Inhuur adviseur verticaal transport

Opdracht- en functieomschrijving

Tilburg University zoekt een zelfstandige adviseur voor het volledige advies- en toetsingswerk rondom verticaal transport binnen de campus: circa 33 personenliften, ~4 gevelliften, ~2 trapliften en enkele heffers verspreid over ~19 gebouwen (huurpanden buiten scope).

De adviseur levert beheer- en onderhoudsadviezen, stelt een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) op voor alle verticaal transportinstallaties en voert periodieke controles uit op de status van lift- en gevelonderhoudssystemen.

Er wordt een 24/7 toegankelijk online portal geëist voor Tilburg University; alle relevante data blijven eigendom van TiU en moeten bij beëindiging van de overeenkomst als Excelbestand worden aangeleverd.

Daarnaast moet de adviseur op verzoek adviseren over vervanging, groot onderhoud en renovatietrajecten die (kunnen) aantreffen op de installaties en fungeren als aanspreekpunt voor technische toetsing en risicobeoordeling.

Voorbeelden van werkzaamheden: onderhouds- en beheersadvies voor liften en gevelonderhoudinstallaties, periodieke statuschecks, MJOP-opstelling en databeheer via het online portal.

Vereist profiel

• Afgeronde technische opleiding op HBO/WO-niveau, bij voorkeur civiele of elektrotechnische achtergrond met specialisatie in liftsystemen of gebouwgebonden installaties.
• Aantoonbare ervaring (meerdere jaren) met het beheer, onderhoud en adviseren van personenliften, gevelliften en aanverwante hefsystemen binnen grotere vastgoedportefeuilles.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, veiligheidsnormen en keuringsrichtlijnen voor verticale transportinstallaties; ervaring met MJOP-opstelling en kostenramingen.
• Ervaring met of de mogelijkheid om een 24/7 online portal (beheer, toegangsrechten, dataextractie) te leveren en te onderhouden; bij contractbeëindiging dienen alle data in Excel te worden geleverd aan TiU.
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands (schriftelijk en mondeling), klantgericht, zelfstandig werkend en in staat om technische adviezen helder te onderbouwen richting opdrachtgever.
• Beschikbaarheid voor periodieke inspecties, ad-hoc adviesvragen rondom vervanging/groot onderhoud en proactieve signalering van risico’s en vervangingsscenario’s.
• Graag vermelden: referenties of eerdere vergelijkbare projecten, certificeringen (indien van toepassing) en voorstel voor beheerstructuur inclusief portalfunctionaliteit en data-eigendomsoverzicht.

Eisen

• de werkzaamheden van de adviseur (hoofdstuk 2). Vervolgens gaan we in op de eisen en wensen die we hebben met betrekking tot de kandidaat en de uitvoering van deze opdracht en op de wijze waarop we ingediende offertes beoordelen (hoofdstuk 3). Tot slot lichten we kort de procedure rondom vraag & antwoord toe en bespreken we de voorbehouden (hoofdstuk 4).
• 2 Planning De planning van deze uitvraag is als volgt: Actie Datum Offerteaanvraag uitgestuurd via het DAS 17 september 2026 Deadline voor het stellen van vragen 22 september 2026, 12:00 uur Uiterste datum beantwoorden vragen door Tilburg University 24 september 2026 Deadline indienen offerte 6 oktober 2026, 12.00 uur Bericht matchgesprek 8 oktober 2026 Matchgesprekken 12 oktober 2026 ‘s-morgens Gunningsbesluit 13 oktober 2026 Einde bezwaarperiode 20 oktober 2026 Start werkzaamheden 1 november 2026 Deze planning staat ook in TenderNed. Mocht de bovenstaande planning onverhoopt afwijken van de planning in TenderNed, dan is de planning in TenderNed leidend. Bovengenoemde termijnen zijn voorlopige, indicatieve termijnen. Tilburg University behoudt zich het recht voor de aangegeven tijdsplanning te wijzigen. Wanneer we de planning wijzigen informeren we u hier tijdig over. Aan deze planning kunt u geen rechten ontlenen.
• 3 Communicatie Deze uitvraag verloopt volledig digitaal via het TenderNed platform (verder TenderNed). Dit houdt in dat alle communicatie via TenderNed plaatsvindt en alle documenten, zowel vanuit Tilburg University als vanuit u, via TenderNed worden geüpload en gedownload. 4 U treft instructies over het inschrijven via TenderNed op de servicepagina voor ondernemingen van TenderNed. Mocht u desondanks vragen hebben over de werking van het systeem dan kunt u contact opnemen met de servicedesk van TenderNed op telefoonnummer 0800-836 33 76. Uitsluitend in het geval TenderNed storingen vertoond, kunt u contact opnemen met de contactpersoon van Tilburg University: Ron Spapens Inkoopadviseur E-mail: j.a.r.m.spapens@tilburguniversity.edu Telefoon: +31 (0) 13 - 466 3745 Telefonisch of ander contact over deze aanbestedingsprocedure met personen die werkzaam zijn bij of voor Tilburg University is niet toegestaan. Als u contact zoekt met het doel aanvullende informatie te verkrijgen, waardoor u een voordeel verkrijgt ten opzichte van de andere gegadigden, dan zal Tilburg University u van verdere deelname uitsluiten.
• Opdrachtgever en Opdracht
• 1 Opdrachtgever: divisie Facility Services De divisie Facility Services (FS) levert facilitaire- en vastgoed diensten, advies, beleid en services aan het College van Bestuur, medewerkers, studenten en gasten van Tilburg University. De belangrijkste taken van de divisie zijn vastgoedbeheer, campusontwikkeling, het aanbieden van sportvoorzieningen, evenementondersteuning, post & documentmanagement en het regisseren van schoonmaak, catering en beveiligingsdiensten. Kortom, het zo aantrekkelijk mogelijk maken van studeren, werken en verblijven op de campus. Binnen FS valt deze uitvraag onder de afdeling Real Estate Management (REM) en het team Beheer en Onderhoud (B&O). Real Estate Management (REM) Deze afdeling houdt zich bezig met vastgoed. Hier vallen o.a. onder vastgoedplanning, campusontwikkeling, verhuur en ruimtenormering, gebouw onderhoud, energiebeheer en servicediensten, nieuwbouw en renovatieprojecten.
• 2 Opdracht- en functieomschrijving Binnen onderhavige DAS-aanvraag zoeken we naar een professional die zelfstandig al het advieswerk rondom het verticaal transport kan uitvoeren en technisch kan beoordelen. Tilburg University heeft circa 33 personenliften en een 4-tal gevelliften, daarnaast een 2-tal trapliften en enkele heffers verdeeld over een 19-tal gebouwen (Huurpanden vallen buiten deze scope). Tilburg University is op zoek naar een ervaren adviseur inzake het beheer en onderhoud van deze installaties. Voorbeelden van werkzaamheden zijn:
• Het adviseren m.b.t. beheer en onderhoud van de liftinstallaties;
• Het adviseren m.b.t. beheer en onderhoud van de gevelonderhoud-installaties;
• Het ter beschikking stellen van een online portal welke 24/7 toegankelijk is voor Tilburg University. Na beëindiging overeenkomst dient alle relevante data via een Excel sheet ter beschikking gesteld te worden aan Tilburg University. TiU is eigenaar van deze data 5
• Het opstellen van een MJOP voor alle verticaal transport installaties;
• Het periodiek controleren van de statussen van de lift- en gevelonderhoud-installaties; Naast de beschreven werkzaamheden dient u rekening te houden met het feit dat Tilburg University te allen tijde advies wenst in te winnen i.v.m. vervanging, groot onderhoud of renovatietrajecten die betrekking (kunnen) hebben op de installaties. De leveringstermijn van de diensten dient maximaal 10 werkdagen dagen te zijn. Aldus, indien Tilburg University een aanvraag doet om advies uit te brengen, of anderszins dienstverlening van de Opdrachtnemer verlangt, dient deze binnen 10 werkdagen geleverd te worden. Daarnaast dienen afspraken op locatie die op verzoek van Tilburg University gepland, binnen 10 werkdagen na dat verzoek plaats te vinden. Overeenkomst Tilburg University wenst een raamovereenkomst te sluiten voor 2 jaar met de optie om deze viermaal met 1 jaar te verlengen bij wederzijds goedvinden en tevredenheid. Ingangsdatum van de overeenkomst is 1 november 2026, de overeenkomst zal eindigen op 30 september 2028. Indien gebruik wordt gemaakt van de verlengingsopties zal de overeenkomst uiterlijk eindigen op 30 september 2032. Beschrijving van de werkzaamheden adviseur verticaal transport De werkzaamheden (hoofdactiviteiten) die adviseur minimaal dient te verrichten zijn onderstaand omschreven:
• Het adviseren van beheer en onderhoud van 33 stuks liftinstallaties*, waarvan de meest voorkomende liften van het fabricaat zijn:
• OTIS; ii. Schindler; iii. Kone.
• Het adviseren van beheer en onderhoud van 4 stuks Gevelonderhoud-installaties;*
• Het in beheer hebben van een portal welke toegankelijk is voor Tilburg University;
• Beheer onderhoud transportinstallaties, beheermanagement:
• Het verzamelen en beheren van (gevel- en trap-) lift technische gegevens, zoals: o Keuringsrapporten; o Technische dossiers en overige relevante gegevens van de transportinstallaties voor het maken en samenstellen van een beheerdossier per transportinstallatie; Het bewaken van overzichten, zoals: o Keuringsoverzicht voor keuringsbewaking (keuringsstatusoverzichten); o Onderhoudskosten; o Looptijden; o Reparatieplanningen e.d.; o Het controleren van storingsregistratie-overzichten; o Tarievenlijsten; o Budgetkosten; o Uitgevoerd onderhoud e.d.;
• Het houden van periodiek kwartaaloverleg, op locatie, in samenwerking met de contractbeheerder van Tilburg University en/of de onderhoudspartij; * De genoemde aantallen kunnen tijdens de contractperiode variëren; 6
• Het verzorgen van aanvragen t.b.v. planmatig onderhoud. Controleren van offertes, uitgevoerde werken en facturen;
• Het periodiek controleren van facturen van storingen, uitgevoerd correctief onderhoud. Het controleren van offertes voor reparaties en correctief onderhoud;
• Het periodiek herinspecteren van minimaal 25% van het lift- en gevelinstallatiebestand per beheersjaar (volgens de inspectiemethodiek worden installaties om de vier jaar geïnspecteerd omdat veranderingen in de conditie dan pas meetbaar zijn). Als er geen verlenging plaats vindt, dan zal Tilburg University accepteren dat de herinspecties naar rato looptijd overeenkomst zijn uitgevoerd.
• Bekend met merk onafhankelijke onderdelen o.a.: https://www.boehnke- partner.com/unternehmen ; De kenmerken van de onderhavige opdracht zijn als volgt: Tilburg University wenst met een 1 partij een raamovereenkomst af te sluiten (zie bijlage 1). Inschrijver dient bij inschrijving akkoord te gaan met de concept raamovereenkomst. Eventuele aanpassingsvoorstellen dienen voor de deadline voor het stellen van vragen te worden gesteld De kenmerken van de onderhavige opdracht zijn als volgt: Beoogde stardatum: 1 november 2026 Einddatum: 30 september 2028 Verlengingsopties: Ja, maximaal voor de duur vier maal 1 jaar. Het totaal aan verlengingen zal in geen geval de maximale duur van 4 jaar overschrijden. De overeenkomst loopt dus definitief af op 30 september 2032. De uiteindelijke overeenkomst die afgesloten wordt is overeenkomstig een van de formats zoals akkoord bevonden bij toelating tot het DAS Inhuur van Tilburg University, waarbij voor deze opdracht de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden voor Diensten 2025 (ARVODI 2025) van toepassing worden verklaard. Nadere opdrachten worden verstrekt in volgorde van ranking in deze DAS uitvraag, d.w.z. dat eerst aan de kandidaat met de hoogste score zal worden benaderd. Als deze kandidaat niet beschikbaar is, dan wordt de kandidaat met de een na hoogste score benaderd. Mocht ook deze kandidaat niet beschikbaar dan zal de kandidaat met de twee na hoogste score benaderd. Daarnaast benadrukt Tilburg University dat u c.q. uw kandidaat gehouden is aan de geldige gedragsregels, zoals u heeft verklaard bij het indienen van uw verzoek tot toelating.
• Eisen en Wensen, Beoordeling & Gunning Om in aanmerking te komen voor de omschreven opdracht dient u uiterlijk 6 oktober 2026 om 12.00 uur uw offerte in te dienen in TenderNed. Uw offerte bestaat uit de volgende onderdelen:
• CV (zie 3.1)
• Antwoorden op (meerkeuze)vragen (gunningscriterium Kwaliteit, zie 3.2) 7
• All-in uurtarief (gunningscriterium Prijs, zie 3.2) Na ontvangst van de offertes toetst Tilburg University eerst of de offertes compleet zijn en voldoen aan de in deze offerteaanvraag gestelde voorwaarden, eisen en normen. Wanneer dit niet het geval is dan kan de offerte ongeldig worden verklaard. Het is ook mogelijk dat er sprake is van een kennelijke omissie; een correctie waarmee die de inhoud van de offerte niet wijzigt. In dat geval kan de Indiener in de gelegenheid worden gesteld deze omissie te herstellen.
• 1 Minimumeisen De minimale eisen voor onderhavige procedure zijn: 1 Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau; 2 Kandidaat beschikt over aantoonbare relevante werkervaring (minimaal 5 jaar) op het gebied van verticaal transport; 3 Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met de gevraagde adviesdiensten bij één opdrachtgever met minimaal 20 liftinstallaties; 4 Kandidaat is per 1 november 2026 beschikbaar; 5 Kandidaat is servicegericht, accuraat, flexibel en kan zelfstandig werken, maar ook goed in een team functioneren; 6 Kandidaat beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in Nederlands; 7 Kandidaat is beschikbaar voor inzet op locatie Tilburg University te Tilburg; 8 Er mogen maximaal 2 kandidaten per tot het DAS toegelaten leverancier worden voorgesteld; 9 Digitale omgeving: Kandidaat dient te beschikken over een gebruiksvriendelijke digitale omgeving, taal Nederlands, waarvan Tilburg University gebruik kan maken. In deze omgeving dienen in ieder geval de volgende elementen beschikbaar te zijn/te voldoen aan:
• De digitale omgeving dient een weergave te bevatten van data van installaties, keuringen, onderhoud, inspecties, MJOP e.d. Het overzicht van alle installaties mogen op 1 tabblad weergegeven zijn. De installaties dienen wel afzonderlijk benaderbaar te zijn en per installatie moet de mogelijkheid zijn om een rapportage te draaien met alle informatie van de installatie;
• De digitale omgeving dient duidelijk leesbaar te zijn (o.a. taal- en woordgebruik, zinsconstructies);
• De digitale omgeving dient ruime Rapportage mogelijkheden te hebben;
• De digitale omgeving dient een praktische en gebruiksvriendelijke opmaak te hebben en visuele aantrekkelijke rapportages;
• De digitale omgeving biedt de mogelijkheid om resultaten direct te downloaden naar Excel en PDF;
• De digitale omgeving dient dusdanig te zijn ingericht dat Tilburg University in het geval van een toekomstige aanbesteding liftonderhoud de benodigde technische data en onderhoudsstatus conform NEN2767 vanuit de digitale omgeving kan exporteren naar een Excel bestand.
• De digitale omgeving dient daarnaast een up-to-date Meer Jaren Onderhoud Planning (MJOP) en een Meer Jaren Onderhoud Begroting (MOJB) te bevatten: 8 o Deze planning dient tenminste een periode van 15 jaar inzichtelijk te maken; o Deze planning dient in grote mate overeen te stemmen met die van de liftonderhoudpartijen; o De codering van de liften dient overeen te komen met de benaming van Tilburg University en het keuringsinstituut. (Op dit moment is dat TüV); o De mogelijkheid om keuringsrapporten c.q. certificaten op te slaan; o Resultaten moet kunnen worden gedownload in een CSV-bestand of een Excel bestand.
• Tilburg University is op het moment van aanbesteden bezig om zijn gebouwassets in een MJOP te verwerken (Planon). Adviseur zal t.z.t. vanuit dit systeem moeten werken. Kandidaat dient bij de inschrijving een toelichting op de digitale omgeving toe te voegen, bij voorkeur een link naar en demo-omgeving. Als er geen demo-omgeving beschikbaar is, is het ook toegestaan om een pdf-rapportage aan te leveren die de essentie van het programma goed weergeeft. Een demonstratie dient tijdens een gesprek op locatie gegeven te worden. 10 De adviseur dient te zorgen dat de continuïteit gewaarborgd is bij langere afwezigheid, dat wil zeggen meer dan 1 maand, van de adviseur. 11 Competenties
• Sterk organiserend vermogen
• Stressbestendigheid en flexibiliteit
• Uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk)
• Vermogen om snel te schakelen tussen verschillende dossiers en/of taken
• Samenwerkingsgerichtheid
• Oplossingsgericht en proactief handelen
• Digitale vaardigheid en systeemaffiniteit 12 Backup procedure; 12.1 Tilburg University wil de garantie dat er een backup procedure is bij de Opdrachtnemer; 13 Toegankelijkheid 13.1 Tilburg University wil de toegankelijkheid tot de omgeving gewaarborgd hebben, ook in geval van verstoringen. De termijn voor uitval mag maximaal 30 dagen bedragen. De maximale uitval is 30 dagen van de omgeving die beschikbaar wordt gesteld om deze informatie te raadplegen; 14 Exit voorwaarden (zie bijlage 2)