Opleidingsniveau
HBO/WO diploma in Projectmanagement of Sociaal Beleid
Salarisindicatie in loondienst
3000 - 4500
Indicatie uurtarief bij ZZP
4000 - 6000
Doorgroeimogelijkheden
Projectleider, Programma-manager, Management functies binnen de publieke sector
Competenties & vaardigheden
Communicatieve vaardigheden, Organisatorisch talent, Empathisch vermogen, Probleemoplossend denken, Proactieve werkinstelling
Gerelateerde functies
Projectmanager, Programma-coördinator, Administratief Medewerker, Ondernemende Projectleider
Functiebeschrijving
nDe rol van projectsecretaris is een veelzijdige en belangrijke functie binnen verschillende sectoren, vooral in organisaties die zich bezighouden met overheidstaken en sociaal beleid. Een projectsecretaris biedt cruciale ondersteuning in de planning, uitvoering en monitoring van projecten. Dit omvat het aansteken en ondersteunen van samenwerking binnen projectteams, het garanderen van een duidelijke communicatie en het waarborgen van de voortgang van het project. De projectsecretaris werkt aan het organiseren van meetings, het opstellen van documentatie en rapportages, en het digitaliseren van processen die leiden tot meer efficiëntie en transparantie.
nTypisch voor het werk als projectsecretaris is de variëteit aan zzp opdrachten en interim werk die beschikbaar zijn binnen de publieke sector. Veel projectsecretarissen vinden kansen binnen opdrachten overheid, waar vaak behoefte is aan tijdelijke ondersteuning bij het beheren van specifieke projecten. Het is essentieel dat projectsecretarissen beschikken over sterke organisationele vaardigheden en in staat zijn om zowel zelfstandig als in teamverband te functioneren. Hun rol omvat het creëren van duidelijke structuren die ervoor zorgen dat projectteams efficiënt kunnen opereren.
nEen projectsecretaris voert verschillende typicale taken uit. Dit kunnen onder andere zijn het plannen en coördineren van teamoverleggen, het bijhouden van actie- en besluitenlijsten en het managen van de digitale documentatie rondom projecten. Bovendien draagt de projectsecretaris bij aan de beoordeling van de voortgang van het project door bijvoorbeeld rapportages op te stellen en deze tegemoet te laten komen aan de wensen van de opdrachtgever. Omdat de rol zoveel vraagt van communicatie met verschillende stakeholders, zijn goede communicatieve vaardigheden in zowel de Nederlandse als de Engelse taal cruciaal.
nOm specialist te worden in de functie van projectsecretaris, omvat de weg naar expertise een combinatie van theoretische kennis en praktische ervaring. Een relevante opleiding, bij voorkeur op het gebied van projectmanagement of sociaal beleid, is een goed startpunt. Het opdoen van ervaring in verschillende opdrachten, vooral bij organisaties die betrokken zijn bij overheidsprojecten, biedt een waardevolle context voor de ontwikkeling van vaardigheden. Er zijn ook specifieke trainingen en cursussen beschikbaar voor projectmanagementtools, wat kan bijdragen aan het verbeteren van de effectiviteit van een projectsecretaris in hun rol. Het leren van nieuwe methodieken zoals DAS (Digitale Administratie Systemen) en trends in digitaal werken kan ook de carrièrekansen van een projectsecretaris aanzienlijk verbeteren.
Opleidingsniveau
HBO/WO diploma in Projectmanagement of Sociaal Beleid
Salarisindicatie in loondienst
3000 - 4500
Indicatie uurtarief bij ZZP
4000 - 6000
Doorgroeimogelijkheden
Projectleider, Programma-manager, Management functies binnen de publieke sector
Competenties & vaardigheden
Communicatieve vaardigheden, Organisatorisch talent, Empathisch vermogen, Probleemoplossend denken, Proactieve werkinstelling
Gerelateerde functies
Projectmanager, Programma-coördinator, Administratief Medewerker, Ondernemende Projectleider
Functiebeschrijving
nDe rol van projectsecretaris is een veelzijdige en belangrijke functie binnen verschillende sectoren, vooral in organisaties die zich bezighouden met overheidstaken en sociaal beleid. Een projectsecretaris biedt cruciale ondersteuning in de planning, uitvoering en monitoring van projecten. Dit omvat het aansteken en ondersteunen van samenwerking binnen projectteams, het garanderen van een duidelijke communicatie en het waarborgen van de voortgang van het project. De projectsecretaris werkt aan het organiseren van meetings, het opstellen van documentatie en rapportages, en het digitaliseren van processen die leiden tot meer efficiëntie en transparantie.
nTypisch voor het werk als projectsecretaris is de variëteit aan zzp opdrachten en interim werk die beschikbaar zijn binnen de publieke sector. Veel projectsecretarissen vinden kansen binnen opdrachten overheid, waar vaak behoefte is aan tijdelijke ondersteuning bij het beheren van specifieke projecten. Het is essentieel dat projectsecretarissen beschikken over sterke organisationele vaardigheden en in staat zijn om zowel zelfstandig als in teamverband te functioneren. Hun rol omvat het creëren van duidelijke structuren die ervoor zorgen dat projectteams efficiënt kunnen opereren.
nEen projectsecretaris voert verschillende typicale taken uit. Dit kunnen onder andere zijn het plannen en coördineren van teamoverleggen, het bijhouden van actie- en besluitenlijsten en het managen van de digitale documentatie rondom projecten. Bovendien draagt de projectsecretaris bij aan de beoordeling van de voortgang van het project door bijvoorbeeld rapportages op te stellen en deze tegemoet te laten komen aan de wensen van de opdrachtgever. Omdat de rol zoveel vraagt van communicatie met verschillende stakeholders, zijn goede communicatieve vaardigheden in zowel de Nederlandse als de Engelse taal cruciaal.
nOm specialist te worden in de functie van projectsecretaris, omvat de weg naar expertise een combinatie van theoretische kennis en praktische ervaring. Een relevante opleiding, bij voorkeur op het gebied van projectmanagement of sociaal beleid, is een goed startpunt. Het opdoen van ervaring in verschillende opdrachten, vooral bij organisaties die betrokken zijn bij overheidsprojecten, biedt een waardevolle context voor de ontwikkeling van vaardigheden. Er zijn ook specifieke trainingen en cursussen beschikbaar voor projectmanagementtools, wat kan bijdragen aan het verbeteren van de effectiviteit van een projectsecretaris in hun rol. Het leren van nieuwe methodieken zoals DAS (Digitale Administratie Systemen) en trends in digitaal werken kan ook de carrièrekansen van een projectsecretaris aanzienlijk verbeteren.
Beschrijving
Als projectsecretaris binnen het Projectmanagementbureau (PMB) ondersteun je de projectmanager bij complexe gebiedsontwikkelingen in de stad.
Je verzorgt de backoffice van projecten: projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten en andere beslisdocumenten.
Je bewaakt en rapporteert over de GROTICK-aspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit) en houdt continu structuur en overzicht gedurende alle projectfasen.
Je coördineert overleggen en bestuurlijke/ambtelijke besluitvorming, inclusief voorbereiding, agendering, verslaglegging en opvolging van besluiten en acties.
Je werkt intensief samen met interne en externe stakeholders, signaleert knelpunten en kansen, en draagt actief bij aan procesverbeteringen en heldere informatie-uitwisseling.
Vereist profiel
Wij zoeken een integer, resultaatgerichte en proactieve professional die zich goed weet te bewegen in een dynamische politiek-bestuurlijke omgeving.
- Ervaring met projectmatig werken en het beheren van projectdocumentatie en besluitvormingsprocessen.
- Bekendheid met GROTICK-principes en het vermogen voortgang, risico’s en prioriteiten te signaleren en te rapporteren.
- Sterke communicatieve vaardigheden: goed luisterend vermogen, duidelijke schriftelijke en mondelinge uitingen, en het vermogen om gevraagd en ongevraagd advies te geven.
- Flexibel, stressbestendig en ondernemend; je neemt initiatief en verantwoordelijkheid en werkt secuur en planmatig.
- Ervaring met coördinatie van overleggen, agendering, actielijsten en besluitopvolging; gevoel voor politieke sensitiviteit en meerdere belangen.
- Vaardig in samenwerken met diverse stakeholders en het bewaken van samenhang tussen overleggen, besluitvorming en informatiestromen.
- Affiniteit met gebiedsontwikkeling en het continu slimmer en efficiënter inrichten van werkprocessen.
- Goede beheersing van het Nederlands en basisvaardigheden met digitale hulpmiddelen (MS Office en projectregistratiesystemen).
Standplaats: Wilhelminakade 179, Gemeente Rotterdam — Projectmanagementbureau, cluster Stadsontwikkeling (PMB).
Eisen
- Je beschikt over minimaal een afgeronde hbo-opleiding;
- Je hebt minimaal 1,5 jaar werkervaring in een ondersteunende rol binnen projecten (zoals projectsecretaris, projectondersteuner of projectmedewerker) binnen een gemeentelijke organisatie, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
- Je hebt werkervaring met het organiseren en coördineren van overleggen, het bewaken van acties en het ondersteunen van besluitvorming;
- Je hebt werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving bij een overheidsorganisatie;
- Je hebt werkervaring met het opstellen van notities en/of bestuurlijke stukken en het samenwerken met interne en externe stakeholders.
Wensen
- Je hebt werkervaring met projecten binnen gebiedsontwikkeling en/of het fysieke domein, in een complexe bestuurlijke context met meerdere stakeholders en ruimtelijke opgaven, onderbouwd met minimaal twee concrete referentieprojecten.
- Je hebt werkervaring binnen een gemeente met minimaal 250.000 inwoners, inclusief samenwerking in een politiek-bestuurlijke omgeving, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
- Je beschikt over relevante certificeringen en trainingen, zoals PRINCE2, Lean Six Sigma en/of strategisch omgevingsmanagement.
- Je hebt werkervaring met procesverbetering en het optimaliseren van werkprocessen binnen projecten, inclusief het implementeren van verbeteringen in de praktijk.
- Je hebt werkervaring met procesoptimalisatie, digitalisering en stakeholdermanagement binnen complexe projecten.