Opleidingsniveau
Minimaal mbo niveau 4 (aantoonbare secretariële of administratieve opleiding)
Salarisindicatie in loondienst
€2600 - €3800 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€220 - €400 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Directiesecretaris, Managementassistent op C-level, Teamleider secretariaat, Bestuursadviseur
Competenties & vaardigheden
Agendabeheer, Communicatieve vaardigheden, Discretie, Organisatie, Besluitvaardigheid
Gerelateerde functies
Directiesecretaresse, Managementassistent, Bestuursadviseur, Woordvoerder, Secretariaatscoördinator
Functiebeschrijving
Een secretaresse voor een bestuurlijke functionaris verzorgt het professionele secretarieel beheer van een direct leidinggevende in een politieke of bestuurlijke context. Zij beheert complexe agenda’s en bewaakt besluiten, projecten en follow‑up met prioritering op bestuurlijke gevoeligheid. De functie vereist representatieve en schriftelijke communicatie richting interne en externe stakeholders, inclusief media en beleidsinstanties. Vanuit zzp opdrachten of interim werk kan deze rol ook via DAS of andere opdrachtvormen ingevuld worden voor opdrachten overheid.
Salarisindicatie
Bij een vast dienstverband ligt de bruto maandsalarisindicatie doorgaans tussen €2.600 en €3.800 afhankelijk van ervaring en schaal. Voor zzp opdrachten en interim werk bij overheidsopdrachtgevers vallen dagtarieven meestal tussen €220 en €400 bij inzet via DAS of eigen facturering. Verschillen in tarief ontstaan door verantwoordelijkheidsniveau, geheimhoudingsverplichtingen en onregelmatige beschikbaarheid tijdens piekmomenten.
Typische werkzaamheden
Je onderhoudt en actualiseert een complex agendabeheer met korte lijnen naar bestuurders en ambtelijke diensten. Je bereidt vergaderdossiers voor, rangschikt stukken en bewaakt deadlines en actiepunten. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne collega’s en externe relaties en verzorgt keurige telefonische en schriftelijke correspondentie. Je neemt zelfstandig beslissingen over afstemming en planning bij conflicterende verzoeken en handelt discrete informatie vertrouwelijk.
Hoe word je specialist
Begin met een aantoonbare mbo‑4-opleiding en verzamel minimaal twee jaar ervaring als directie- of bestuursecretaris in een bestuurlijke omgeving. Verbreed vakkennis door ervaring met opdrachten overheid, interim werk en zzp opdrachten om politiek‑bestuurlijke contexten te begrijpen. Ontwikkel specialistische vaardigheden in agendamanagement, dossierbeheer en proactieve communicatie en zoek mentorschap of opleidingstrajecten binnen bestuurssecretariaten. Bouw een netwerk op via DAS, adviesbureaus of gemeenschappelijke projecten om opdrachten en doorgroei te faciliteren.
Opleidingsniveau
Minimaal mbo niveau 4 (aantoonbare secretariële of administratieve opleiding)
Salarisindicatie in loondienst
€2600 - €3800 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€220 - €400 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Directiesecretaris, Managementassistent op C-level, Teamleider secretariaat, Bestuursadviseur
Competenties & vaardigheden
Agendabeheer, Communicatieve vaardigheden, Discretie, Organisatie, Besluitvaardigheid
Gerelateerde functies
Directiesecretaresse, Managementassistent, Bestuursadviseur, Woordvoerder, Secretariaatscoördinator
Functiebeschrijving
Een secretaresse voor een bestuurlijke functionaris verzorgt het professionele secretarieel beheer van een direct leidinggevende in een politieke of bestuurlijke context. Zij beheert complexe agenda’s en bewaakt besluiten, projecten en follow‑up met prioritering op bestuurlijke gevoeligheid. De functie vereist representatieve en schriftelijke communicatie richting interne en externe stakeholders, inclusief media en beleidsinstanties. Vanuit zzp opdrachten of interim werk kan deze rol ook via DAS of andere opdrachtvormen ingevuld worden voor opdrachten overheid.
Salarisindicatie
Bij een vast dienstverband ligt de bruto maandsalarisindicatie doorgaans tussen €2.600 en €3.800 afhankelijk van ervaring en schaal. Voor zzp opdrachten en interim werk bij overheidsopdrachtgevers vallen dagtarieven meestal tussen €220 en €400 bij inzet via DAS of eigen facturering. Verschillen in tarief ontstaan door verantwoordelijkheidsniveau, geheimhoudingsverplichtingen en onregelmatige beschikbaarheid tijdens piekmomenten.
Typische werkzaamheden
Je onderhoudt en actualiseert een complex agendabeheer met korte lijnen naar bestuurders en ambtelijke diensten. Je bereidt vergaderdossiers voor, rangschikt stukken en bewaakt deadlines en actiepunten. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne collega’s en externe relaties en verzorgt keurige telefonische en schriftelijke correspondentie. Je neemt zelfstandig beslissingen over afstemming en planning bij conflicterende verzoeken en handelt discrete informatie vertrouwelijk.
Hoe word je specialist
Begin met een aantoonbare mbo‑4-opleiding en verzamel minimaal twee jaar ervaring als directie- of bestuursecretaris in een bestuurlijke omgeving. Verbreed vakkennis door ervaring met opdrachten overheid, interim werk en zzp opdrachten om politiek‑bestuurlijke contexten te begrijpen. Ontwikkel specialistische vaardigheden in agendamanagement, dossierbeheer en proactieve communicatie en zoek mentorschap of opleidingstrajecten binnen bestuurssecretariaten. Bouw een netwerk op via DAS, adviesbureaus of gemeenschappelijke projecten om opdrachten en doorgroei te faciliteren.
Opdracht
Je ondersteunt professioneel de gedeputeerde op secretarieel gebied en werkt nauw samen met de bestuursadviseur en woordvoerder.
Je houdt het complexe agendabeheer actueel, zorgt voor een duidelijke planning en bewaakt de voortgang van afspraken.
Je bereidt vergaderdossiers voor, stelt deze samen en fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne collega’s en externe relaties.
Je communiceert zorgvuldig en vriendelijk (telefonisch, per e-mail en overige correspondentie) en bent het visitekaartje van de gedeputeerde.
Je schakelt snel, neemt zelfstandig beslissingen waar nodig en bent bereid extra inzet te tonen wanneer dat gevraagd wordt.
Vereist profiel
- Aantoonbare ervaring als secretarieel/administratief ondersteuner van een bestuurlijk of politiek functionaris.
- Uitstekende agendaplanning- en organisatorische vaardigheden bij complex en politiek gevoelig werk.
- Zeer goede communicatieve vaardigheden, klantgerichtheid en representativiteit naar interne en externe contacten.
- Zelfstandig, besluitvaardig en flexibel; bereid om bij piekmomenten extra inzet te leveren.
- Discretie en zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Bereidheid om eigen (ICT) middelen in te zetten; eventuele extra bedrijfsmiddelen worden door opdrachtnemer bekostigd.
- De werkzaamheden worden persoonlijk uitgevoerd; vrije vervanging is niet toegestaan.
- Je werkt onder leiding en toezicht van manager M. Hartmans en vormt een hecht team met de andere secretaresses van Provincie Utrecht.
Eisen
- De leverancier beschikt over een geldige G-rekening, indien het een detachering betreft (aan te tonen bij contractering).
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuur secretaresse/assistent (C-level).
Wensen
- Aantoonbaar afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4.
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie.
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een college van Gedeputeerde Staten, college van burgemeesters en wethouders, gemeenteraad of vergelijkbare bestuurlijke organisatie.
Competenties
- Zelfstandigheid
- Proactief
- Communicatief vaardig
- Flexibel