Opleidingsniveau
Minimaal MBO met aantoonbaar HBO denk- en werkniveau; bij voorkeur opleiding in informatiemanagement
Salarisindicatie in loondienst
€2800 - €4200 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€300 - €550 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Records Manager, Informatiemanager, Teamleider Informatiebeheer, Projectmanager Documentaire Zaken
Competenties & vaardigheden
Documentmanagement, Metadatering, Classificatie en waardering, Communicatie, Training en instructie
Gerelateerde functies
Records Manager, Informatiemanager, Archivaris, Informatieadviseur
Functiebeschrijving
Een Documentalist beheert digitale en fysieke documentenstromen binnen projecten en processen, richt DMS-structuren in en bewaakt naleving van bewaartermijnen en wetgeving zoals AVG en WOO. De functie omvat metadatering, classificatie, waarderingsbesluiten en het organiseren van overdrachten naar het centrale archief of DAS. De professional ondersteunt en coacht projectteams bij informatiehuishouding, stelt werkinstructies op en lost operationele issues op in samenwerking met functioneel beheer. Deze rol komt voor in interim werk, opdrachten overheid en zzp opdrachten waarbij vakmanschap in digitaal archiveren centraal staat.
Salarisindicatie
Op basis van ervaring varieert een vaste functie op mbo/hbo-niveau doorgaans tussen €2.800 en €4.200 bruto per maand. Voor interim werk en zzp opdrachten liggen dagtarieven meestal tussen €300 en €550 netto per dag afhankelijk van specialisatie en opdrachtgever. Opdrachten overheid hanteren soms maximale tarieven en kortere inzetperioden, wat tariefonderhandelingen en positionering beïnvloedt. Salaris en tarief hangen verder af van kennis van systemen zoals M365/SharePoint en DAS.
Typische werkzaamheden
Dagelijkse taken bestaan uit registreren en metadateren van documenten, toepassen van ordeningsplannen, opstellen van autorisatiematrices en classificeren volgens waarderingsregels. Daarnaast hoort het verzorgen van trainingen, het schrijven van handleidingen en overdrachtsplannen tot het takenpakket en het aansturen van gebruikersondersteuning richting Lokaal Functioneel Beheer. De functie vereist controleren van archiefoverdrachten, oplossen van operationele issues in DMS en adviseren over verbeteringen in applicaties zoals M365 SharePoint en DAS. Communicatie met projectmedewerkers en het borgen van compliance vormen doorlopende verantwoordelijkheid.
Hoe word je specialist
Je start met een relevante mbo- of hbo-opleiding en bouwt ervaring op met een DMS en digitaal archiveren in praktijkprojecten. Volg gespecialiseerde trainingen in record management, wet- en regelgeving en leer werken met M365/SharePoint en DAS om technische expertise te verdiepen. Doe ervaring op via interim werk, opdrachten overheid of zzp opdrachten om verschillende dossiers en processen te doorgronden. Ontwikkel didactische vaardigheden door trainingen te geven en groei door naar rollen als senior records manager of informatiemanager door projectleiding en beleidsontwikkeling.
Opleidingsniveau
Minimaal MBO met aantoonbaar HBO denk- en werkniveau; bij voorkeur opleiding in informatiemanagement
Salarisindicatie in loondienst
€2800 - €4200 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€300 - €550 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Records Manager, Informatiemanager, Teamleider Informatiebeheer, Projectmanager Documentaire Zaken
Competenties & vaardigheden
Documentmanagement, Metadatering, Classificatie en waardering, Communicatie, Training en instructie
Gerelateerde functies
Records Manager, Informatiemanager, Archivaris, Informatieadviseur
Functiebeschrijving
Een Documentalist beheert digitale en fysieke documentenstromen binnen projecten en processen, richt DMS-structuren in en bewaakt naleving van bewaartermijnen en wetgeving zoals AVG en WOO. De functie omvat metadatering, classificatie, waarderingsbesluiten en het organiseren van overdrachten naar het centrale archief of DAS. De professional ondersteunt en coacht projectteams bij informatiehuishouding, stelt werkinstructies op en lost operationele issues op in samenwerking met functioneel beheer. Deze rol komt voor in interim werk, opdrachten overheid en zzp opdrachten waarbij vakmanschap in digitaal archiveren centraal staat.
Salarisindicatie
Op basis van ervaring varieert een vaste functie op mbo/hbo-niveau doorgaans tussen €2.800 en €4.200 bruto per maand. Voor interim werk en zzp opdrachten liggen dagtarieven meestal tussen €300 en €550 netto per dag afhankelijk van specialisatie en opdrachtgever. Opdrachten overheid hanteren soms maximale tarieven en kortere inzetperioden, wat tariefonderhandelingen en positionering beïnvloedt. Salaris en tarief hangen verder af van kennis van systemen zoals M365/SharePoint en DAS.
Typische werkzaamheden
Dagelijkse taken bestaan uit registreren en metadateren van documenten, toepassen van ordeningsplannen, opstellen van autorisatiematrices en classificeren volgens waarderingsregels. Daarnaast hoort het verzorgen van trainingen, het schrijven van handleidingen en overdrachtsplannen tot het takenpakket en het aansturen van gebruikersondersteuning richting Lokaal Functioneel Beheer. De functie vereist controleren van archiefoverdrachten, oplossen van operationele issues in DMS en adviseren over verbeteringen in applicaties zoals M365 SharePoint en DAS. Communicatie met projectmedewerkers en het borgen van compliance vormen doorlopende verantwoordelijkheid.
Hoe word je specialist
Je start met een relevante mbo- of hbo-opleiding en bouwt ervaring op met een DMS en digitaal archiveren in praktijkprojecten. Volg gespecialiseerde trainingen in record management, wet- en regelgeving en leer werken met M365/SharePoint en DAS om technische expertise te verdiepen. Doe ervaring op via interim werk, opdrachten overheid of zzp opdrachten om verschillende dossiers en processen te doorgronden. Ontwikkel didactische vaardigheden door trainingen te geven en groei door naar rollen als senior records manager of informatiemanager door projectleiding en beleidsontwikkeling.
Documentalist / Adviseur Informatiebeheer — Rijkswaterstaat (Utrecht & Lelystad)
Wij zoeken een ervaren Documentalist/Records Manager voor drie projecten binnen het hoofdwatersysteem en vaarwegennet in Midden-Nederland: Programma Rijkskeringen (woensdag, Utrecht), Stormvloedkering Ramspol (maandag, Lelystad) en Vaarwegen Noord (dinsdag, Lelystad).
De opdracht richt zich op documentmanagement, digitaal archiveren, dossierbeheer en het coachen en ondersteunen van projectteams bij de informatiehuishouding volgens RWS-richtlijnen.
Belangrijke werkzaamheden zijn registreren, metadateren, ordenen, waarderen en classificeren van documenten; bijhouden van ordeningsplannen; autorisatiematrices; en het overdragen van afgeronde dossiers aan het centraal archief.
De rol omvat ook het geven van trainingen, het opstellen van werkinstructies en overdrachtsplannen, het oplossen van operationele issues richting Lokaal Functioneel Beheer en het doen van verbeteruitvragen voor applicaties.
Werken gebeurt in teamverband onder begeleiding van Managers Projectbeheersing; de opdracht kent expliciete teamdagen op locatie en vereist goede communicatie met projectmedewerkers.
Vereist profiel
Eisen
- HBO denk- en werkniveau aantoonbaar, met afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
- Aantoonbare ervaring en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
- Aantoonbare ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies, handleidingen en overdrachtsdocumentatie.
- Beheersing van de Nederlandse taal (woord en geschrift) en beschikbaarheid op de afgesproken teamdagen op locatie.
Wensen & Competenties
- Kennis van en ervaring met relevante kaders en regelgeving (bijv. WOO, AVG, Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid).
- Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint is een pre.
- Competenties: analytisch vermogen, klantgerichte en dienstverlenende houding, hands-on mentaliteit, nauwkeurigheid en omgevingsbewustzijn.
- Sterke communicatieve vaardigheden, didactische kwaliteiten voor het instrueren van gebruikers, proactieve instelling en goede plannings- en organisatievaardigheden.
- Zelfstandigheid, leervermogen en het vermogen om werkbare oplossingen te bedenken en teamleden te coachen in hun verantwoordelijkheden voor documentbeheer.
Eisen
- Kandidaat beschikt aantoonbaar minimaal over HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
- Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
- Aantoonbaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
- Aantoonbaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.
- Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS.
- Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen.
- Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
- Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld.
- AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.
- Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie.
- Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen.
- Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden.
- Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
Wensen
- Het is een pre als de kandidaat aantoonbare kennis van en ervaring met het toepassen van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld WOO, AVG, Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid) heeft.
- Bij voorkeur beschikt de kandidaat over ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
- De mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek) is een wens.