Opleidingsniveau
Minimaal HBO diploma
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4200 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€75 - €120 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Afdelingshoofd, Projectmanager
Competenties & vaardigheden
Communicatieve vaardigheden, Organisatietalent, Proactief werken, Rapportages opstellen, Flexibiliteit
Gerelateerde functies
Projectmanager, Office Manager, Administratief Medewerker
Functieomschrijving
De afdelingssecretaris is verantwoordelijk voor het efficiënt functioneren van een afdeling binnen een organisatie. Deze rol vereist uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden, evenals de capaciteit om met verschillende belanghebbenden en complexe situaties om te gaan. De afdelingssecretaris ondersteund het afdelingshoofd en zorgt ervoor dat de dagelijkse operationele taken soepel verlopen. Dit omvat het creëren en onderhouden van belangrijke documenten zoals memo's en besluiten, het coördineren van vraagstukken en het opvolgen van belangrijke acties.
Typisch salaris
In het huidige arbeidsklimaat ligt het salaris voor een afdelingssecretaris tussen de €3.000 en €4.200 per maand, afhankelijk van ervaring en specifieke verantwoordelijkheden. Voor zzp opdrachten en interim werk kunnen de tarieven hoger liggen, vaak tussen de €75 en €120 per uur, afhankelijk van het niveau van expertise en de eisen van de opdrachtgever, zoals opdrachten overheid en kortlopende projecten.
Typische functie taken
De afdelingssecretaris houdt zich bezig met een breed scala aan taken. Dit omvat het opstellen van rapportages en het bewaken van het afdelingsmanagementsysteem om de voortgang van projecten bij te houden. De persoon in deze functie organiseert reviews en ondersteunt de voorbereiding van belangrijke bijeenkomsten, zoals brainstormsessies of strategische planning dagen. Daarnaast fungeert de afdelingssecretaris als het centrale aanspreekpunt voor zowel tactische als strategische vraagstukken, wat necessitait dat hij of zij vaardig moet zijn in het omgaan met verschillende stakeholders binnen en buiten de afdeling.
Opleiding en groei
Om een specialist te worden in de rol van afdelingssecretaris is het belangrijk om een HBO diploma te hebben in een relevante richting, zoals Bestuurskunde of Bedrijfskunde. Daarnaast is het opdoen van werkervaring binnen een overheidsorganisatie of het IT-veld belangrijk. Door ervaring op te doen in vergelijkbare functies kan men doorgroeien naar hogere functies, zoals afdelingshoofd of projectmanager. Het volgen van trainingen of cursussen rondom bestuurskunde en communicatie kan ook bijdragen aan verdere groei binnen deze functie.
Opleidingsniveau
Minimaal HBO diploma
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4200 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€75 - €120 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Afdelingshoofd, Projectmanager
Competenties & vaardigheden
Communicatieve vaardigheden, Organisatietalent, Proactief werken, Rapportages opstellen, Flexibiliteit
Gerelateerde functies
Projectmanager, Office Manager, Administratief Medewerker
Functieomschrijving
De afdelingssecretaris is verantwoordelijk voor het efficiënt functioneren van een afdeling binnen een organisatie. Deze rol vereist uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden, evenals de capaciteit om met verschillende belanghebbenden en complexe situaties om te gaan. De afdelingssecretaris ondersteund het afdelingshoofd en zorgt ervoor dat de dagelijkse operationele taken soepel verlopen. Dit omvat het creëren en onderhouden van belangrijke documenten zoals memo's en besluiten, het coördineren van vraagstukken en het opvolgen van belangrijke acties.
Typisch salaris
In het huidige arbeidsklimaat ligt het salaris voor een afdelingssecretaris tussen de €3.000 en €4.200 per maand, afhankelijk van ervaring en specifieke verantwoordelijkheden. Voor zzp opdrachten en interim werk kunnen de tarieven hoger liggen, vaak tussen de €75 en €120 per uur, afhankelijk van het niveau van expertise en de eisen van de opdrachtgever, zoals opdrachten overheid en kortlopende projecten.
Typische functie taken
De afdelingssecretaris houdt zich bezig met een breed scala aan taken. Dit omvat het opstellen van rapportages en het bewaken van het afdelingsmanagementsysteem om de voortgang van projecten bij te houden. De persoon in deze functie organiseert reviews en ondersteunt de voorbereiding van belangrijke bijeenkomsten, zoals brainstormsessies of strategische planning dagen. Daarnaast fungeert de afdelingssecretaris als het centrale aanspreekpunt voor zowel tactische als strategische vraagstukken, wat necessitait dat hij of zij vaardig moet zijn in het omgaan met verschillende stakeholders binnen en buiten de afdeling.
Opleiding en groei
Om een specialist te worden in de rol van afdelingssecretaris is het belangrijk om een HBO diploma te hebben in een relevante richting, zoals Bestuurskunde of Bedrijfskunde. Daarnaast is het opdoen van werkervaring binnen een overheidsorganisatie of het IT-veld belangrijk. Door ervaring op te doen in vergelijkbare functies kan men doorgroeien naar hogere functies, zoals afdelingshoofd of projectmanager. Het volgen van trainingen of cursussen rondom bestuurskunde en communicatie kan ook bijdragen aan verdere groei binnen deze functie.
Beschrijving
Waternet zoekt een stevige en proactieve senior afdelingssecretaris die als rechterhand van de afdelingsmanager en het afdelings‑MT een sleutelrol vervult binnen de afdeling Beleid & Planvorming.
Je adviseert over de algehele bedrijfsvoering, complexe strategische processen en bestuurlijke dynamiek en bewaakt met een helikopterview de integrale samenhang van de afdeling.
Je bent verantwoordelijk voor strategische besluitvorming: je bereidt beleidsstukken en besluiten voor, coördineert het strategieproces en maakt managementrapportages en opvolging overzichtelijk en uitvoerbaar.
Je regisseert en leidt MT‑overleggen, stelt agenda’s op, bewaakt acties en levert gevraagd en ongevraagd advies als integer klankbord en sparringpartner voor strategisch- en concernadviseurs.
Daarnaast borg je de kwaliteit van documenten, organiseert en rapporteert interne en externe bezoeken en schakelt moeiteloos tussen interne en externe belangen, ook in complexe situaties.
Je werkt domeinoverstijgend en zorgt voor een strak bewaakte organisatorische koers die optimaal is ingebed in de divisie, met als resultaat strategische beleidsadviezen, effectief gestuurde MT‑processen en heldere managementrapportages.
Vereist profiel
- Hbo/wo-werk- en denkniveau; opleiding in bestuurskunde, bedrijfskunde, managementondersteuning of vergelijkbaar is een pré.
- Meerdere jaren ervaring (bij voorkeur ≥5 jaar) in een senior secretaresse‑ of managementondersteunende rol binnen een complexe of publieke organisatie; ervaring met MT‑processen is essentieel.
- Aantoonbare ervaring met strategieprocessen, opstellen en opvolgen van managementrapportages en coördinatie van besluitvorming.
- Sterke organisatorische vaardigheden, besluitvaardigheid en het vermogen om overleggen daadkrachtig te sturen en voortgang te bewaken.
- Politiek‑bestuurlijke sensitiviteit, integer optreden en uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie in het Nederlands; goede beheersing van het Engels is een pré.
- Proactieve werkhouding, analytisch vermogen, oog voor detail en kwaliteit, en vaardig in het verbinden van interne en externe stakeholders.
Standplaats: Amsterdam, Korte Ouderkerkerdijk 7 — Organisatie: Stichting Waternet — Functie: Afdelingssecretaris (Administratie)
Eisen
- Kandidaat is in het bezit van een relevante HBO/WO-opleiding (bijvoorbeeld Bestuurskunde, Bedrijfskunde), maar WO-denkniveau.
- Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring als (ambtelijk) secretaris, procesmanager of strategisch adviseur op MT-niveau.
- Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring bij een grote, complexe of politiek-bestuurlijke organisatie.
- Kandidaat is in het bezit van rijbewijs B
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
Wensen
- Verdeel hier 100 punten over de wensen (pré’s), bijvoorbeeld: Kandidaat heeft ervaring als afdelingssecretaris, directiesecretaresse of managementassistent (40p)
- Kandidaat heeft een HBO-/WO diploma in de richting van bestuurskunde, bedrijfskunde of officemanagement (30p)
- Kandidaat heeft ervaring bij een complexe organisatie, een drinkwaterbedrijf, Waterschap of gemeente (10p)
- Kandidaat voldoet aan de competenties (10p)
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (5p)
- Kandidaat is in het bezit van rijbewijs B (5p)