Opleidingsniveau
HBO (minimaal)
Salarisindicatie in loondienst
€3500 - €5500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€400 - €750 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Teamleider, Afdelingshoofd, Unitmanager, Directeur Mobiliteit, Senior Bestuurlijk Adviseur
Competenties & vaardigheden
Nauwkeurigheid, Plannen en organiseren, Bestuurlijke communicatie, Procescoördinatie, Digitale vaardigheden (DIVA/DAS)
Gerelateerde functies
Bestuurlijk secretaris, Procescoördinator, Bestuursadviseur, Secretaresse beleidszaken
Functiebeschrijving
De Afdelingssecretaris Mobiliteit is verantwoordelijk voor de behandeling, kwaliteitsbewaking en coördinatie van bestuurlijke stukken binnen een mobiliteitsafdeling van de overheid.
De functie omvat procesbewaking van concept tot besluit, inclusief vorm- en taalkwaliteit, bewaking van termijnen en distributie naar interne en externe stakeholders.
Je fungeert als vraagbaak voor het bestuurlijk team van de wethouder en adviseert over proces- en procedurele keuzes terwijl je medewerkers begeleidt en aanstuurt.
Werk met en beheer digitale werk- en archiveringssystemen zoals DIVA BB en DAS om traceerbaarheid en archiefconformiteit te waarborgen.
Salarisindicatie
Salarisindicatie voor vaste contracten ligt doorgaans tussen €3.500 en €5.500 per maand bruto afhankelijk van ervaring en gemeentegrootte.
Voor zzp opdrachten en interim werk als zelfstandig secretaris liggen gangbare dagtarieven tussen €400 en €750 per dag, met variatie naar complexiteit en duur van opdrachten overheid.
Secundaire arbeidsvoorwaarden, schaalniveau en politieke gevoeligheid van dossiers beïnvloeden het uiteindelijke tarief en de loopbaanmogelijkheden.
Typische werkzaamheden
Coördineren van bestuurlijke besluitvorming door stukken te toetsen op inhoud, vorm, juridische kaders en planning.
Beheren van het proces in dossier- en workflowsystemen, bewaken van deadlines en kwaliteitsstandaarden en actueel houden van digitale archieven in DAS.
Verdelen en beleggen van werkzaamheden, aansturen van collega’s, herinneren van betrokkenen en rapporteren over voortgang en trends aan management.
Afstemmen met beleidsafdelingen, externe partners en juridische adviseurs en optreden als brug tussen ambtelijk en bestuurlijk niveau.
Opstellen van begeleidende notities, samenvattingen en stuurinformatie en verbeteren van proces- en kwaliteitsstandaarden.
Hoe word je specialist
Start met een HBO-opleiding en bouw minimaal vijf jaar ervaring op in bestuurlijke besluitvorming bij een gemeente of vergelijkbare organisatie.
Verwerf specifieke kennis van mobiliteitsbeleid en procescoördinatie door twee jaar praktijkervaring, stages of interim werk in mobiliteit.
Leer dossier- en archiveringssystemen zoals DIVA BB en DAS en ontwikkel digitale dossiervaardigheden en kennis van archiefwetgeving.
Zet zzp opdrachten of opdrachten overheid en interim werk in om ervaring te verbreden, netwerken op te bouwen en verschillende bestuurlijke contexten te leren kennen.
Volg trainingen in bestuurlijke communicatie, projectmanagement en kwaliteitszorg en neem mentoring- of leidinggevende rollen om door te groeien naar hogere functies.
Opleidingsniveau
HBO (minimaal)
Salarisindicatie in loondienst
€3500 - €5500 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€400 - €750 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Teamleider, Afdelingshoofd, Unitmanager, Directeur Mobiliteit, Senior Bestuurlijk Adviseur
Competenties & vaardigheden
Nauwkeurigheid, Plannen en organiseren, Bestuurlijke communicatie, Procescoördinatie, Digitale vaardigheden (DIVA/DAS)
Gerelateerde functies
Bestuurlijk secretaris, Procescoördinator, Bestuursadviseur, Secretaresse beleidszaken
Functiebeschrijving
De Afdelingssecretaris Mobiliteit is verantwoordelijk voor de behandeling, kwaliteitsbewaking en coördinatie van bestuurlijke stukken binnen een mobiliteitsafdeling van de overheid.
De functie omvat procesbewaking van concept tot besluit, inclusief vorm- en taalkwaliteit, bewaking van termijnen en distributie naar interne en externe stakeholders.
Je fungeert als vraagbaak voor het bestuurlijk team van de wethouder en adviseert over proces- en procedurele keuzes terwijl je medewerkers begeleidt en aanstuurt.
Werk met en beheer digitale werk- en archiveringssystemen zoals DIVA BB en DAS om traceerbaarheid en archiefconformiteit te waarborgen.
Salarisindicatie
Salarisindicatie voor vaste contracten ligt doorgaans tussen €3.500 en €5.500 per maand bruto afhankelijk van ervaring en gemeentegrootte.
Voor zzp opdrachten en interim werk als zelfstandig secretaris liggen gangbare dagtarieven tussen €400 en €750 per dag, met variatie naar complexiteit en duur van opdrachten overheid.
Secundaire arbeidsvoorwaarden, schaalniveau en politieke gevoeligheid van dossiers beïnvloeden het uiteindelijke tarief en de loopbaanmogelijkheden.
Typische werkzaamheden
Coördineren van bestuurlijke besluitvorming door stukken te toetsen op inhoud, vorm, juridische kaders en planning.
Beheren van het proces in dossier- en workflowsystemen, bewaken van deadlines en kwaliteitsstandaarden en actueel houden van digitale archieven in DAS.
Verdelen en beleggen van werkzaamheden, aansturen van collega’s, herinneren van betrokkenen en rapporteren over voortgang en trends aan management.
Afstemmen met beleidsafdelingen, externe partners en juridische adviseurs en optreden als brug tussen ambtelijk en bestuurlijk niveau.
Opstellen van begeleidende notities, samenvattingen en stuurinformatie en verbeteren van proces- en kwaliteitsstandaarden.
Hoe word je specialist
Start met een HBO-opleiding en bouw minimaal vijf jaar ervaring op in bestuurlijke besluitvorming bij een gemeente of vergelijkbare organisatie.
Verwerf specifieke kennis van mobiliteitsbeleid en procescoördinatie door twee jaar praktijkervaring, stages of interim werk in mobiliteit.
Leer dossier- en archiveringssystemen zoals DIVA BB en DAS en ontwikkel digitale dossiervaardigheden en kennis van archiefwetgeving.
Zet zzp opdrachten of opdrachten overheid en interim werk in om ervaring te verbreden, netwerken op te bouwen en verschillende bestuurlijke contexten te leren kennen.
Volg trainingen in bestuurlijke communicatie, projectmanagement en kwaliteitszorg en neem mentoring- of leidinggevende rollen om door te groeien naar hogere functies.
Functieomschrijving
Als Afdelingssecretaris Mobiliteit ben je hoofdverantwoordelijk voor de behandeling en coördinatie van bestuurlijke stukken binnen de afdeling Mobiliteit.
Je werkt nauw samen met twee naaste collega’s en beheert het proces via het systeem DIVA BB: van toetsen op vorm en taal tot het bewaken van deadlines en kwaliteit.
Je verdeelt en belegt werkzaamheden, bewaakt voortgang en termijnen, en stemt af in de keten met verschillende interne en externe betrokkenen.
Je begeleidt collega’s door te adviseren, controleren en te rappelleren, en je fungeert als vraagbaak voor het bestuurlijke team van de wethouder en de afdeling.
Daarnaast signaleer je kwantitatieve en kwalitatieve trends, rapporteer je hierover aan collega’s en management, en zorg je dat alle uitgaande bestuurlijke en ambtelijke stukken van hoge kwaliteit zijn.
Met jouw organisatorische oog en procesmatige aanpak draag je bij aan efficiëntie, structuur en betrouwbaarheid binnen de afdeling.
Vereist profiel
- Nauwkeurig en nauwgezet in het opstellen en controleren van bestuurlijke stukken.
- Uitstekende schriftelijke vaardigheden en sterk in plannen, structureren en organiseren.
- Ervaring met procescoördinatie en het aansturen van werkzaamheden; resultaatgericht werken.
- Sterke prioriterings- en coördinatievaardigheden; je houdt overzicht in een drukke informatieflow.
- Digitale vaardigheden en het vermogen om nieuwe systemen (zoals DIVA BB) snel eigen te maken.
- Integer handelen; je oefent je functie adequaat en zorgvuldig uit binnen bestuurlijke verhoudingen.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om met diverse belanghebbenden af te stemmen.
- Teamspeler met gevoel voor bestuurlijke omgangsvormen en het vermogen om anderen te begeleiden en aan te sturen.
Locatie: Wilhelminakade 179, De Rotterdam — Gemeente Rotterdam
Functietitel: Afdelingssecretaris Mobiliteit - cluster SO ADMINISTRATION
Eisen
- Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding.
- Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met de bestuurlijke besluitvorming als bestuurlijk adviseur, secretaris of vergelijkbaar, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
- Je hebt werkervaring opgedaan bij een gemeente met minimaal 160.000 inwoners.
Wensen
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring opgedaan op het gebied van mobiliteit.
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een coördinerende rol in een politiek-bestuurlijke omgeving.
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met digitale archivering.