Projectleider Implementatie Archiefwet

Beschrijving

Als projectleider leidt u de implementatie van de nieuwe Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling binnen de gemeente Gooise Meren, met als doel aantoonbare naleving per 1 januari 2027.

U stelt het plan van aanpak op, coördineert informatiespecialisten, functioneel beheer, juristen, de CISO, privacy officer en de archivaris van AGVS en rapporteert voortgang en risico’s aan de ambtelijk opdrachtgever.

Belangrijke aandachtspunten zijn digital-first verwerking, verkorte overbrengingstermijn van 10 jaar, openbaarheidsbeperkingen, duurzame toegankelijkheid van álle documenten, metadata-eisen en opslag binnen de EU/EER.

U werkt regelgeving en beheerregels bij (archiefverordening, besluit informatiebeheer), ontwikkelt procesbeschrijvingen voor vernietiging, vervanging en overbrenging, en bereidt bestuurlijke besluitvorming en overdracht naar de lijnorganisatie voor.

Daarnaast voert u risico-inventarisaties uit, adviseert over maatregelen voor duurzame toegankelijkheid (DUTO), werkt metadata- en MDTO-eisen uit per systeem en bewaakt samenhang en planning tussen systemen zoals het zaaksysteem van xxllnc, My-Lex, iArchief en Rx.Mission.

De feitelijke bewerking van te bewaren archiefstukken en technische systeemconfiguratie blijven bij informatiespecialisten en functioneel beheer; uw rol is de integrale aansturing, afstemming en oplevering van de resultaten conform planning.

Vereist profiel

• HBO/WO-werk- en denkniveau, bij voorkeur in informatiekunde, archiefwetenschap, rechten of bestuurskunde.
• Minimaal 5 jaar ervaring met projectleiding van informatie- of archiefprojecten binnen de (lokale) overheid; aantoonbare ervaring met implementatie van wet- en regelgeving is een pre.
• Uitgebreide kennis van de Archiefwet, Archiefregeling, DUTO- en MDTO-eisen, selectielijsten en bewaartermijnen; ervaring met regionale archiefdienst (zoals AGVS) en gemeenschappelijke regelingen gewenst.
• Ervaring met zaaksystemen en applicaties (bijv. xxllnc, My-Lex/Mozard, iArchief, Rx.Mission) en metafunctionaliteiten; begrip van exportmogelijkheden en opslag binnen EU/EER.
• Sterke juridische affiniteit voor openbaarheidsbeperkingen en het opstellen van motiveringen/advisering richting archivaris en juristen.
• Bewezen vaardigheden in stakeholdermanagement, veranderen implementeren, plannen en risicoanalyse; ervaring in samenwerken met CISO, privacy officer en functioneel beheer.
• Resultaatgericht, communicatief vaardig, besluitvaardig en in staat om bestuurlijke besluitvoorbereiding en overdracht naar de lijnorganisatie te realiseren.
• Beschikbaarheid voor het realiseren van prioritaire leveringen binnen de gestelde termijnen (eerste plan van aanpak binnen 4 weken; vervolgresultaten tot en met Q4 2027).

Eisen

• Het tarief van de aangeboden kandidaat staat vast tot en met 31-12-2027. Daarna kan er maximaal éénmaal per jaar een voorstel tot prijsaanpassing aan de opdrachtgever plaatsvinden van maximaal 2,5%.
• Beschikbaar per 23 november 2026 voor minimaal 16 en maximaal 24 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief mogelijke verlengingen. Een aanbieding buiten deze bandbreedte wordt niet in behandeling genomen; de uren staan vast.
• Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen het informatie- en archiefbeheer van een Nederlandse overheidsorganisatie, waarvan minimaal één project als projectleider is doorlopen.
• Een aantoonbare beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau in woord en geschrift.

Wensen

• Aantoonbare kennis van de nieuwe Archiefwet 26/27, het Archiefbesluit en de Archiefregeling, opgedaan middels opleiding, werkervaring en/of cursus.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider bij de implementatie van wet- en regelgeving of een verandertraject in informatie- en archiefbeheer bij een gemeente.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het opstellen of actualiseren van een archiefverordening, besluit informatiebeheer, beheerregels of procesbeschrijvingen zoals vernietiging, vervanging en overbrenging.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het vertalen van archiefeisen naar de inrichting van zaaksystemen en de volgende punten: selectielijst, bewaartermijnen, beperkingsgronden openbaarheid en metadata.
• Aantoonbare werkervaring met MDTO en het DUTO-raamwerk.
• Aantoonbare werkervaring met een risicoanalyse informatiebeheer, een overzicht informatiehuishouding of passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid.

Competenties

• Plannen en organiseren: je brengt een breed implementatieplan terug tot een haalbare planning met heldere mijlpalen.
• Resultaatgericht werken: je levert concrete producten op en houdt de wettelijke termijnen scherp in beeld.
• Samenwerken: je werkt prettig samen met informatiespecialisten, functioneel beheer, juristen, de CISO en de regionale archiefdienst.
• Overtuigen: je krijgt draagvlak voor nieuwe werkwijzen bij proces- en systeemeigenaren.
• Tactisch gedrag: je voelt aan wat er bestuurlijk en ambtelijk speelt en stemt je aanpak daarop af.
• Analyserend vermogen: je vertaalt wetsartikelen naar concrete eisen voor processen en systemen.
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk): je schrijft heldere beleidsstukken, procesbeschrijvingen en adviezen voor het bestuur.