Opleidingsniveau
Minimaal mbo+-werk- en denkniveau (bij voorkeur aangevuld met cursussen in projectmanagement en notuleren)
Salarisindicatie in loondienst
€2600 - €3800 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€250 - €450 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior programma-ondersteuner, Projectleider, Netwerkcoördinator, Programmamanager, Managementfunctie
Competenties & vaardigheden
Organisatorische vaardigheden, Notuleren en communicatie, Mail- en agendabeheer, Logistieke organisatie, Systeemvaardigheid (Office, Teams, Change Cloud, Jira)
Gerelateerde functies
Projectondersteuner, Managementassistent, Programmasecretaris, Office manager, Projectcoördinator
Beschrijving van de functie
nEen programma-ondersteuner is de organisatorische spil van een programma of meerjarige projectportefeuille. De functie richt zich op het zorgen voor overzicht, continuïteit en uitvoering: agendabeheer, mailtriage, notuleren, logistieke organisatie van bijeenkomsten en het bijhouden van acties en programmadocumentatie. De rol faciliteert de inhoudelijke leiding zodat programmaleiders en projectleiders zich kunnen concentreren op inhoud en resultaten. Dit betekent dat je vaak schakelt tussen verschillende stakeholders, systemen en werkzaamheden en dat je zowel oplossingsgericht als nauwkeurig moet werken. De functie komt veel voor binnen publieke organisaties maar is ook geschikt voor opdrachten bij private instellingen, en is geschikt voor vaste aanstellingen, interim werk en zzp opdrachten.
nnGebruikelijk salaris
nHet salaris voor een programma-ondersteuner hangt af van het type aanstelling en ervaring. In vaste dienst (contract) is een gebruikelijke range ongeveer €2.600 tot €3.800 bruto per maand, afhankelijk van schaal, ervaring en arbeidsvoorwaarden. Voor interim werk en zzp opdrachten liggen de dagtarieven vaak tussen €250 en €450 per dag, afhankelijk van de duur van de opdracht en de gewenste beschikbaarheid. Bij opdrachten overheid en grotere programma’s kunnen tarieven en salarissen iets hoger liggen door aanvullende eisen op gebied van beveiliging en rapportage. Voor zzp'ers spelen ook onderdelen zoals DAS (Digitale Administratie en Systemen) en administratiekosten mee in de tariefstelling. Houd bij het vergelijken van tarieven rekening met verschillen in pensioenopbouw, vakantiedagen en andere secundaire voorwaarden tussen vaste aanstelling en zzp opdrachten of interim werk.
nnVeelvoorkomende taken
nEen programma-ondersteuner verzorgt een breed pallet aan taken die nodig zijn om een programma soepel te laten draaien. Typische werkzaamheden zijn het beheren en prioriteren van de agenda van de programmaleiding, mailbeheer inclusief het bewaken van reactietermijnen, en het reserveren en organiseren van vergaderlocaties en faciliteiten. Notuleren van programma- en projectoverleggen, het opstellen van heldere actieoverzichten en het opvolgen van openstaande acties horen eveneens tot de kernactiviteiten; hierbij wordt steeds vaker gebruikgemaakt van AI-ondersteuning en notulatietools. Administratieve ondersteuning van projectleiders, zoals urenregistratie, inkooporders of het werken met systemen als AFAS, Change Cloud en Jira, komt ook regelmatig voor. Logistieke voorbereiding en uitvoering van netwerkbijeenkomsten en deelnemersbeheer zijn zaken die bij grote programma’s veel tijd vragen. Daarnaast hoort dossier- en documentbeheer bij de functie: het bijhouden van programmadocumentatie, verzendlijsten en voortgangsrapportages zodat besluitvorming en verantwoording eenduidig en traceerbaar blijven. In sommige opdrachten, bijvoorbeeld bij opdrachten overheid of grotere consortia, worden extra eisen gesteld op gebied van registratie, privacy en archivering; daar moet je mee kunnen werken en rapporteren via bestaande systemen en procedures, vaak ondersteund door een DAS of soortgelijke tool.
nnHoe je specialist wordt
nOm specialist te worden in deze functie bouw je een mix van praktijkervaring, vakvaardigheden en netwerk op. Begin met minimaal enkele jaren ervaring in programma- of projectondersteuning, managementondersteuning of vergelijkbare administratieve rollen binnen complexe organisaties. Verdiep je in programma- en projectmanagementmethodieken en leer werken met gangbare tools zoals Outlook, Teams, Word, Excel, en programma- en ticketingsystemen als Change Cloud en Jira. Vergroot je onderscheidend vermogen door ervaring met AFAS voor inkoop of urenadministratie en door vaardigheid met AI-ondersteunde notulering en transcriptietools; expertise in digitale dossiersystemen zoals een DAS is een plus. Volg gerichte trainingen in notuleren, time management en stakeholdermanagement, en ontwikkel je communicatievaardigheden in het Nederlands op zakelijk niveau. Specialistisch worden betekent ook het aantonen van zelfstandigheid, proactieve werkhouding en aantoonbare resultaten: snelle en effectieve coördinatie van bijeenkomsten, nauwkeurige en tijdige notulen en actieoverzichten, en betrouwbare documentatie. Voor wie de stap naar zelfstandigheid wil maken, zijn er volop mogelijkheden via interim werk of zzp opdrachten: bouw dan een portfolio op met referenties, leer commerciële aspecten zoals tarieven en contractvormen te onderhandelen, en zorg dat je administratief en fiscaal goed bent ingericht. Ook binnen organisaties kun je doorgroeien naar senior rollen of naar functies zoals projectleider of programmamanager door ervaring op te doen met grotere programma’s, stakeholdermanagement en inhoudelijke verdieping.
Opleidingsniveau
Minimaal mbo+-werk- en denkniveau (bij voorkeur aangevuld met cursussen in projectmanagement en notuleren)
Salarisindicatie in loondienst
€2600 - €3800 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€250 - €450 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior programma-ondersteuner, Projectleider, Netwerkcoördinator, Programmamanager, Managementfunctie
Competenties & vaardigheden
Organisatorische vaardigheden, Notuleren en communicatie, Mail- en agendabeheer, Logistieke organisatie, Systeemvaardigheid (Office, Teams, Change Cloud, Jira)
Gerelateerde functies
Projectondersteuner, Managementassistent, Programmasecretaris, Office manager, Projectcoördinator
Beschrijving van de functie
nEen programma-ondersteuner is de organisatorische spil van een programma of meerjarige projectportefeuille. De functie richt zich op het zorgen voor overzicht, continuïteit en uitvoering: agendabeheer, mailtriage, notuleren, logistieke organisatie van bijeenkomsten en het bijhouden van acties en programmadocumentatie. De rol faciliteert de inhoudelijke leiding zodat programmaleiders en projectleiders zich kunnen concentreren op inhoud en resultaten. Dit betekent dat je vaak schakelt tussen verschillende stakeholders, systemen en werkzaamheden en dat je zowel oplossingsgericht als nauwkeurig moet werken. De functie komt veel voor binnen publieke organisaties maar is ook geschikt voor opdrachten bij private instellingen, en is geschikt voor vaste aanstellingen, interim werk en zzp opdrachten.
nnGebruikelijk salaris
nHet salaris voor een programma-ondersteuner hangt af van het type aanstelling en ervaring. In vaste dienst (contract) is een gebruikelijke range ongeveer €2.600 tot €3.800 bruto per maand, afhankelijk van schaal, ervaring en arbeidsvoorwaarden. Voor interim werk en zzp opdrachten liggen de dagtarieven vaak tussen €250 en €450 per dag, afhankelijk van de duur van de opdracht en de gewenste beschikbaarheid. Bij opdrachten overheid en grotere programma’s kunnen tarieven en salarissen iets hoger liggen door aanvullende eisen op gebied van beveiliging en rapportage. Voor zzp'ers spelen ook onderdelen zoals DAS (Digitale Administratie en Systemen) en administratiekosten mee in de tariefstelling. Houd bij het vergelijken van tarieven rekening met verschillen in pensioenopbouw, vakantiedagen en andere secundaire voorwaarden tussen vaste aanstelling en zzp opdrachten of interim werk.
nnVeelvoorkomende taken
nEen programma-ondersteuner verzorgt een breed pallet aan taken die nodig zijn om een programma soepel te laten draaien. Typische werkzaamheden zijn het beheren en prioriteren van de agenda van de programmaleiding, mailbeheer inclusief het bewaken van reactietermijnen, en het reserveren en organiseren van vergaderlocaties en faciliteiten. Notuleren van programma- en projectoverleggen, het opstellen van heldere actieoverzichten en het opvolgen van openstaande acties horen eveneens tot de kernactiviteiten; hierbij wordt steeds vaker gebruikgemaakt van AI-ondersteuning en notulatietools. Administratieve ondersteuning van projectleiders, zoals urenregistratie, inkooporders of het werken met systemen als AFAS, Change Cloud en Jira, komt ook regelmatig voor. Logistieke voorbereiding en uitvoering van netwerkbijeenkomsten en deelnemersbeheer zijn zaken die bij grote programma’s veel tijd vragen. Daarnaast hoort dossier- en documentbeheer bij de functie: het bijhouden van programmadocumentatie, verzendlijsten en voortgangsrapportages zodat besluitvorming en verantwoording eenduidig en traceerbaar blijven. In sommige opdrachten, bijvoorbeeld bij opdrachten overheid of grotere consortia, worden extra eisen gesteld op gebied van registratie, privacy en archivering; daar moet je mee kunnen werken en rapporteren via bestaande systemen en procedures, vaak ondersteund door een DAS of soortgelijke tool.
nnHoe je specialist wordt
nOm specialist te worden in deze functie bouw je een mix van praktijkervaring, vakvaardigheden en netwerk op. Begin met minimaal enkele jaren ervaring in programma- of projectondersteuning, managementondersteuning of vergelijkbare administratieve rollen binnen complexe organisaties. Verdiep je in programma- en projectmanagementmethodieken en leer werken met gangbare tools zoals Outlook, Teams, Word, Excel, en programma- en ticketingsystemen als Change Cloud en Jira. Vergroot je onderscheidend vermogen door ervaring met AFAS voor inkoop of urenadministratie en door vaardigheid met AI-ondersteunde notulering en transcriptietools; expertise in digitale dossiersystemen zoals een DAS is een plus. Volg gerichte trainingen in notuleren, time management en stakeholdermanagement, en ontwikkel je communicatievaardigheden in het Nederlands op zakelijk niveau. Specialistisch worden betekent ook het aantonen van zelfstandigheid, proactieve werkhouding en aantoonbare resultaten: snelle en effectieve coördinatie van bijeenkomsten, nauwkeurige en tijdige notulen en actieoverzichten, en betrouwbare documentatie. Voor wie de stap naar zelfstandigheid wil maken, zijn er volop mogelijkheden via interim werk of zzp opdrachten: bouw dan een portfolio op met referenties, leer commerciële aspecten zoals tarieven en contractvormen te onderhandelen, en zorg dat je administratief en fiscaal goed bent ingericht. Ook binnen organisaties kun je doorgroeien naar senior rollen of naar functies zoals projectleider of programmamanager door ervaring op te doen met grotere programma’s, stakeholdermanagement en inhoudelijke verdieping.
Samenvatting
De programma-ondersteuner werkt vanuit het tijdelijke programmabureau ter ondersteuning van het Platform IJsselmeergebied en draagt bij aan regie en samenwerking tussen betrokken partijen.
De functie ondersteunt de uitvoering van jaarlijkse planning en begroting, bewaakt de voortgang van geplande activiteiten en bereidt verantwoording voor richting het directeurenoverleg (DOIJ) en het Bestuurlijk Platform (BPIJ).
De rol ondersteunt de integrale aanpak door verbinding te leggen tussen inhoudelijke werksporen, het Trinteloverleg en het bestuurlijke traject, en helpt kennisuitwisseling en borging van integraliteit te faciliteren.
Werkzaamheden omvatten organisatie- en procesondersteuning, administratieve afhandeling, agendabeheer, notuleren, coördinatie van bijeenkomsten en communicatie met stakeholders binnen het IJsselmeergebied.
Het betreft een tijdelijke aanstelling die uiterlijk eindigt bij het afronden van de samenwerkingsovereenkomst in 2028; standplaats/ketenbetrekking betreft Lelystad / Wetterskip Fryslân en ondersteuning van programmamanagement Platform en DPIJ.
Vereist profiel
- Hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur richting bestuurskunde, planologie, watermanagement, communicatie of bedrijfsvoering.
- Aantoonbare ervaring met programma- of projectondersteuning in complexe, bestuurlijke omgevingen; ervaring met begroting, planning en rapportage is gewenst.
- Goed ontwikkelde organisatorische en communicatieve vaardigheden: notuleren, agendabeheer, verslaglegging en stakeholdercoördinatie.
- Samenwerkingsgericht, proactief, accuraat en stressbestendig; capaciteit om integraliteit te bewaken en meerdere werksporen te verbinden.
- Affiniteit met thema’s water en ruimte of bereidheid om zich deze snel eigen te maken; kennis van bestuurlijke processen rond het IJsselmeergebied is een pré.
- Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en vaardigheid met standaardkantoorsystemen (Office, vergadertools, planningstools).
- Beschikbaarheid tot uiterlijk einde 2028 en bereidheid tot aanwezigheid in Lelystad en overleglocaties van het programmabureau.
Eisen
- U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 met motivatie toe.
- De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met samenwerking in wisselende samenstelling en omstandigheden. Er is geen vaste werkplek, afstemming en samenwerking is situationeel; soms fysiek en soms digitaal.
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring in context van ambtelijke en bestuurlijke samenwerking en afstemming in een brede samenwerking. Verschillende organisaties brengen verschillende werkwijzen en culturen mee. De kandidaat heeft hier aantoonbaar ervaring mee.
- De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring in organisatie en verslag, is punctueel en alert. Kan snel schakelen en zelfstandig werken.
Wensen
- De aangeboden kandidaat heeft een proactieve houding en toont betrokkenheid. Hij of zij is reflectief, ook naar zichzelf, kan goed relativeren en staat stevig in zijn of haar schoenen. Deze eigenschappen worden tijdens het gesprek getoetst.
- De aangeboden kandidaat is een teamspeler, resultaat- en klantgericht en beschikt over goede contactuele, schriftelijke en sociale vaardigheden. Dit wordt tijdens het gesprek getoetst.
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring met zowel ambtelijke, management en bestuurslagen.
- De aangeboden kandidaat heeft affiniteit met werkvelden integraal waterbeheer en/of ruimtelijke ordening.
- De aangeboden kandidaat heeft enkele jaren werkervaring bij de overheid.
- Voor herkenbaarheid en aanspreekbaarheid is het een pre dat 1 persoon de taken uitvoert (dus geen team) – ondersteunende backoffice is een pre.
Verantwoordelijkheden
- Organisatie en verslag van Bestuurlijk Platform IJsselmeergebied (3 tot 5x per jaar)
- Organisatie en verslag van Regionaal Overleg IJsselmeergebied (5-10 x per jaar)
- Organisatie en verslag van Directeurenoverleg IJsselmeergebied (5-6 x per jaar)
- Organisatie en verslag van Trinteloverleg (8 tot 10 x per jaar)
- Ondersteunen inhoudelijke teams in organisatie van bijeenkomstenMet “organisatie en verslag” wordt bedoeld: datum prikken, locatie organiseren, uitnodiging versturen, reminder versturen, deelnemerslijst bijhouden, aanwezig zijn en verslag maken. Ook het up-to-date houden van de deelnemerslijsten van genoemde overleggen is onderdeel van de taak. NB: alle overleggen voor het jaar 2027 zijn al bekend.
Competenties
- Beoordelingskader gesprek Waardering Punten Toekenningscriterium1 Uitmuntend 50%De kandidaat wekt veel vertrouwen en doorgrondt de werkzaamheden met bijbehorende rol, competenties en aanpak goed. De aangeleverde informatie is helder, begrijpelijk, en sluit goed aan bij de situatie van het Wetterskip en zal in de ogen van de beoordelingscommissie leiden tot een uitmuntend resultaat. De kandidaat overstijgt de verwachtingen. 2 Goed 40%De kandidaat wekt vertrouwen en doorgrondt de werkzaamheden met bijbehorende rol, competenties en aanpak goed. De aangeleverde informatie is helder, begrijpelijk en sluit over het algemeen goed aan bij de situatie van het Wetterskip en zal in de ogen van de beoordelingscommissie leiden tot een goed resultaat. De kandidaat voldoet aan de verwachtingen. 3 Voldoende 20%De kandidaat wekt matig vertrouwen en/of doorgrondt de werkzaamheden met bijbehorende rol, competenties en aanpak redelijk. De aangeleverde informatie is niet altijd helder of begrijpelijk en of op meerdere onderdelen sluit deze minder goed aan bij de situatie van het Wetterskip. In de ogen van de beoordelingscommissie zijn er wat twijfels over het resultaat, maar niet onvoldoende. 4 Onvoldoende 0%De kandidaat wekt onvoldoende vertrouwen en/of doorgrondt de werkzaamheden met bijbehorende rol, competenties en aanpak onvoldoende. De aangeleverde informatie is vaak niet helder of begrijpelijk en/of op meerdere onderdelen sluit deze slecht aan bij de situatie bij het Wetterskip. In de ogen van de beoordelingscommissie zijn er grote twijfels over het resultaat