Opleidingsniveau
HBO/WO diploma in Projectmanagement of Sociaal Beleid
Salarisindicatie in loondienst
3000 - 4500
Indicatie uurtarief bij ZZP
4000 - 6000
Doorgroeimogelijkheden
Projectleider, Programma-manager, Management functies binnen de publieke sector
Competenties & vaardigheden
Communicatieve vaardigheden, Organisatorisch talent, Empathisch vermogen, Probleemoplossend denken, Proactieve werkinstelling
Gerelateerde functies
Projectmanager, Programma-coördinator, Administratief Medewerker, Ondernemende Projectleider
Functiebeschrijving
nDe rol van projectsecretaris is een veelzijdige en belangrijke functie binnen verschillende sectoren, vooral in organisaties die zich bezighouden met overheidstaken en sociaal beleid. Een projectsecretaris biedt cruciale ondersteuning in de planning, uitvoering en monitoring van projecten. Dit omvat het aansteken en ondersteunen van samenwerking binnen projectteams, het garanderen van een duidelijke communicatie en het waarborgen van de voortgang van het project. De projectsecretaris werkt aan het organiseren van meetings, het opstellen van documentatie en rapportages, en het digitaliseren van processen die leiden tot meer efficiëntie en transparantie.
nTypisch voor het werk als projectsecretaris is de variëteit aan zzp opdrachten en interim werk die beschikbaar zijn binnen de publieke sector. Veel projectsecretarissen vinden kansen binnen opdrachten overheid, waar vaak behoefte is aan tijdelijke ondersteuning bij het beheren van specifieke projecten. Het is essentieel dat projectsecretarissen beschikken over sterke organisationele vaardigheden en in staat zijn om zowel zelfstandig als in teamverband te functioneren. Hun rol omvat het creëren van duidelijke structuren die ervoor zorgen dat projectteams efficiënt kunnen opereren.
nEen projectsecretaris voert verschillende typicale taken uit. Dit kunnen onder andere zijn het plannen en coördineren van teamoverleggen, het bijhouden van actie- en besluitenlijsten en het managen van de digitale documentatie rondom projecten. Bovendien draagt de projectsecretaris bij aan de beoordeling van de voortgang van het project door bijvoorbeeld rapportages op te stellen en deze tegemoet te laten komen aan de wensen van de opdrachtgever. Omdat de rol zoveel vraagt van communicatie met verschillende stakeholders, zijn goede communicatieve vaardigheden in zowel de Nederlandse als de Engelse taal cruciaal.
nOm specialist te worden in de functie van projectsecretaris, omvat de weg naar expertise een combinatie van theoretische kennis en praktische ervaring. Een relevante opleiding, bij voorkeur op het gebied van projectmanagement of sociaal beleid, is een goed startpunt. Het opdoen van ervaring in verschillende opdrachten, vooral bij organisaties die betrokken zijn bij overheidsprojecten, biedt een waardevolle context voor de ontwikkeling van vaardigheden. Er zijn ook specifieke trainingen en cursussen beschikbaar voor projectmanagementtools, wat kan bijdragen aan het verbeteren van de effectiviteit van een projectsecretaris in hun rol. Het leren van nieuwe methodieken zoals DAS (Digitale Administratie Systemen) en trends in digitaal werken kan ook de carrièrekansen van een projectsecretaris aanzienlijk verbeteren.
Opleidingsniveau
HBO/WO diploma in Projectmanagement of Sociaal Beleid
Salarisindicatie in loondienst
3000 - 4500
Indicatie uurtarief bij ZZP
4000 - 6000
Doorgroeimogelijkheden
Projectleider, Programma-manager, Management functies binnen de publieke sector
Competenties & vaardigheden
Communicatieve vaardigheden, Organisatorisch talent, Empathisch vermogen, Probleemoplossend denken, Proactieve werkinstelling
Gerelateerde functies
Projectmanager, Programma-coördinator, Administratief Medewerker, Ondernemende Projectleider
Functiebeschrijving
nDe rol van projectsecretaris is een veelzijdige en belangrijke functie binnen verschillende sectoren, vooral in organisaties die zich bezighouden met overheidstaken en sociaal beleid. Een projectsecretaris biedt cruciale ondersteuning in de planning, uitvoering en monitoring van projecten. Dit omvat het aansteken en ondersteunen van samenwerking binnen projectteams, het garanderen van een duidelijke communicatie en het waarborgen van de voortgang van het project. De projectsecretaris werkt aan het organiseren van meetings, het opstellen van documentatie en rapportages, en het digitaliseren van processen die leiden tot meer efficiëntie en transparantie.
nTypisch voor het werk als projectsecretaris is de variëteit aan zzp opdrachten en interim werk die beschikbaar zijn binnen de publieke sector. Veel projectsecretarissen vinden kansen binnen opdrachten overheid, waar vaak behoefte is aan tijdelijke ondersteuning bij het beheren van specifieke projecten. Het is essentieel dat projectsecretarissen beschikken over sterke organisationele vaardigheden en in staat zijn om zowel zelfstandig als in teamverband te functioneren. Hun rol omvat het creëren van duidelijke structuren die ervoor zorgen dat projectteams efficiënt kunnen opereren.
nEen projectsecretaris voert verschillende typicale taken uit. Dit kunnen onder andere zijn het plannen en coördineren van teamoverleggen, het bijhouden van actie- en besluitenlijsten en het managen van de digitale documentatie rondom projecten. Bovendien draagt de projectsecretaris bij aan de beoordeling van de voortgang van het project door bijvoorbeeld rapportages op te stellen en deze tegemoet te laten komen aan de wensen van de opdrachtgever. Omdat de rol zoveel vraagt van communicatie met verschillende stakeholders, zijn goede communicatieve vaardigheden in zowel de Nederlandse als de Engelse taal cruciaal.
nOm specialist te worden in de functie van projectsecretaris, omvat de weg naar expertise een combinatie van theoretische kennis en praktische ervaring. Een relevante opleiding, bij voorkeur op het gebied van projectmanagement of sociaal beleid, is een goed startpunt. Het opdoen van ervaring in verschillende opdrachten, vooral bij organisaties die betrokken zijn bij overheidsprojecten, biedt een waardevolle context voor de ontwikkeling van vaardigheden. Er zijn ook specifieke trainingen en cursussen beschikbaar voor projectmanagementtools, wat kan bijdragen aan het verbeteren van de effectiviteit van een projectsecretaris in hun rol. Het leren van nieuwe methodieken zoals DAS (Digitale Administratie Systemen) en trends in digitaal werken kan ook de carrièrekansen van een projectsecretaris aanzienlijk verbeteren.
Omschrijving
Als projectsecretaris ondersteun je binnen team Samenleving van Gemeente Utrecht een inkooptraject rondom vrijwilligersondersteuning en mantelzorg.
Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van bijeenkomsten, het bewaken van voortgang en het vastleggen van afspraken en documenten.
Je fungeert als verbindende schakel tussen projectleider, inkoper, adviseurs, inwoners en externe partners en zorgt voor heldere communicatie.
Je beweegt soepel tussen organiseren, administreren en communiceren, signaleert knelpunten en draagt bij aan een transparant en inzichtelijk proces.
De opdracht betreft circa 14 uur per week, met variatie in inzet afhankelijk van de projectfase en goede kans op verlenging.
Vereist profiel
- HBO werk- en denkniveau (bijv. Bestuurskunde, Bedrijfskunde of Communicatie).
- Minimaal 2–3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol (projectsecretaris of projectondersteuner).
- Aantoonbare ervaring met projectondersteuning, coördinatie, verslaglegging en documentbeheer.
- Ervaring met het organiseren van bijeenkomsten met inwoners en stakeholders en met het bewaken van voortgang.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
- Kennis van projectmatig werken (bijv. PRINCE2 of IPMA-D) en ervaring met SharePoint en Teams.
- Nauwkeurig, organisatorisch sterk, proactief, communicatief vaardig, stressbestendig en flexibel.
- Bereidheid tot inzet van circa 14 uur per week, met flexibiliteit tijdens piekmomenten.
- Belangrijke randvoorwaarden: geen loondienst bij Gemeente Utrecht in de afgelopen 2 jaar; bij extern opdrachtwerk voor de gemeente in de afgelopen 6 maanden vooraf aangeven voor welke opdracht en periode.
- Administratieve verplichtingen: Nederlands CV in PDF, onderbouwing van competenties in motivatie, voorafgaande pre-employmentscreening en geldig legitimatiebewijs bij intake en start.
Eisen
- HBO werk- en denkniveau (bijvoorbeeld Bestuurskunde, Bedrijfskunde of Communicatie)
- Minimaal 2 tot 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, zoals projectsecretaris of projectondersteuner
- Ervaring met het ondersteunen van projecten en het coördineren van werkzaamheden
- Aantoonbare ervaring met het organiseren van bijeenkomsten
- Ervaring met verslaglegging, documentbeheer en voortgangsbewaking
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
- Kennis van projectmatig werken (bijvoorbeeld via PRINCE2 of IPMA-D)
- Ervaring met digitale samenwerkingsomgevingen zoals SharePoint en Teams
- Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest
- Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest
- Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands
- Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten
- De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd
Wensen
- Bij voorkeur HBO werk- en denkniveau (bijvoorbeeld Bestuurskunde, Bedrijfskunde of Communicatie).
- Minimaal 2 tot 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, zoals projectsecretaris of projectondersteuner is een pre.
- Het is een pre als je ervaring hebt met het ondersteunen van projecten en het coördineren van werkzaamheden.
- Ervaring met het organiseren van bijeenkomsten is een pre.
- Het is een pre om ervaring te hebben met verslaglegging, documentbeheer en voortgangsbewaking.
- Kennis van projectmatig werken (bijvoorbeeld via PRINCE2 of IPMA-D) is een pre.
- Ervaring met digitale samenwerkingsomgevingen zoals SharePoint en Teams is een pre.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, is een wens.