

Vereist profiel

• Opleiding: MBO/HBO richting informatiemanagement, archief- of administratieve dienstverlening of gelijkwaardige werkervaring.
• Aantoonbare ervaring met document management systemen (bij voorkeur Connect of vergelijkbaar) en het werken met metadata, ordeningsstructuren en bewaartermijnen.
• Kennis van waarderen, selecteren en overdracht naar centraal archief; ervaring met het opstellen van overdrachtsplannen en autorisatiematrices.
• Goede communicatieve vaardigheden en didactische ervaring om projectmedewerkers te instrueren en coachen; klantgericht en dienstverlenend ingesteld.
• Nauwkeurig, procesgericht en probleemoplossend; ervaring met melden van functionele wensen en samenwerken met Lokaal Functioneel Beheer/IV-B.
• Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; affiniteit met RWS-kwaliteitseisen en -procedures is een pré.

Locatie/organisatie: Utrecht — Rijkswaterstaat, Documentalist Rijkskeringen (MN ADMINISTRATION)

Eisen

• Kandidaat beschikt aantoonbaar minimaal over HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Aantoonbaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Aantoonbaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen

Wensen

• Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met het toepassen van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld WOO, AVG, Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid
• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
• Mate waarin de kandidaat beschikt over ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.

Competenties

• Analyseren/ analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Pro-actieve instelling Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)