Opleidingsniveau
MBO-4 (aantoonbaar werk- en denkniveau)
Salarisindicatie in loondienst
€2400 - €3400 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€35 - €75 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Managementsecretaresse, Officemanager, Projectcoördinator, Beleidsmedewerker
Competenties & vaardigheden
Organisatietalent, Communicatieve vaardigheden, Nauwkeurigheid, Proactief handelen
Gerelateerde functies
Managementsecretaresse, Projectondersteuner, Officemanager, Directieassistent
Functiebeschrijving
Als secretaresse voor directie- en projectondersteuning beheer je agenda’s van leidinggevenden en adviseurs, bewaak je afspraken en prioriteiten en coördineer je werkstromen tussen interne en externe partijen.
Je vervult gastvrouw- en receptietaken, verzorgt telefonie en de algemene inbox en regelt dagelijkse facilitaire en administratieve zaken.
Je stelt notulen en actielijsten op, onderhoudt relatiebestanden en ondersteunt bij werkbezoeken en het voorbereiden van presentaties en bijeenkomsten.
Salarisindicatie
Het bruto maandsalaris in vaste dienst ligt doorgaans tussen €2.400 en €3.400, afhankelijk van ervaring en omvang van het takenpakket.
Als zelfstandige of interim professional liggen de uurtarieven meestal tussen €35 en €75 per uur; tarieven verschillen per opdracht en opdrachtgever.
Veel zzp opdrachten en interim werk komen via aanbestedingen en platforms binnen, waarbij opdrachten overheid en lokale schaal invloed hebben op beloning.
Typische werkzaamheden
Dagelijks agendabeheer met prioritering, planning en uitnodigingsbeheer voor meerdere leidinggevenden.
Ontvangst van bezoekers, zaalreserveringen, reis- en bezoekcoördinatie en gastheer/gastvrouw-taken.
Beheer van telefooncentrale en algemene mailbox en het verzorgen van eerste lijn correspondentie en opvolging.
Voorraadbeheer, bestellingen, contact met financiële administratie en afhandeling van facilitaire zaken.
Notuleren, opstellen van actielijsten, bijhouden van relatiebestanden en ondersteunen van adviseurs bij presentaties en werkbezoeken.
Hoe word je specialist
Begin met mbo-4 en bouw minimaal twee jaar relevante werkervaring op in secretariaat of projectondersteuning.
Verdiep je in kantoorsoftware (Word, Excel, PowerPoint) en administratieve systemen zoals Oracle en inhuurplatforms zoals DAS.
Bouw ervaring op via vaste functies, zzp opdrachten, opdrachten overheid en interim werk om verschillende procedures en stakeholders te leren kennen.
Volg gerichte trainingen in agendamanagement, timemanagement en projectondersteuning en neem verantwoordelijkheid voor complexere dossiers om door te groeien naar managementsecretaresse of officemanager.
Opleidingsniveau
MBO-4 (aantoonbaar werk- en denkniveau)
Salarisindicatie in loondienst
€2400 - €3400 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€35 - €75 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Managementsecretaresse, Officemanager, Projectcoördinator, Beleidsmedewerker
Competenties & vaardigheden
Organisatietalent, Communicatieve vaardigheden, Nauwkeurigheid, Proactief handelen
Gerelateerde functies
Managementsecretaresse, Projectondersteuner, Officemanager, Directieassistent
Functiebeschrijving
Als secretaresse voor directie- en projectondersteuning beheer je agenda’s van leidinggevenden en adviseurs, bewaak je afspraken en prioriteiten en coördineer je werkstromen tussen interne en externe partijen.
Je vervult gastvrouw- en receptietaken, verzorgt telefonie en de algemene inbox en regelt dagelijkse facilitaire en administratieve zaken.
Je stelt notulen en actielijsten op, onderhoudt relatiebestanden en ondersteunt bij werkbezoeken en het voorbereiden van presentaties en bijeenkomsten.
Salarisindicatie
Het bruto maandsalaris in vaste dienst ligt doorgaans tussen €2.400 en €3.400, afhankelijk van ervaring en omvang van het takenpakket.
Als zelfstandige of interim professional liggen de uurtarieven meestal tussen €35 en €75 per uur; tarieven verschillen per opdracht en opdrachtgever.
Veel zzp opdrachten en interim werk komen via aanbestedingen en platforms binnen, waarbij opdrachten overheid en lokale schaal invloed hebben op beloning.
Typische werkzaamheden
Dagelijks agendabeheer met prioritering, planning en uitnodigingsbeheer voor meerdere leidinggevenden.
Ontvangst van bezoekers, zaalreserveringen, reis- en bezoekcoördinatie en gastheer/gastvrouw-taken.
Beheer van telefooncentrale en algemene mailbox en het verzorgen van eerste lijn correspondentie en opvolging.
Voorraadbeheer, bestellingen, contact met financiële administratie en afhandeling van facilitaire zaken.
Notuleren, opstellen van actielijsten, bijhouden van relatiebestanden en ondersteunen van adviseurs bij presentaties en werkbezoeken.
Hoe word je specialist
Begin met mbo-4 en bouw minimaal twee jaar relevante werkervaring op in secretariaat of projectondersteuning.
Verdiep je in kantoorsoftware (Word, Excel, PowerPoint) en administratieve systemen zoals Oracle en inhuurplatforms zoals DAS.
Bouw ervaring op via vaste functies, zzp opdrachten, opdrachten overheid en interim werk om verschillende procedures en stakeholders te leren kennen.
Volg gerichte trainingen in agendamanagement, timemanagement en projectondersteuning en neem verantwoordelijkheid voor complexere dossiers om door te groeien naar managementsecretaresse of officemanager.
Functieomschrijving
- Je plant en beheert de agenda’s van de directeur en de adviseurs van het programmabureau en bewaakt afspraken en prioriteiten.
- Je fungeert als gastheer/gastvrouw en organiseert de ontvangst van bezoekers, inclusief reserveringen en ontvangsten.
- Je beheert de telefooncentrale en de algemene inbox van het programmabureau en verzorgt de dagelijkse correspondentie.
- Je regelt de dagelijkse gang van zaken: voorraadbeheer, facilitaire zaken, bestellen van kantoorartikelen en contacten met de financiële administratie.
- Je maakt zo nodig notulen en actielijsten van vergaderingen en onderhoudt functionele contacten met interne en externe partners.
- Je beheert het relatiebestand en ondersteunt adviseurs bij werkbezoeken en het verzorgen van presentaties.
Vereist profiel
- Je bent klant- en servicegericht, handelt proactief en weet van aanpakken.
- Je hebt sterk organisatietalent en bewaakt structuur en overzicht, ook bij drukke agenda’s.
- Je werkt zowel zelfstandig als in teamverband resultaatgericht en neemt zelfstandig beslissingen.
- Je bent nauwkeurig en netjes in je werkwijze, waardoor je betrouwbare ondersteuning biedt.
- Je hebt gevoel voor de complexe omgeving waarin partners op Zuid opereren en gaat daar zorgvuldig en effectief mee om.
Locatie en functie: Mijnsherenlaan 6, Rotterdam — Gemeente Rotterdam, Secretaresse NPRZ - Directie Bestuurszaken (ADMINISTRATION)
Eisen
- Je beschikt over een mbo-4 werk en denkniveau. Dit is aantoonbaar uit eerdere werkervaring;
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse/projectondersteuner opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
- Je hebt werkervaring met Microsoft Office, denk hierbij aan Word, PowerPoint en Excel;
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
Wensen
- Je hebt werkervaring als secretaresse/projectondersteuner bij een gemeente met minimaal 160.000 inwoners;
- Je hebt werkervaring met het systeem Oracle.