Managementassistent / Projectondersteuner

Functieomschrijving

In deze rol ondersteun je de teammanagers van de afdeling Onderwijs door afspraken voor te bereiden, overleggen te plannen en de agenda van teammanager(s) te beheren met oog voor relevantie en haalbaarheid.

Je organiseert teamdagen en grotere overleggen, regelt locatie, faciliteiten, catering en andere benodigdheden en stemt af met externe partners.

Als ondersteunend projectmedewerker beschrijf en toets je werkprocessen van het team managementondersteuning, en doe je voorstellen voor positionering binnen de informatiestructuur van de afdeling.

Je werkt in een klein subteam met vier andere managementondersteuners, hebt regelmatig werkoverleg en veel contact via mail, telefoon en op kantoor; thuiswerken wisselt af met kantoordagen.

De functie maakt deel uit van de afdeling Onderwijs binnen de directie Sport, Onderwijs en Cultuur van de gemeente Rotterdam, met als doel de kwaliteit van het Rotterdamse onderwijs te verbeteren en leerlingen naar de beste kwalificatie te brengen.

Vereist profiel

• Opleiding: minimaal mbo-niveau 4 afgerond.
• Werkervaring: minimaal 6 maanden als managementassistent binnen een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.
• Agenda-ervaring: ervaring met beheren en coördineren van de agenda van een afdelingshoofd of directielid, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.
• Ervaring met werken onder deadlines en met bestuurlijke afspraken, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.
• Persoonlijke eigenschappen: sterk organiserend en planmatig, gestructureerd, resultaatgericht, punctueel en gewend aan deadlines.
• Vaardigheden: communicatief sterk, makkelijk contacten leggen, goed samenwerken, zelfstandig kunnen werken, proactief en in staat voorstellen te doen.
• Affiniteit: interesse in het sociaal domein en bij voorkeur het thema onderwijs en ontwikkelen.
• Proceservaring: ervaring met het beschrijven, afstemmen en uitwerken van werkprocessen is een pré en draagt bij aan succes in deze rol.

Eisen

• Je hebt minimaal een mbo-niveau 4 opleiding afgerond;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring als managementassistent binnen een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt werkervaring met het beheren en coördineren van de agenda van een afdelingshoofd óf directie-lid, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt werkervaring met deadlines én met bestuurlijke afspraken, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.

Wensen

• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met het werken voor teammanagers in een gemeente met meer dan 160.000 inwoners waarbij je afspraken hebt gemaakt met én voor onderwijs-organisaties;
• Je hebt minimaal 3 maanden werkervaring met het beschrijven en vastleggen van werkprocessen binnen een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
• Je hebt minimaal 3 maanden werkervaring met bestellingen via het systeem Oracle;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring binnen het sociaal domein of binnen het onderwijs / opleidingsdomein.
• De directie en afdeling
• De afdeling onderwijs is onderdeel van de directie Sport, Onderwijs, en Cultuur van de gemeente Rotterdam. Een directie die gedreven wordt door passie en met een hart voor Rotterdam. De directie biedt álle Rotterdammers de mogelijkheden en tools om hun kwaliteiten op verschillende vlakken te ontdekken, te ontwikkelen en in te zetten. Om te leren, te bewegen, uit te blinken, te recreëren, te inspireren, te ervaren, en te ontspannen. Om te léven. Wij geloven dat iedere Rotterdammer eerlijke kansen verdient en zijn ervan overtuigd dat we verschil kunnen maken. Wij geloven dat sport, onderwijs en cultuur van grote maatschappelijke waarde zijn. Sport, onderwijs en cultuur maken Rotterdammers fysiek en mentaal gezonder, weerbaarder, gelukkiger, creatiever, kansrijker, zelfredzamer, gelijker, en socialer. Alles waar we aan werken verrijkt Rotterdam(mers).
• De afdeling onderwijs heeft als doel het verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs en bevorderen dat het Rotterdamse onderwijs zijn leerlingen naar de beste kwalificatie brengt. De afdeling bestaat uit 5 teams; het team Jonge Kind&Bedrijfsvoering, het team Primair Onderwijs, het team Voortgezet Onderwijs, het team MBO/HBO/WO&managementondersteuning en het team Onderwijshuisvesting.
• Als MA werk je samen in een subteam met vier andere management ondersteuners. Iedere MA is gekoppeld aan één of twee teamleiders. Dit kleine team werkt veel samen en pakt met elkaar de behoeften en vragen van de teamleiders en van de teams op. Je hebt regelmatig een werkoverleg en veel contact via mail, telefoon en op kantoor. Thuiswerken en op kantoor werken wisselt elkaar af. Hier maak je samen afspraken over.