Bestuursecretaresse

Functieomschrijving

Een bestuurssecretaresse is verantwoordelijk voor het bieden van administratieve en organisatorische ondersteuning aan bestuursleden of andere hoge functionarissen binnen een organisatie, vaak in een overheidscontext. Deze rol omvat taken zoals agenda-beheer, coördinatie van vergaderingen, documentatie en notuleren van bijeenkomsten, alsook het onderhouden van contact met verschillende interne en externe partijen. Een bestuurssecretaresse moet niet alleen goed kunnen organiseren, maar ook beschikken over uitstekende communicatieve vaardigheden. Het vermogen om zelfstandig en proactief te werken is essentieel, net als aandacht voor detail en kwaliteit. In deze functie is het van groot belang om een gestructureerde werkhouding aan te nemen en te kunnen omgaan met de dynamiek van een bestuurlijke omgeving.

Salarisindicatie

Het salaris van een bestuurssecretaresse kan variëren op basis van ervaring, opleiding en de specifieke omstandigheden van de rol. Bij opdrachten in interim werk of zzp opdrachten kan het uurtarief liggen tussen de €40 en €60, afhankelijk van de complexiteit van de taken en de verantwoordelijkheden. Voor opdrachten overheid en projecten die via een uitzend- of detacheringsorganisatie worden gevuld, kan hetzelfde tarief gelden, maar is er doorgaans ook ruimte voor onderhandelingen op basis van de opleiding en ervaring van de kandidaat.

Typische functietaken

De typische taken van een bestuurssecretaresse omvatten het organiseren van bijeenkomsten, zowel intern als extern, en zorgen voor een juiste documentatie van alle afspraken. Het is ook gebruikelijk om aantekeningen te maken tijdens vergaderingen en deze om te zetten in notulen. Daarnaast moeten bestuurssecretaresses vaak contact onderhouden met verschillende stakeholders en kunnen zij gevraagd worden om ondersteuning te bieden bij buitenlandse reizen van bestuurders. Het werken met software zoals Microsoft Office, maar ook specifieke archiveringssystemen en andere digitale hulpmiddelen maken ook deel uit van de dagelijkse werkzaamheden. Het is van groot belang om te kunnen werken met toepassingen als DAS en iBabs, die helpen bij het beheer van digitale vergaderstukken en archieven.

Specialisatie in de functie

Om specialist te worden in de rol van bestuurssecretaresse, is het aan te raden om ervaring op te doen in verschillende bestuurlijke omgevingen. Dit kan door middel van verschillende opdrachten binnen de overheid of via zzp opdrachten. Verdere ontwikkeling kan worden gestimuleerd door gerichte trainingen en cursussen die vaardigheden zoals notuleren, projectmanagement en communicatie bevorderen. Ook het netwerken en het leren van collega's binnen het vakgebied spelen een belangrijke rol in de carrièreontwikkeling. Over tijd kunnen ervaren bestuurssecretaresses doorgroeien naar hogere functies, zoals managementondersteuner of office manager, waarbij ze een bredere verantwoordelijkheid krijgen over teams en processen.