Opleidingsniveau
HBO-opleiding in informatiemanagement of vergelijkbaar
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4800 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€50 - €100 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Hoofd archivering, Informatiebeheerder, Managementfuncties binnen informatiemanagement
Competenties & vaardigheden
Analytisch vermogen, Communicatieve vaardigheden, Proactief handelen, Kennis van wet- en regelgeving, Organisatorisch inzicht
Gerelateerde functies
Informatiespecialist, Archiefmedewerker, Documentbeheerder, Informatieanalist
Functieomschrijving
Een recordsmanager is verantwoordelijk voor het beheer en de archivering van documenten en informatie binnen een organisatie. Deze functie omvat het implementeren van systemen en processen die ervoor zorgen dat records op een efficiënte en effectieve manier worden beheerd, in lijn met wettelijke vereisten en interne richtlijnen. De recordsmanager moet een analytische blik hebben en in staat zijn om details en patronen te herkennen in de immense stromen van informatie. Dit kan onder meer inhouden dat men samenwerkt met verschillende teams om de ideale aanpak voor documentbeheer vast te stellen en processen te verbeteren.
Salarisindicatie
Het salaris voor een recordsmanager kan variëren, afhankelijk van de ervaring en de complexiteit van de functie. Voor een fulltime functie binnen de sector kan men een salaris verwachten dat doorgaans ligt tussen de €3.000 en €4.800 per maand. Voor zzp opdrachten in deze functie, vooral gericht op opdrachten overheid of interim werk, kan het salaris per uur ook aanzienlijk zijn, variërend van €50 tot €100 per uur, afhankelijk van de aard van de opdracht en de benodigde expertise. Het werken met DAS (Dienstverleningsstructuur en Archivering) kan ook een positieve invloed hebben op het tarief dat gevraagd kan worden.
Typische taken
De taken van een recordsmanager zijn veelzijdig en kunnen een aantal belangrijke verantwoordelijkheden omvatten. Dit omvat het opstellen en implementeren van archiveringsstrategieën, het bieden van (operationeel) advies over recordsmanagement, en het onderhouden van contacten met zowel interne als externe stakeholders. Het effectief beheren van de communicatie omtrent vernietiging, overdracht of vervreemding van archiefbescheiden is cruciaal. Verder is het belangrijk om trends op het gebied van informatiebeheer bij te houden, zodat de organisatie kan blijven voldoen aan de veranderende wet- en regelgeving.
Opleiding en specialisatie
Om een specialist te worden op het gebied van recordsmanagement, is vaak minimaal een HBO-opleiding in informatiemanagement of een vergelijkbare richting vereist. Het volgen van cursussen, workshops en trainingen die specifiek gericht zijn op de nieuwste ontwikkelingen in digitale archivering en informatiebeheer kan de carrièrekansen verder verbeteren. Het betreft een voortdurend leerproces, waar praktijkervaring in interim werk of zzp opdrachten een waardevolle aanvulling kan bieden op de theoretische kennis. Er zijn mogelijkheden om door te groeien naar senior positions, zoals hoofd archivering of informatiebeheer, en om door te stromen naar managementfuncties binnen het bredere domein van informatiemanagement.
Opleidingsniveau
HBO-opleiding in informatiemanagement of vergelijkbaar
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4800 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€50 - €100 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Hoofd archivering, Informatiebeheerder, Managementfuncties binnen informatiemanagement
Competenties & vaardigheden
Analytisch vermogen, Communicatieve vaardigheden, Proactief handelen, Kennis van wet- en regelgeving, Organisatorisch inzicht
Gerelateerde functies
Informatiespecialist, Archiefmedewerker, Documentbeheerder, Informatieanalist
Functieomschrijving
Een recordsmanager is verantwoordelijk voor het beheer en de archivering van documenten en informatie binnen een organisatie. Deze functie omvat het implementeren van systemen en processen die ervoor zorgen dat records op een efficiënte en effectieve manier worden beheerd, in lijn met wettelijke vereisten en interne richtlijnen. De recordsmanager moet een analytische blik hebben en in staat zijn om details en patronen te herkennen in de immense stromen van informatie. Dit kan onder meer inhouden dat men samenwerkt met verschillende teams om de ideale aanpak voor documentbeheer vast te stellen en processen te verbeteren.
Salarisindicatie
Het salaris voor een recordsmanager kan variëren, afhankelijk van de ervaring en de complexiteit van de functie. Voor een fulltime functie binnen de sector kan men een salaris verwachten dat doorgaans ligt tussen de €3.000 en €4.800 per maand. Voor zzp opdrachten in deze functie, vooral gericht op opdrachten overheid of interim werk, kan het salaris per uur ook aanzienlijk zijn, variërend van €50 tot €100 per uur, afhankelijk van de aard van de opdracht en de benodigde expertise. Het werken met DAS (Dienstverleningsstructuur en Archivering) kan ook een positieve invloed hebben op het tarief dat gevraagd kan worden.
Typische taken
De taken van een recordsmanager zijn veelzijdig en kunnen een aantal belangrijke verantwoordelijkheden omvatten. Dit omvat het opstellen en implementeren van archiveringsstrategieën, het bieden van (operationeel) advies over recordsmanagement, en het onderhouden van contacten met zowel interne als externe stakeholders. Het effectief beheren van de communicatie omtrent vernietiging, overdracht of vervreemding van archiefbescheiden is cruciaal. Verder is het belangrijk om trends op het gebied van informatiebeheer bij te houden, zodat de organisatie kan blijven voldoen aan de veranderende wet- en regelgeving.
Opleiding en specialisatie
Om een specialist te worden op het gebied van recordsmanagement, is vaak minimaal een HBO-opleiding in informatiemanagement of een vergelijkbare richting vereist. Het volgen van cursussen, workshops en trainingen die specifiek gericht zijn op de nieuwste ontwikkelingen in digitale archivering en informatiebeheer kan de carrièrekansen verder verbeteren. Het betreft een voortdurend leerproces, waar praktijkervaring in interim werk of zzp opdrachten een waardevolle aanvulling kan bieden op de theoretische kennis. Er zijn mogelijkheden om door te groeien naar senior positions, zoals hoofd archivering of informatiebeheer, en om door te stromen naar managementfuncties binnen het bredere domein van informatiemanagement.
Beschrijving
De gemeente Kampen is een groeiende organisatie met ruim 55.000 inwoners en ongeveer 550 medewerkers, gericht op het realiseren van een leefomgeving waarin wonen, werken, groen en water in balans zijn.
De gemeente werkt toe naar een volledig digitale organisatie. In deze opdracht ben je specialist op het gebied van operationeel beheer en ontsluiting van (digitale) informatie binnen de gemeente, met focus op het zaaksysteem e‑suite.
Je adviseert over en stelt een plan van aanpak op voor het oplossen van beheerachterstanden in e‑suite, rekening houdend met vigerende wet- en regelgeving, de mogelijkheden van de applicatie en eventuele hybride (papieren) opslag.
Onder aansturing van de toezichthouder voer je een omvangrijke steekproef uit op te vernietigen informatie en voer je na goedkeuring de feitelijke vernietiging uit van bestanden waarvan de wettelijke bewaartermijn is verstreken.
Je werkt nauw samen met adviseurs informatiebeheer en overige stakeholders, begeleidt waar nodig betrokkenen bij de uitvoering en zorgt dat alle handelingen voldoen aan de wettelijke vereisten.
Vereist profiel
- Minimaal hbo-niveau, bij voorkeur een opleiding in informatiemanagement, archief- of informatierecht of vergelijkbaar.
- Aantoonbare ervaring met recordsmanagement en het toepassen van bewaartermijnen volgens de Archiefwet en relevante regelgeving.
- Ervaring met zaaksystemen, bij voorkeur e‑suite, en kennis van digitale en hybride informatiehuishouding.
- Sterke analytische vaardigheden en ervaring met het opzetten en uitvoeren van steekproeven en audits op informatiebeheer.
- Ervaring met het opstellen van plannen van aanpak en het zelfstandig uitvoeren van operationele werkzaamheden, inclusief vernietiging van informatie.
- Goede communicatieve en samenwerkingsvaardigheden: je kunt stakeholders adviseren en collega’s begeleiden bij uitvoering.
- Nauwkeurigheid, integriteit en kennis van privacy- en beveiligingseisen rond informatiebeheer.
- Flexibiliteit en organisatorische vaardigheden om in een veranderende, digitale omgeving te werken.
Locatie en functie: Gemeente Kampen, Overijssel — Recordsmanager (steekproef en e‑suite).
Eisen
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen het werkveld informatiemanagement / documentaire Informatievoorziening.
- Aantoonbare werkervaring met de Archiefwet en bijbehorende regelgeving zoals Woo, AVG, WEP of Wmebv.
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Metadatasjabloon Toepassing Overheid (MDTO).
- Aantoonbare kennis van E-suite.
Wensen
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als records-manager binnen een gemeente.
- Aantoonbare werkervaring met het schrijven van een plan van aanpak en de uitvoering daarvan binnen een omgeving met informatiebeheer.
- Aantoonbare werkervaring met het vernietigen van documentatie op E-suite.
- Aantoonbaar afgeronde opleiding zaaksystemen.
- Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement en verandermanagement.
Competenties
- Nauwkeurigheid.
- Kwaliteitsbewustzijn.
- Procesmatig werken.
- Risicoanalyse.
- Communicatie.
- Samenwerking.
- Zelfstandig uitvoeren van kritieke handelingen.
- Documenteren.
- Rapporteren.