Projectsecretaresse

Beschrijving van de functie

Een projectsecretaresse ondersteunt projectteams bij de uitvoering van projecten en zorgt voor het organisatorische en administratieve kloppend houden van projectprocessen. De rol richt zich op het voorbereiden en faciliteren van vergaderingen, het opstellen en verspreiden van vergaderstukken, het maken van notities en het opvolgen van actiepunten. Daarnaast omvat de functie het beheer van projectcommunicatie via de projectmailbox en digitale platforms zoals SharePoint en Teams, het bijhouden van het projectarchief en het zorgen voor correcte en professionele correspondentie in de huisstijl. De functie komt veel voor binnen publieke en private projecten en is inzetbaar via vaste contracten, interim werk of als zzp opdrachten; opdrachtgevers variëren van bedrijven tot opdrachten overheid.

Gebruikelijk salaris

Het salaris van een projectsecretaresse hangt af van de contractvorm, ervaring en sector. Bij een vast dienstverband in de publieke sector wordt vaak gewerkt binnen een schaal gelijk aan schaal 6 van veel cao's, met een bruto maandsalaris dat bij fulltime inzet doorgaans tussen circa €2.400 en €3.400 ligt, afhankelijk van trede en lokale afspraken. Bij interim werk of bij inzet via een detacheringsbureau ligt het tarief hoger omdat werkgeverslasten en marges worden doorberekend. Voor zzp opdrachten zien zelfstandige projectsecretaresses vaak uurprijzen vanaf ongeveer €35 tot €65 per uur, afhankelijk van expertise, specialisatie en de aard van de opdracht. Voor langdurige of intensieve detacheringen wordt dit vaak omgezet naar een bruto maandsom van ongeveer €4.000 tot €8.500 bij een fulltime inzet. Let op dat tarieven voor opdrachten overheid en grote publieke projecten vaak aanvullende eisen en screening met zich meebrengen, wat invloed heeft op het totaalrendement.

Veelvoorkomende functietaken

De dagelijkse taken van een projectsecretaresse omvatten agendabeheer en het plannen van bijeenkomsten waarbij meerdere stakeholders betrokken zijn, logistieke voorbereiding van vergaderingen (zowel fysiek als digitaal), het opstellen en distribueren van agenda's en vergaderstukken en het verzorgen van verslaglegging en actielijsten. Administratieve taken zoals archiveren in digitale dossiersystemen (waarbij kennis van DAS en andere archiefsysteem-werkzaamheden veel waarde heeft), documentbeheer in SharePoint, het afhandelen van de projectmailbox en het bewaken van deadlines en deliverables behoren eveneens tot het takenpakket. Verder ondersteunt de projectsecretaresse projectmanagers en vakinhoudelijke managers met het opzetten van standaardprocedures, het verbeteren van interne administratieve workflows en het verzorgen van heldere correspondentie op professioneel niveau. In complexe projecten kan de rol ook taken omvatten als het bijhouden van eenvoudige projectplanningen, het voorbereiden van facturatie- of inkoopdocumentatie, en het faciliteren van communicatiemomenten met omwonenden en stakeholders.

Hoe je specialist wordt in deze functie

Om uit te groeien tot een specialistische projectsecretaresse combineer je praktijkervaring met gerichte bijscholing. Een afgeronde MBO-opleiding vormt meestal de basis; daarbovenop levert 1–3 jaar relevante werkervaring in projectadministratie of secretariaatswerk een goede startpositie. Specialistische kennis bouw je op door uitgebreide ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint) en door vertrouwd te raken met digitale archiveringssystemen zoals DAS. Volg trainingen in projectondersteuning, procesoptimalisatie en professioneel schrijven in het Nederlands om je kwaliteit te verhogen. Ervaring in opdrachten overheid en interim werk vergroot je kennis van aanbestedings- en veiligheidsprocedures en maakt je inzetbaar voor meer veeleisende trajecten. Voor zzp opdrachten is het van belang een duidelijk portfolio en referenties op te bouwen, je tariefstrategie te bepalen en netwerkcontacten met bureaus en opdrachtgevers te onderhouden. Door specialisaties zoals projectadministratie in gebiedsontwikkeling, integrale projectondersteuning of het beheer van complexe digitale archieven, kun je doorgroeien naar functies als senior projectsecretaresse, projectcoördinator of office manager en kun je aantrekkelijker worden voor zowel interim werk als langdurige zzp opdrachten.