Opleidingsniveau
HBO/WO (bij voorkeur bestuurskunde of beleidsadministratie)
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4800 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€350 - €650 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior stafsecretaris, teamleider bestuurlijke ondersteuning, hoofd bestuurlijke zaken, concernadviseur
Competenties & vaardigheden
organiseren, notuleren, bestuurlijke sensitiviteit, analytisch vermogen, communicatieve vaardigheden
Gerelateerde functies
Bestuurssecretaris, beleidsadviseur, projectsecretaris, managementassistent
Functiebeschrijving
De stafsecretaris organiseert en ondersteunt wekelijkse bestuurlijke staven van wethouders met adviseurs en strategen en bewaakt dat vergaderingen doelgericht verlopen.
Je zorgt dat besluitvormende stukken tijdig, inhoudelijk kloppen en helder zijn voor de portefeuillehouder, en je coördineert de voorbereiding door betrokken afdelingen.
Tijdens staven notuleer je en registreer je afspraken, actiepunten en mededelingen, en je bewaakt opvolging en samenhang tussen raadsvragen, moties, toezeggingen en projecten.
Je coördineert onderdelen van de P&C-cyclus (Begroting, NARAP, Jaarrekening, BURAP, Kadernota), faciliteert programma- en projectvergaderingen en werkt met document- en archiveringssystemen zoals DAS.
Salarisindicatie
Als contractmedewerker ligt het bruto maandsalaris doorgaans tussen €3.000 en €4.800 afhankelijk van ervaringsniveau en schaal.
Voor interim werk en zzp opdrachten zien dagtarieven bij opdrachten overheid vaak tussen €350 en €650 per dag liggen, waarbij complexiteit en geheimhoudingsvereisten invloed hebben op de vergoeding.
Specifieke ervaring met de P&C-cyclus, politieke sensitiviteit en kennis van gemeentelijke processen verhogen onderhandelingsruimte bij interim werk en zzp opdrachten.
Typische werkzaamheden
Je stelt agenda's en besluitvoorstellen op, beoordeelt kwaliteit van documenten en bewaakt deadlines richting besluitvorming.
Je legt tijdens bijeenkomsten besluiten en actiepunten vast, volgt uitvoering op en onderhoudt de voortgangsregistratie richting managers en bestuurders.
Je brengt beleidslijnen en begrotingsplanning bij elkaar door afstemming tussen beleidsmedewerkers, portefeuillehouders en financiële administratie binnen de P&C-cyclus.
Je handelt vertrouwelijke informatie discreet af, onderhoudt contacten met externe partijen en ondersteunt bij politieke gevoelige dossiers.
Hoe word je specialist
Start met een relevante HBO/WO-opleiding, bij voorkeur bestuurskunde of beleidsadministratie, en zoek ervaring binnen een gemeente of vergelijkbare publieke organisatie.
Verdiep je in de P&C-cyclus, leer werken met DAS en vergelijkbare systemen en ontwikkel gedisciplineerde notuleer- en opvolgvaardigheden.
Bouw bestuurlijke sensitiviteit en netwerk uit door intensieve samenwerking met wethouders en raad, en neem opdrachten als interim werk of zzp opdrachten om uiteenlopende dossiers en processen te doorgronden.
Volg gerichte opleidingen in governance of projectmanagement en vergroot je profiel met aantoonbare ervaring bij opdrachten overheid om doorgroeimogelijkheden te realiseren.
Opleidingsniveau
HBO/WO (bij voorkeur bestuurskunde of beleidsadministratie)
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4800 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€350 - €650 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior stafsecretaris, teamleider bestuurlijke ondersteuning, hoofd bestuurlijke zaken, concernadviseur
Competenties & vaardigheden
organiseren, notuleren, bestuurlijke sensitiviteit, analytisch vermogen, communicatieve vaardigheden
Gerelateerde functies
Bestuurssecretaris, beleidsadviseur, projectsecretaris, managementassistent
Functiebeschrijving
De stafsecretaris organiseert en ondersteunt wekelijkse bestuurlijke staven van wethouders met adviseurs en strategen en bewaakt dat vergaderingen doelgericht verlopen.
Je zorgt dat besluitvormende stukken tijdig, inhoudelijk kloppen en helder zijn voor de portefeuillehouder, en je coördineert de voorbereiding door betrokken afdelingen.
Tijdens staven notuleer je en registreer je afspraken, actiepunten en mededelingen, en je bewaakt opvolging en samenhang tussen raadsvragen, moties, toezeggingen en projecten.
Je coördineert onderdelen van de P&C-cyclus (Begroting, NARAP, Jaarrekening, BURAP, Kadernota), faciliteert programma- en projectvergaderingen en werkt met document- en archiveringssystemen zoals DAS.
Salarisindicatie
Als contractmedewerker ligt het bruto maandsalaris doorgaans tussen €3.000 en €4.800 afhankelijk van ervaringsniveau en schaal.
Voor interim werk en zzp opdrachten zien dagtarieven bij opdrachten overheid vaak tussen €350 en €650 per dag liggen, waarbij complexiteit en geheimhoudingsvereisten invloed hebben op de vergoeding.
Specifieke ervaring met de P&C-cyclus, politieke sensitiviteit en kennis van gemeentelijke processen verhogen onderhandelingsruimte bij interim werk en zzp opdrachten.
Typische werkzaamheden
Je stelt agenda's en besluitvoorstellen op, beoordeelt kwaliteit van documenten en bewaakt deadlines richting besluitvorming.
Je legt tijdens bijeenkomsten besluiten en actiepunten vast, volgt uitvoering op en onderhoudt de voortgangsregistratie richting managers en bestuurders.
Je brengt beleidslijnen en begrotingsplanning bij elkaar door afstemming tussen beleidsmedewerkers, portefeuillehouders en financiële administratie binnen de P&C-cyclus.
Je handelt vertrouwelijke informatie discreet af, onderhoudt contacten met externe partijen en ondersteunt bij politieke gevoelige dossiers.
Hoe word je specialist
Start met een relevante HBO/WO-opleiding, bij voorkeur bestuurskunde of beleidsadministratie, en zoek ervaring binnen een gemeente of vergelijkbare publieke organisatie.
Verdiep je in de P&C-cyclus, leer werken met DAS en vergelijkbare systemen en ontwikkel gedisciplineerde notuleer- en opvolgvaardigheden.
Bouw bestuurlijke sensitiviteit en netwerk uit door intensieve samenwerking met wethouders en raad, en neem opdrachten als interim werk of zzp opdrachten om uiteenlopende dossiers en processen te doorgronden.
Volg gerichte opleidingen in governance of projectmanagement en vergroot je profiel met aantoonbare ervaring bij opdrachten overheid om doorgroeimogelijkheden te realiseren.
Functiebeschrijving
Je organiseert en ondersteunt wekelijkse bestuurlijke staven van wethouders met adviseurs en strategen.
Je zorgt dat besluitvormende stukken tijdig klaar zijn, duidelijk voor de wethouder en voorbereid door betrokkenen.
Tijdens de staf vergaderingen notuleer en registreer je afspraken, actiepunten en mededelingen nauwkeurig.
Je bewaakt voortgang, samenhang en planning van bestuurlijke raadsvragen, moties, toezeggingen en lopende projecten.
Daarnaast coördineer je onderdelen van de P&C-cyclus (Begroting, NARAP, Jaarrekening, BURAP, Kadernota) en faciliteer je diverse programma- en projectvergaderingen.
Vereist profiel
- HBO/WO werk- en denkniveau, bij voorkeur in bestuurskunde, bestuurs- of beleidsadministratie of vergelijkbaar.
- Aantoonbare ervaring met organiseren en notuleren van bestuurlijke staven en (complexe) bestuurlijke processen binnen een gemeente of vergelijkbare organisatie.
- Goede kennis van de P&C-cyclus en ervaring met het bewaken van planning, voortgang en samenhang tussen beleid en uitvoering.
- Sterke organisatorische en analytische vaardigheden, nauwkeurig en besluitgericht; je ziet risico’s en bewaakt vervolgafspraken.
- Bestuurlijke sensitiviteit en overtuigingskracht; je schakelt effectief tussen wethouders, ambtelijk apparaat en externe partijen.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, schriftelijk en mondeling; je bereidt stukken helder voor en rapporteert compact en volledig.
- Proactieve, stressbestendige werkhouding en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
Werkgever en locatie
Gemeente Zaanstad — Zaandam
Eisen
- Wij zoeken iemand met analytische vaardigheden en pro-activiteit, om mee te werken aan de inrichting en verbetering van werkprocessen.
- Verder heb je:
- Hbo werk- en denkniveau;
- Inlevingsvermogen in een bestuurlijke context;
- Politieke sensitiviteit en gevoel voor verhoudingen en belangen;
- Een zeer goede schrijfvaardigheid.