Opleidingsniveau
Minimaal mbo+ of hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur richting Informatiebeheer, Informatiemanagement of vergelijkbaar
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€350 - €650 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Doorstroom naar Senior Informatiebeheerder, Teamleider Informatiebeheer, Informatiearchitect, Informatiemanager of Data Protection Officer
Competenties & vaardigheden
Analyserend vermogen, Communicatieve en coachende vaardigheden, Nauwkeurigheid en procesgericht werken, Kennis van digitaal archiveren en zaakgericht werken
Gerelateerde functies
Informatiebeheerder, Archiefmedewerker, Zaak- en Informatiearchitect, Informatiemanager, Auditing of Kwaliteitsmedewerker
Beschrijving van de functie
Een Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer is verantwoordelijk voor het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding binnen organisaties. De kern van de functie is zorgen dat dossiers en zaken volledig, juist ingericht en duurzaam gearchiveerd worden volgens geldende richtlijnen en wetgeving. Dit betekent dat je zowel inhoudelijk controleert als procesmatig ingrijpt: je voert kwaliteitscontroles uit, registreert bevindingen en vertaalt deze naar concrete verbeteringen in werkwijzen, systemen en afspraken. In de praktijk werk je veel samen met vak- en projectteams om digitaal werken te ondersteunen, collega’s te coachen en veranderingen in systemen zoals zaaksystemen, migraties naar Microsoft 365 of DMS-oplossingen als DAS te begeleiden. De rol kan uitgevoerd worden in vaste dienst, als interim werk of via zzp opdrachten en is veelgevraagd bij gemeenten en andere (semi-)publieke organisaties die opdrachten overheid uitvoeren en stappen zetten richting modern informatiebeheer.
Typische beloning
Het salaris varieert naar ervaring, opleidingsniveau en contractvorm. In loondienst als Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer ligt het salaris doorgaans in een marktsegment dat starters en ervaren professionals matcht: ervaren medewerkers verdienen vaak meer dan het instapniveau vanwege de gevraagde vakkennis en bestuurlijke context. Als alternatief voor een vaste aanstelling zijn er zzp opdrachten en interim werk, waarbij tarieven per dag significant kunnen afwijken van maandelijkse salarissen. Consultants en zzp’ers die gespecialiseerd zijn in zaakgericht werken, digitale dossiervorming of migraties naar systemen als DAS kunnen hogere dagtarieven vragen, met name wanneer zij meerdere opdrachten overheid of opdrachtgevers bedienen. Naast het basissalaris kunnen secundaire voorwaarden zoals opleidingsmogelijkheden, reiskostenvergoeding en pensioenopbouw een rol spelen in de totale beloning.
Veelvoorkomende functietaken
De dagelijkse taken bestaan uit het uitvoeren van kwaliteitscontroles op dossiers en zaken, het vastleggen van afwijkingen en het opstellen van rapportages met concrete aanbevelingen. Je helpt bij het inrichten en toetsen van digitale archiveringsregels en bewaartermijnen, beoordeelt of dossiers volgens richtlijnen afgesloten en overgedragen zijn, en ondersteunt bij vernietigingsprocessen. Een belangrijke taak is het coachen van collega’s in het dagelijks digitaal werken: je geeft trainingen, ontwikkelt werkinstructies en biedt on-site begeleiding tijdens de implementatie van nieuwe zaaksystemen of migraties naar platformen zoals Microsoft 365 en DAS. Daarnaast participeer je in projectoverleggen, adviseer je over procesaanpassingen om dossiervorming te verbeteren en werk je samen met informatiemanagers en archiefspecialisten om kwaliteitsborging te formaliseren. Voor zzp opdrachten en interim werk betekent dit vaak snel aanhaken bij lopende trajecten, resultaatgericht opleveren en pragmatisch inregelen van kwaliteitscontroles zodat de organisatie zelfstandig verder kan.
Hoe specialist te worden
Een gedegen basis is minimaal mbo+ of hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een richting in informatiebeheer, informatiemanagement of een vergelijkbare opleiding. Praktische ervaring met zaakgericht werken (ZGW), digitale dossiervorming en archivering is essentieel; relevante cursussen of leergangen zoals SOD II, recordmanagement, auditing of een leergang Informatiebeheer versterken je kennis en geloofwaardigheid. Bouw ervaring op door mee te werken aan migraties, inrichtingstrajecten en kwaliteitsprogramma’s, en zoek mogelijkheden voor interim werk of zzp opdrachten om in verschillende organisaties opdrachten overheid en private partijen te ondersteunen. Verdiep je in wet- en regelgeving rondom AVG/privacy en bewaartermijnen en leer werken met gangbare systemen en tooling zoals zaaksystemen, Microsoft 365 en DAS. Tenslotte zijn ontwikkelde coachende vaardigheden, nauwkeurigheid en procesinzicht onmisbaar: combineer technische kennis met communicatieve vaardigheden en ontwikkel jezelf richting seniorrollen of specialistische functies door ervaring, certificeringen en aantoonbare resultaten in verbeterprojecten.
Opleidingsniveau
Minimaal mbo+ of hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur richting Informatiebeheer, Informatiemanagement of vergelijkbaar
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€350 - €650 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Doorstroom naar Senior Informatiebeheerder, Teamleider Informatiebeheer, Informatiearchitect, Informatiemanager of Data Protection Officer
Competenties & vaardigheden
Analyserend vermogen, Communicatieve en coachende vaardigheden, Nauwkeurigheid en procesgericht werken, Kennis van digitaal archiveren en zaakgericht werken
Gerelateerde functies
Informatiebeheerder, Archiefmedewerker, Zaak- en Informatiearchitect, Informatiemanager, Auditing of Kwaliteitsmedewerker
Beschrijving van de functie
Een Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer is verantwoordelijk voor het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding binnen organisaties. De kern van de functie is zorgen dat dossiers en zaken volledig, juist ingericht en duurzaam gearchiveerd worden volgens geldende richtlijnen en wetgeving. Dit betekent dat je zowel inhoudelijk controleert als procesmatig ingrijpt: je voert kwaliteitscontroles uit, registreert bevindingen en vertaalt deze naar concrete verbeteringen in werkwijzen, systemen en afspraken. In de praktijk werk je veel samen met vak- en projectteams om digitaal werken te ondersteunen, collega’s te coachen en veranderingen in systemen zoals zaaksystemen, migraties naar Microsoft 365 of DMS-oplossingen als DAS te begeleiden. De rol kan uitgevoerd worden in vaste dienst, als interim werk of via zzp opdrachten en is veelgevraagd bij gemeenten en andere (semi-)publieke organisaties die opdrachten overheid uitvoeren en stappen zetten richting modern informatiebeheer.
Typische beloning
Het salaris varieert naar ervaring, opleidingsniveau en contractvorm. In loondienst als Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer ligt het salaris doorgaans in een marktsegment dat starters en ervaren professionals matcht: ervaren medewerkers verdienen vaak meer dan het instapniveau vanwege de gevraagde vakkennis en bestuurlijke context. Als alternatief voor een vaste aanstelling zijn er zzp opdrachten en interim werk, waarbij tarieven per dag significant kunnen afwijken van maandelijkse salarissen. Consultants en zzp’ers die gespecialiseerd zijn in zaakgericht werken, digitale dossiervorming of migraties naar systemen als DAS kunnen hogere dagtarieven vragen, met name wanneer zij meerdere opdrachten overheid of opdrachtgevers bedienen. Naast het basissalaris kunnen secundaire voorwaarden zoals opleidingsmogelijkheden, reiskostenvergoeding en pensioenopbouw een rol spelen in de totale beloning.
Veelvoorkomende functietaken
De dagelijkse taken bestaan uit het uitvoeren van kwaliteitscontroles op dossiers en zaken, het vastleggen van afwijkingen en het opstellen van rapportages met concrete aanbevelingen. Je helpt bij het inrichten en toetsen van digitale archiveringsregels en bewaartermijnen, beoordeelt of dossiers volgens richtlijnen afgesloten en overgedragen zijn, en ondersteunt bij vernietigingsprocessen. Een belangrijke taak is het coachen van collega’s in het dagelijks digitaal werken: je geeft trainingen, ontwikkelt werkinstructies en biedt on-site begeleiding tijdens de implementatie van nieuwe zaaksystemen of migraties naar platformen zoals Microsoft 365 en DAS. Daarnaast participeer je in projectoverleggen, adviseer je over procesaanpassingen om dossiervorming te verbeteren en werk je samen met informatiemanagers en archiefspecialisten om kwaliteitsborging te formaliseren. Voor zzp opdrachten en interim werk betekent dit vaak snel aanhaken bij lopende trajecten, resultaatgericht opleveren en pragmatisch inregelen van kwaliteitscontroles zodat de organisatie zelfstandig verder kan.
Hoe specialist te worden
Een gedegen basis is minimaal mbo+ of hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een richting in informatiebeheer, informatiemanagement of een vergelijkbare opleiding. Praktische ervaring met zaakgericht werken (ZGW), digitale dossiervorming en archivering is essentieel; relevante cursussen of leergangen zoals SOD II, recordmanagement, auditing of een leergang Informatiebeheer versterken je kennis en geloofwaardigheid. Bouw ervaring op door mee te werken aan migraties, inrichtingstrajecten en kwaliteitsprogramma’s, en zoek mogelijkheden voor interim werk of zzp opdrachten om in verschillende organisaties opdrachten overheid en private partijen te ondersteunen. Verdiep je in wet- en regelgeving rondom AVG/privacy en bewaartermijnen en leer werken met gangbare systemen en tooling zoals zaaksystemen, Microsoft 365 en DAS. Tenslotte zijn ontwikkelde coachende vaardigheden, nauwkeurigheid en procesinzicht onmisbaar: combineer technische kennis met communicatieve vaardigheden en ontwikkel jezelf richting seniorrollen of specialistische functies door ervaring, certificeringen en aantoonbare resultaten in verbeterprojecten.
Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne en betrokken werkgever met ongeveer 400 collega’s en werkt vanuit de kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’.
De werksfeer is open en informeel; lijnen zijn kort en er is ruimte voor eigen initiatief en professionele groei.
De organisatie hecht aan maatschappelijke betrokkenheid en verwelkomt iedereen die met eigen ervaring en deskundigheid bijdraagt aan het werk.
Team
Je werkt in Team Informatiebeheer, bestaande uit zes informatiebeheerders en een kwaliteitsmedewerker, en intensief samen met proces- en informatieadviseurs, functioneel beheerders en strategisch adviseurs.
Het team zit midden in het digitale hart van de organisatie en is betrokken bij aanbestedingen en beleidsmatige keuzes binnen IV.
Opdracht
Als senior informatiebeheerder werk je mee aan het project ‘Informatie op de juiste plek’: migratie van alle informatie op netwerkschijven naar het zaaksysteem, vakapplicaties, Microsoft Teams en OneDrive.
Je draagt zorg dat digitale informatie zowel kort- als langetermijn toegankelijk, rechtmatig en conform archiefwetgeving wordt beheerd, inclusief selectieve vernietiging waar van toepassing.
Het project omvat 24 vakafdelingen en moet zijn afgerond vóór 1 januari 2027 vanwege het aflopen van de netwerkschijflicentie.
Beschrijving (kort, minimaal 5 regels)
Je bent verantwoordelijk voor de praktische en inhoudelijke uitvoering van migratie- en bewaarprocessen binnen de organisatie.
Je zorgt dat informatie op de juiste plek terechtkomt en dat bewaartermijnen en vernietigingsverplichtingen volgens de Archiefwet worden nageleefd.
Je werkt nauw samen met vakafdelingen en IV-collega’s om integratie met zaaksystemen, vakapplicaties en Microsoft 365 goed te laten verlopen.
Je adviseert over recordsmanagement, metadata en workflow-verbeteringen en levert daarmee een bijdrage aan betrouwbare en vindbare gemeentelijke informatie.
Je bent pragmatisch, procesgericht en hebt oog voor kwaliteit, samenwerking en verandering binnen een dynamische gemeentelijke omgeving.
Vereist profiel
- HBO- of WO-werk- en denkniveau, bij voorkeur opleiding informatiebeheer, archivering, informatiemanagement of vergelijkbaar.
- Aantoonbare ervaring met digitaal informatie- of recordsmanagement, idealiter binnen een (semi)overheidsorganisatie.
- Kennis van en ervaring met archiefwetgeving, bewaartermijnen en selectieve vernietiging.
- Praktische ervaring met Microsoft 365 (Teams, OneDrive), zaaksystemen en migraties van netwerkschijven naar gestructureerde opslag.
- Sterke project- en stakeholdervaardigheden: je kunt meerdere vakafdelingen begeleiden en verbinden bij migratieprocessen.
- Analytisch, nauwkeurig en procesgericht, met goede communicatieve vaardigheden en een hands-on instelling.
- Affiniteit met samenwerken in multidisciplinaire IV-teams en het vermogen om beleidsmatige kaders praktisch te vertalen.
Locatie en functie
Standplaats: Zeist, provincie Utrecht. Functietitel: Senior informatiebeheerder ICT.
Eisen
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau.
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen het werkveld informatiemanagement / documentaire informatievoorziening.
- Aantoonbare werkervaring binnen het werkveld informatiemanagement / documentaire informatievoorziening bij een gemeentelijke organisatie.
- Aantoonbare kennis van de Archiefwet en bijbehorende regelgeving (zoals Woo, AVG, WEP of Wmebv). Onder de werkervaring wordt expliciet vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet.
- Minimaal 3 jaar werkervaring met metadataschema’s, datamigraties en digitale selectie- en vernietigingsprocessen in applicaties.
- Aantoonbare werkervaring met vergelijkbare digitaliserings- of migratietrajecten waarbij medewerkers en organisaties zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen en digitale werkomgevingen.
Wensen
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen het werkveld Informatiebeheer.
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie.
- Aantoonbare werkervaring met de uitvoeringspraktijk en de kwaliteitsnormen binnen het informatiebeheer.
- Aantoonbare werkervaring met organisatiebrede verandertrajecten, waarbij medewerkers zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen.
- Aantoonbare werkervaring met i-Navigator, RMTool en Microsoft Excel.
- Uurtarief maximaal €120 exclusief BTW, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werkverkeer en fee Flextender.
Competenties
- Communicatief sterk: Jij weet mensen te enthousiasmeren door je duidelijke communicatie.
- Je bent een teamspeler die goed met anderen samenwerkt.
- Je bent stevig genoeg om als sparringspartner voor het management op te treden.
- Je hebt geduld en weet dat verbeteringen tijd kosten.
- Je blijft doelgericht werken aan structurele verbeteringen.
- Verbindend: Je weet als geen ander dat verbeteringen in het informatiebeheer een samenspel is met diverse actoren en soms botst met diverse belangen en prioriteiten.
- Jij bent analytisch.
- Je bent gedreven en gericht op resultaat.
- Je combineert deze vaardigheden met een sterk omgevingsbewustzijn.
- Je hebt een proactieve houding.
- Dit draagt bij aan je intern ondernemerschap.