Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer

In het kort

Maak het verschil als coördinerend adviseur en combineer operationele aansturing met inhoudelijke expertise in informatiemanagement en documentbeheer.

Draag bij aan een betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding voor één van de grootste infrastructurele programma’s van Nederland.

Leid en ondersteun het team Informatiemanagement als meewerkend voorman: verdeel werkzaamheden, bewaak voortgang en rapporteer over kwaliteit en risico’s.

Werk praktisch aan inrichting, optimalisatie en borging van SharePoint Online, metadata, archiefstructuren en bredere Microsoft 365-oplossingen.

Samenwerken in een betrokken team, bijdragen aan archiefmigraties en implementatie- en verandertrajecten binnen Zuidasdok.

Opdrachtomschrijving

Als Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer ben je de rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma en verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het team Informatiemanagement.

Je geeft operationele richting, verdeelt en bewaakt werkzaamheden, signaleert knelpunten en rapporteert over voortgang, kwaliteit en risico’s.

Inhoudelijk werk je mee aan het inrichten en optimaliseren van informatie- en archiefprocessen en implementeer je duurzame oplossingen binnen SharePoint Online en Microsoft 365.

Je ondersteunt migraties, analyseert werkprocessen en doet voorstellen voor automatisering en procesverbetering, passend binnen de projectopzet van Zuidasdok.

Vereist profiel

• Opleiding: hbo/wo denk- en werkniveau, bij voorkeur in informatiemanagement, ICT, archivistiek of vergelijkbaar.
• Ervaring: meerdere jaren ervaring met informatiemanagement, documentbeheer en operationele aansturing in complexe projecten; aantoonbare ervaring met SharePoint Online en Microsoft 365.
• Vaardigheden: hands-on kennis van metadata, archiefstructuren, migraties en automatiseringsmogelijkheden; ervaring met het opzetten van voortgangs- en managementinformatie.
• Competenties: sterk in leidinggeven, organiseren, stakeholdermanagement en het vertalen van complexe informatievraagstukken naar praktische oplossingen.
• Taal en houding: uitstekende beheersing van het Nederlands (mondeling en schriftelijk), proactief, verbindend en resultaatgericht.

Resultaatverwachting

In de eerste drie maanden: inzicht in teamactiviteiten, een duidelijke overleg- en voortgangsstructuur, en een kaart met belangrijkste risico’s en verbeterkansen.

In het eerste jaar: gestructureerde dagelijkse aansturing, gedocumenteerde en waar mogelijk geautomatiseerde informatie- en archiefprocessen, en periodieke managementinformatie over voortgang, kwaliteit en risico’s.

Locatie en opdrachtgever

Strawinskylaan 59, 1077 XW Amsterdam — Gemeente Amsterdam, Zuidasdok (ICT).

Eisen

• Eis - Werkervaring (Werkgever van) kandidaat verklaart dat er vanuit de onderneming geen sprake is van belangenverstrengeling met Zuidasdok Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
• Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar werkervaring met informatiemanagement, informatiebeheer of digitale transformatie binnen een publieke of complexe projectorganisatie. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
• Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met SharePoint Online en met het inrichten, optimaliseren of migreren van informatie- en archiefprocessen. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
• Eis - Werk- en denkniveau De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
• Eis - Opleiding De aangeboden kandidaat heeft minimaal een afgeronde hbo-opleiding, of aantoonbaar hbo-werk- en denkniveau, op het gebied van informatiemanagement, informatiebeheer, bedrijfskunde of een vergelijkbare richting Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet wordt het gesprek beëindigd en de offerte terzijde gelegd.

Wensen

• Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring als coördinator of meewerkend voorman en met het operationeel aansturen van een team of uitvoerende werkzaamheden. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
• Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft aantoonbaar uitgebreide kennis van Microsoft 365, in het bijzonder SharePoint Online, en kan bibliotheken, metadata en archiefstructuren beheren Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
• Wens -Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met archiefmigraties, implementatie- en verandertrajecten en het verbeteren van informatieprocessen. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
• Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat combineert een hands-on instelling met ervaring in data- en procesanalyse, dashboards of automatisering en in het trainen en ondersteunen van gebruikers. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
• Wens - Toevoegen motivatie Beschrijf in een korte motivatie van maximaal 1 A4 waarom de kandidaat geschikt is als rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma, hoe de kandidaat het team Informatiemanagement operationeel aanstuurt en tegelijk inhoudelijk meewerkt, en op welke wijze de kandidaat voldoet aan de eisen en wensen. Uw motivatie zal worden besproken tijdens het interview, indien de kandidaat hiervoor wordt uitgenodigd.

Competenties

• Toetsing van de competentie: Analytisch vermogen Gevorderd niveau
• Toetsing van de competentie: Kwaliteitsgerichtheid Gevorderd niveau
• Toetsing van de competentie: Groepsgericht leidinggeven Gevorderd niveau
• Toetsing van de competentie: Coachen Gevorderd niveau
• Toetsing van de competentie: (Aan)sturen Gevorderd niveau
• Toetsing van de competentie: Resultaatgerichtheid: Gevorderd niveau