Opleidingsniveau
HBO of WO (minimaal afgerond)
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€350 - €650 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior secretaris, Projectleider, Programmamanager, Teamhoofd opdrachtgeverschap
Competenties & vaardigheden
Notuleren, Agendavorming, Dossierbeheer, Stakeholdermanagement, Schriftelijke vaardigheden
Gerelateerde functies
Secretarieel medewerker, Notulist, Projectondersteuner, Programmasecretaris
Functiebeschrijving
Een secretaris opdrachtgeversteam ondersteunt het opdrachtgeverschap door agendering, notulering, actielijstbeheer en dossiervoering ten behoeve van bestuurlijke besluitvorming.
De functie bewaakt voortgang en besluitvorming door tijdige inzending van stukken, opvolging van acties en het onderhouden van bestuurlijke afstemming tussen dienstverleners.
De rol vereist het werken met zaaksystemen zoals DAS voor documentenbeheer en traceerbaarheid van besluiten.
Dit werk komt zowel voor als vaste opdracht binnen de opdrachten overheid als in zzp opdrachten en interim werk voor infrastructuurprojecten.
Salarisindicatie
Als contractmedewerker ligt het salaris doorgaans tussen €3.000 en €4.500 bruto per maand bij een 36–40 uur werkweek, afhankelijk van ervaring en verantwoordelijkheden.
Met zzp opdrachten of interim werk bedragen gangbare dagtarieven tussen €350 en €650, waarbij ervaring met bestuurlijke dossiers en DAS de inzetbaarheid verhoogt.
Typische werkzaamheden
Opstellen en prioriteren van vergaderagenda's en voorbereidende stukken zodat bestuurlijke overleggen efficiënt verlopen.
Leiden van notulering en het opstellen van heldere verslagen met actiepunten en besluitregistratie.
Beheren en bijhouden van actielijsten en voortgangsregisters met directe opvolging naar betrokken stakeholders.
Coördineren van bestuurlijke afstemming en het faciliteren van overleg tussen gemeente, rijk en externe adviseurs.
Registreren en archiveren van documenten in zaaksystemen zoals DAS en het bewaken van vertrouwelijkheid van gevoelige informatie.
Hoe word je specialist
Start met een hbo- of academische opleiding en bouw minimaal drie jaar ervaring op als secretaris of in administratieve ondersteuning binnen de overheid of grote projecten.
Verbreed technische vaardigheden door trainingen in zaaksystemen (DAS), documentmanagement en samenwerkingsplatforms zoals SharePoint en MS Teams.
Zoek bewust opdrachten binnen opdrachten overheid, neem zzp opdrachten en interim werk aan om verschillende bestuurlijke logica en netwerkrelaties te leren.
Ontwikkel scherpe schriftelijke en analytische vaardigheden door het schrijven van notities, voordrachten en het signaleren van procesverbeteringen.
Opleidingsniveau
HBO of WO (minimaal afgerond)
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€350 - €650 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior secretaris, Projectleider, Programmamanager, Teamhoofd opdrachtgeverschap
Competenties & vaardigheden
Notuleren, Agendavorming, Dossierbeheer, Stakeholdermanagement, Schriftelijke vaardigheden
Gerelateerde functies
Secretarieel medewerker, Notulist, Projectondersteuner, Programmasecretaris
Functiebeschrijving
Een secretaris opdrachtgeversteam ondersteunt het opdrachtgeverschap door agendering, notulering, actielijstbeheer en dossiervoering ten behoeve van bestuurlijke besluitvorming.
De functie bewaakt voortgang en besluitvorming door tijdige inzending van stukken, opvolging van acties en het onderhouden van bestuurlijke afstemming tussen dienstverleners.
De rol vereist het werken met zaaksystemen zoals DAS voor documentenbeheer en traceerbaarheid van besluiten.
Dit werk komt zowel voor als vaste opdracht binnen de opdrachten overheid als in zzp opdrachten en interim werk voor infrastructuurprojecten.
Salarisindicatie
Als contractmedewerker ligt het salaris doorgaans tussen €3.000 en €4.500 bruto per maand bij een 36–40 uur werkweek, afhankelijk van ervaring en verantwoordelijkheden.
Met zzp opdrachten of interim werk bedragen gangbare dagtarieven tussen €350 en €650, waarbij ervaring met bestuurlijke dossiers en DAS de inzetbaarheid verhoogt.
Typische werkzaamheden
Opstellen en prioriteren van vergaderagenda's en voorbereidende stukken zodat bestuurlijke overleggen efficiënt verlopen.
Leiden van notulering en het opstellen van heldere verslagen met actiepunten en besluitregistratie.
Beheren en bijhouden van actielijsten en voortgangsregisters met directe opvolging naar betrokken stakeholders.
Coördineren van bestuurlijke afstemming en het faciliteren van overleg tussen gemeente, rijk en externe adviseurs.
Registreren en archiveren van documenten in zaaksystemen zoals DAS en het bewaken van vertrouwelijkheid van gevoelige informatie.
Hoe word je specialist
Start met een hbo- of academische opleiding en bouw minimaal drie jaar ervaring op als secretaris of in administratieve ondersteuning binnen de overheid of grote projecten.
Verbreed technische vaardigheden door trainingen in zaaksystemen (DAS), documentmanagement en samenwerkingsplatforms zoals SharePoint en MS Teams.
Zoek bewust opdrachten binnen opdrachten overheid, neem zzp opdrachten en interim werk aan om verschillende bestuurlijke logica en netwerkrelaties te leren.
Ontwikkel scherpe schriftelijke en analytische vaardigheden door het schrijven van notities, voordrachten en het signaleren van procesverbeteringen.
In het kort
Zuidasdok is een groot infrastructureel programma dat de bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad per openbaar vervoer en over de weg verbetert.
De afdeling Zuidasdok vervult het Amsterdamse opdrachtgeverschap, stemt af met mede-opdrachtgevers en vormt de schakel met de uitvoeringsorganisatie.
Als secretaris van het opdrachtgeversteam ondersteun je het Amsterdamse lid van het Opdrachtgeversoverleg en zorg je dat besluiten binnen de vastgestelde kaders worden voorbereid en vastgelegd.
Dagelijkse werkzaamheden zijn onder meer het opstellen van agenda’s, maken en verspreiden van verslagen, beheren van actielijsten en het schrijven van notities, voordrachten en annotaties.
Je stemt bestuurlijke besluitvorming af met het stadhuis, voert besluiten in Andreas, signaleert ontwikkelingen, volgt media en pakt zelfstandig dossiers op waar nodig.
Vereist profiel
- Aantoonbare ervaring als secretaris, projectondersteuner of vergelijkbare functie binnen een bestuurlijke of infrastructurele omgeving.
- Uitstekende schrijfvaardigheid en ervaring met het opstellen van agenda’s, verslagen, notities en bestuurlijke stukken.
- Organisatorisch sterk, proactief en in staat om meerdere dossiers en deadlines tegelijk te beheren.
- Bestuurlijk sensitief en ervaren in afstemming met gemeentelijke organisaties; ervaring met invoer in systemen zoals Andreas is een pré.
- Teamspeler met goede communicatieve vaardigheden, stressbestendig en flexibel tijdens een drukke en besluitrijke periode.
- Kennis van of affiniteit met grootschalige infrastructurele projecten en gebiedsprocessen is een sterke pre.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling, en vaardig met standaard kantoortools (MS Office e.d.).
Eisen
- Heeft een afgeronde hbo- of academische opleiding.
- Kan uitstekend schrijven en maakt van complexe overleggen heldere verslagen.
- Werkt werkzaamheden en acties zorgvuldig en vlot uit.
- Is flexibel en stressbestendig en kan prioriteiten stellen.
Wensen
- Is ICT-vaardig en handig met MS Teams, Word en PowerPoint en bekend met SharePoint en/of andere documentmanagementsystemen.
- Denkt mee, signaleert verbetermogelijkheden en neemt initiatief tot verbetering.
- Heeft affiniteit met grote infrastructuurprojecten.
- Is een open en samenwerkingsgerichte collega.
Competenties
- Analytisch vermogen.
- Omgevingsbewustzijn.
- Samenwerken.
- Resultaatgerichtheid.
- Stressbestendig.
- Relatiebeheer.