Operationeel Adviseur Recordsmanagement

Beschrijving van de opdracht

Het Kadaster zoekt binnen de directie Data, Governance en Vernieuwing (DGV) een operationeel adviseur Recordsmanagement voor uitvoeringstaken rond archivering en het WOO‑proces.
De rol omvat zowel recordsmanagementactiviteiten (advies, inventarisatie, voorbereiding van vernietiging en overbrenging) als de inrichting, monitoring en doorlopende verbetering van het actieve en passieve WOO‑proces.
De adviseur werkt nauw samen met de strategisch recordsmanager en tactisch adviseur en neemt deels taken over van de huidige ingehuurde medewerker die het WOO‑proces inricht.
Praktische taken zijn onder meer het uitdragen en ondersteunen van het WOO‑proces, het begeleiden van grote WOO‑verzoeken, werkplekondersteuning en het bewaken van uniforme Kadasterbrede werkwijzen.
Er wordt gewerkt met tools en methoden zoals eData voor anonimisatie/publicatie, DMS/RMA, Microsoft 365 (SharePoint & Teams), Agile/Kanban (Jira) en de Selectielijst Kadaster; de taken moeten tijdens de inhuurperiode stapsgewijs overdraagbaar zijn aan een interne collega.
Standplaats: Apeldoorn; werkzaamheden richten zich op operationele uitvoering, kwaliteitsbewaking en het stimuleren van uniforme informatiemanagementpraktijken binnen de directie.

Vereist profiel

• Aantoonbare werkervaring met recordsmanagement en archiefzorg, bij voorkeur binnen (semi‑)publieke organisaties en bekend met de Archiefwet.
• Kennis van en ervaring met de Wet open overheid (WOO): uitvoering, begeleiding van passieve en actieve verzoeken en rapportage van activiteiten.
• Ervaring met DMS/RMA en Microsoft 365 (SharePoint & Teams); vaardigheid om systeemknelpunten te signaleren en gebruikersinstructies te verzorgen.
• Bekend met selectie, vernietiging en overbrenging volgens de Selectielijst Kadaster en praktijkervaring met voorbereidingen voor archiefbewaarplaats.
• Pragmatisch adviesvaardig: vertalen van tactische richtlijnen naar praktische werkafspraken en laagdrempelig aanspreekpunt voor collega’s.
• Ervaring met procesinrichting, monitoring en continue verbetering; vaardigheid met Agile/Kanban‑werkwijze (Jira) is een pré.
• Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden, met het vermogen om kennisoverdracht en kennissessies te geven en collega’s te ondersteunen.
• Analytisch en proactief: signaleren van operationele risico’s, gebruikerswensen en knelpunten en deze bespreken met producteigenaren.
• Zelfstandig, klantgericht en samenwerkingsgericht; bereidheid om taken stapsgewijs over te dragen aan een interne adviseur.
• Vloeiend Nederlands in woord en geschrift; beschikbaar voor inzet op locatie Apeldoorn.

Eisen

• De inschrijver sluit een driepartijen detacheringsovereenkomst af, waarbij de inschrijver als werkgever van de inhuurkracht, de inhuurkracht als betrokkene en het Kadaster als inlener ondertekent. Let wel, de inschrijver en de inhuurkracht dienen hiervoor een (civielrechtelijke) arbeidsovereenkomst te hebben gesloten. Indien de inschrijver niet aan deze eis voldoet, wordt de inschrijving ter zijde gelegd.
• Een maximum uurtarief van € 100,00 exclusief btw, inclusief woon-werkverkeer en fee Flextender en overige kosten.
• Het CV dient in het Nederlands te zijn opgesteld en mag niet langer zijn dan maximaal 6 pagina’s A4. De motivaties op de eisen en de antwoorden op de gunningscriteria dienen binnen het opgegeven aantal pagina’s te worden opgenomen!
• De kandidaat beheerst de Nederlandse taal vloeiend, in woord en geschrift.
• De kandidaat heeft aantoonbare operationele ervaring met de Archiefwet en aansluitende regelgeving, minimaal 2 jaar, aan te tonen via eerdere werkgevers dan wel opdrachten.
• De kandidaat heeft minimaal een afgeronde HBO-opleiding in de richting van Informatiemanagement, Archiefwetenschap (bijv. Archiefwetenschap II) of een vergelijkbare relevante discipline.
• De kandidaat is beschikbaar om minimaal 2 dagen in de week op het kantoor de Grift in Apeldoorn aanwezig te zijn en kan zich voor minimaal 32 en maximaal 36 uur committeren aan de opdracht.

Wensen

• Werkervaring met operationeel informatie- en archiefbeheer (Recordmanagement).
• Werkervaring met de Wet open overheid (Woo).
• Aanpak/motivatie voor werkplekondersteuning en uniformiteit.

Competenties

• Resultaatgericht: Je bent gedreven om concrete resultaten te behalen en zorgt ervoor dat werkzaamheden succesvol en tijdig worden afgerond.
• Analytisch vermogen: Je kunt praktische knelpunten en complexe vraagstukken van gebruikers snel doorgronden, operationele risico’s identificeren en deze omzetten in heldere, bruikbare adviezen voor op de werkvloer.
• Verbindend vermogen: Je fungeert als de verbindende schakel tussen de eigen directie en het Virtueel Team en creëert draagvlak op de afdelingen.
• Overtuigingskracht: Je weet medewerkers te overtuigen van de noodzaak van goed informatiebeheer.
• Communicatief sterk: Je bent in staat om zowel mondeling als schriftelijk helder en laagdrempelig te communiceren en vertaal je tactische inrichtingsoplossingen naar praktische werkafspraken.
• Initiatiefrijk: Je wacht niet af en signaleert zelfstandig verbetermogelijkheden in de dagelijkse praktijk en pakt deze op binnen de directie.
• Proactief: Je koppelt knelpunten, waaronder situaties waar beleid niet aansluit op de praktijk, proactief terug naar de tactisch adviseur.
• Hands-on: Je werkt graag in een team en bent niet bang om de handen uit de mouwen te steken, bijvoorbeeld bij het daadwerkelijk uitvoeren van de vernietiging of het inventariseren van archieven.
• Kwaliteitsgericht: Je streeft altijd naar de hoogste kwaliteit in je werk.
• In staat kennis over te dragen aan anderen: Je bent een geduldige vraagbaak voor medewerkers en weet kennis over informatiebeheer en systemen op een begrijpelijke manier over te dragen, bijvoorbeeld via korte werkinstructies of dagelijkse begeleiding on-the-job.