Senior implementatiemanager zaaksysteem

Vacature: Senior implementatiemanager nieuw zaaksysteem VTH — Provincie Gelderland (Arnhem)

Korte beschrijving

De provincie Gelderland zoekt een ervaren Senior Implementatiemanager voor de integrale invoering van een nieuw zaaksysteem voor de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH).

De rol omvat niet alleen technische implementatie maar ook procesinrichting, verandermanagement, gebruikersadoptie, leverancierssturing, migratie, testmanagement en overdracht naar beheer.

De implementatiemanager is de verbindende schakel tussen management, gebruikers, leverancier, I&A, informatiebeheer/DIV en de beheerorganisatie en stuurt op samenhang en resultaten.

Opdracht is tijdelijk en afgebakend (circa 24–28 uur per week) met looptijd tot en met 31 januari 2028, eventueel verlengbaar.

Uiteindelijke oplevering: een stabiele, beheerste en geaccepteerde ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem binnen VTH.

Opdracht en scope

Zelfstandig afronden en opleveren van concrete producten binnen het implementatieprogramma: implementatieplan, procesinrichting, migratie, test- en acceptatieactiviteiten en overdracht naar beheer- en gebruikersorganisaties.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Opstellen en realiseren van een gedragen implementatieplan met mijlpalen, afhankelijkheden en beslismomenten; bewaken van scope, planning en risico's.
• Procesinrichting en verandermanagement: draagvlak creëren en zorgen voor succesvolle gebruikersacceptatie en ingebruikname.
• Stakeholder- en leveranciersmanagement: sturen op resultaat, kwaliteit en contractnaleving; tijdig escaleren bij knelpunten.
• Migratie: eindverantwoordelijkheid voor migratiestrategie, planning, kwaliteit, opschoning van dossiers en migratietesten; aansturen deelprojectleider migratie.
• Testen en acceptatie: realisatie en bewaking van UAT, ketentesten en proefmigraties; zorgen voor afhandeling bevindingen en complete overdracht.
• Periodieke stuurinformatie leveren over voortgang, kwaliteit, capaciteit, financiën en risico's aan programmanager realisatie VTH.

Randvoorwaarden

• Zelfstandige uitvoering binnen afgesproken looptijd en opleverresultaten; opdrachtnemer is geen regulier personeel van de provincie.
• Gemiddelde inzet circa 24–28 uur per week (indicatie, geen verplichte aanwezigheidstijd).
• Looptijd tot en met 31-01-2028; mogelijkheid tot verlenging afhankelijk van resultaat en behoefte.
• Provincie stuurt op resultaten en oplevermomenten, niet op werkwijze van opdrachtnemer.

Gewenst profiel (vereisten)

• Opleiding: hbo/wo niveau, bij voorkeur richting ICT, informatiebeheer, bedrijfskunde of vergelijkbaar.
• Ervaring: minimaal 5 jaar ervaring met implementatie van zaaksystemen of vergelijkbare informatiesystemen binnen overheden, bij voorkeur kennis van VTH-processen en zaakgericht werken.
• Competenties: sterk in verandermanagement, stakeholdermanagement, leverancierssturing en besluitvorming; verbindend en politiek-sensitief.
• Project- en programmavaardigheden: aantoonbare ervaring met implementatiesturing, projectbeheersing, testmanagement en migratiestrategieën.
• Technisch/informatiespecialisme: begrip van I&A, informatiebeheer/DIV en beheerorganisaties; ervaring met datamigratie en opschonen van dossiers is vereist.
• Communicatie: uitstekend schriftelijk en mondeling in het Nederlands; kan presenteren aan management en gebruikersgroepen.
• Beschikbaarheid: inzetbaarheid circa 24–28 uur per week en beschikbaarheid binnen de projectlooptijd (start zo spoedig mogelijk gewenst).
• Pre: certificeringen als Prince2/Prince2 Agile, Agile/Scrum of vergelijkbare projectmanagement- en verandermethodieken.
• Persoonlijke eigenschappen: resultaatgericht, oplossingsgericht, analytisch, besluitvaardig en stressbestendig.

Eisen

• Kandidaat is inzetbaar vanaf 16 november 2026 tot en met 31 januari 2028 voor circa 24 tot 28 uur per week; de inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met twee periodes van drie maanden.
• Afhankelijk van de beschikbaarheid is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits de kandidaat uiterlijk 7 december 2026 inzetbaar is voor minimaal 24 uur per week.
• Een CV van maximaal 5 pagina's A4 toevoegen; indien het CV langer is dan het toegestane aantal A4's wordt alleen het toegestane aantal A4's beoordeeld.
• Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat.
• In het CV moet de functienaam, de start- en einddatum (maand en jaar) van de werkzaamheden en het aantal gewerkte uren per week worden vermeld.
• Het CV dient apart op alle eisen en gunningscriteria kwaliteit een toelichting te geven waarmee wordt aangetoond dat de aangeboden kandidaat aan de eis of het gunningscriterium kwaliteit voldoet.
• Het aangeboden uurtarief ligt tussen minimaal € 110,- per uur en maximaal € 130,- per uur, inclusief alle kosten, exclusief BTW.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding.
• Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 4 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2017 - heden) als project-, programma- of implementatiemanager binnen een overheidsorganisatie, met verantwoordelijkheid voor planning, risicobeheersing, voortgangsrapportages en besluitvorming.
• Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring als implementatiemanager en/of programmamanager bij de implementatie van een bedrijfskritische SaaS-oplossing binnen een complexe organisatie, waarbij sprake was van procesverandering, inrichting van beheer en adoptie.
• Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal één datamigratie- of conversietraject succesvol uitgevoerd of aangestuurd, waaronder de migratieplanning, waarbij dossiers, documenten en metadata zijn voorbereid, opgeschoond, gevalideerd en gemigreerd naar een nieuw systeem.
• Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het analyseren en optimaliseren en implementeren van bedrijfsprocessen.

Wensen

• Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het aansturen van softwareleveranciers, waaronder het bewaken van contractafspraken en het managen van scopewijzigingen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
• Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het begeleiden van organisatieveranderingen binnen complexe implementatie- of digitaliseringstrajecten, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
• Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het organiseren en aansturen van testtrajecten, waaronder gebruikersacceptatietesten, integratie- en ketentesten en vrijgave naar productie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
• Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring opgedaan bij een softwareleverancier, implementatiepartner of consultancyorganisatie en begrijpt daardoor zowel de opdrachtgeversbelangen als de leveranciersbelangen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
• Kandidaat heeft aantoonbaar kennis van en ervaring met processen binnen Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) en/of implementatie van een VTH-systeem, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.