Opleidingsniveau
Minimaal afgeronde MBO-opleiding; mbo+/hbo werk- en denkniveau aanbevolen
Salarisindicatie in loondienst
€2600 - €3600 per uur
Indicatie uurtarief bij ZZP
€45 - €75 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior managementondersteuner, Directiesecretaris, Office Manager, Functioneel projectleider
Competenties & vaardigheden
agendabeheer, notuleren, communicatie, MS Office
Gerelateerde functies
Managementondersteuner, Directiesecretaris, Office Manager, Projectondersteuner
Functiebeschrijving
De afdelingsondersteuner coördineert operationele en administratieve processen binnen een project- of afdelingsomgeving en ondersteunt leidinggevenden bij planning en besluitvoorbereiding.
Je beheert agenda's, organiseert en faciliteert vergaderingen, stelt notulen op en verzorgt gerichte afdelingscommunicatie.
Je bewaakt documentstromen en dossiers in samenwerkings- en archiefsystenen zoals DAS, Confluence en andere digitale werkruimtes.
De rol is geschikt voor deeltijdige contracten, zzp opdrachten en interim werk en komt zowel binnen opdrachten overheid als commerciële organisaties veel voor.
Salarisindicatie
In loondienst ligt het bruto maandsalaris op fulltimebasis doorgaans tussen €2.600 en €3.600, met pro rata verloning voor 30 uur.
Als zelfstandige of interim professional variëren tarieven voor zzp opdrachten en interim werk veelal tussen €45 en €75 per uur, afhankelijk van ervaring en opdrachtcomplexiteit.
Opdrachten overheid zitten vaak aan de onder- tot middenkant van het tariefspectrum door begrotingskaders en schaalgrootte.
Typische werkzaamheden
Beheren en prioriteren van agenda's van leidinggevenden, inclusief afstemming van externe en interne afspraken.
Organiseren en faciliteren van (MT-)vergaderingen, inclusief logistiek, vergaderstukken en technische ondersteuning via Teams of Webex.
Notuleren en uitzetten van actiepunten, bewaken van opvolging en archivering van besluiten.
Opstellen en verspreiden van wekelijkse of kwartaalrapportages en interne communicatie-uitingen.
Coördineren van documentstromen en ondersteunen bij jaarplannen en projectadministratie, inclusief gebruik van tools zoals Jira en DAS.
Afstemming en samenwerking met directiesecretariaat, projectondersteuners en externe stakeholders.
Hoe word je specialist
Begin met een mbo+- of hbo-opleiding en verzamel minimaal twee tot drie jaar praktijkervaring in afdelings- of projectondersteuning.
Verdiep je in tools als Outlook, Teams, Confluence, Jira en DAS en volg gerichte trainingen in notuleren, timemanagement en projectadministratie.
Breid ervaring uit via opdrachten overheid, interim werk en zzp opdrachten om diverse processen en governance te leren en je netwerk te versterken.
Ontwikkel vertrouwenspositie en discrete informatieafhandeling om door te groeien naar seniorondersteunende functies zoals directiesecretaris of office manager.
Opleidingsniveau
Minimaal afgeronde MBO-opleiding; mbo+/hbo werk- en denkniveau aanbevolen
Salarisindicatie in loondienst
€2600 - €3600 per uur
Indicatie uurtarief bij ZZP
€45 - €75 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior managementondersteuner, Directiesecretaris, Office Manager, Functioneel projectleider
Competenties & vaardigheden
agendabeheer, notuleren, communicatie, MS Office
Gerelateerde functies
Managementondersteuner, Directiesecretaris, Office Manager, Projectondersteuner
Functiebeschrijving
De afdelingsondersteuner coördineert operationele en administratieve processen binnen een project- of afdelingsomgeving en ondersteunt leidinggevenden bij planning en besluitvoorbereiding.
Je beheert agenda's, organiseert en faciliteert vergaderingen, stelt notulen op en verzorgt gerichte afdelingscommunicatie.
Je bewaakt documentstromen en dossiers in samenwerkings- en archiefsystenen zoals DAS, Confluence en andere digitale werkruimtes.
De rol is geschikt voor deeltijdige contracten, zzp opdrachten en interim werk en komt zowel binnen opdrachten overheid als commerciële organisaties veel voor.
Salarisindicatie
In loondienst ligt het bruto maandsalaris op fulltimebasis doorgaans tussen €2.600 en €3.600, met pro rata verloning voor 30 uur.
Als zelfstandige of interim professional variëren tarieven voor zzp opdrachten en interim werk veelal tussen €45 en €75 per uur, afhankelijk van ervaring en opdrachtcomplexiteit.
Opdrachten overheid zitten vaak aan de onder- tot middenkant van het tariefspectrum door begrotingskaders en schaalgrootte.
Typische werkzaamheden
Beheren en prioriteren van agenda's van leidinggevenden, inclusief afstemming van externe en interne afspraken.
Organiseren en faciliteren van (MT-)vergaderingen, inclusief logistiek, vergaderstukken en technische ondersteuning via Teams of Webex.
Notuleren en uitzetten van actiepunten, bewaken van opvolging en archivering van besluiten.
Opstellen en verspreiden van wekelijkse of kwartaalrapportages en interne communicatie-uitingen.
Coördineren van documentstromen en ondersteunen bij jaarplannen en projectadministratie, inclusief gebruik van tools zoals Jira en DAS.
Afstemming en samenwerking met directiesecretariaat, projectondersteuners en externe stakeholders.
Hoe word je specialist
Begin met een mbo+- of hbo-opleiding en verzamel minimaal twee tot drie jaar praktijkervaring in afdelings- of projectondersteuning.
Verdiep je in tools als Outlook, Teams, Confluence, Jira en DAS en volg gerichte trainingen in notuleren, timemanagement en projectadministratie.
Breid ervaring uit via opdrachten overheid, interim werk en zzp opdrachten om diverse processen en governance te leren en je netwerk te versterken.
Ontwikkel vertrouwenspositie en discrete informatieafhandeling om door te groeien naar seniorondersteunende functies zoals directiesecretaris of office manager.
Opdrachtbeschrijving
Als Afdelingsondersteuner PMI vervul je een centrale, coördinerende rol binnen de afdeling Project Management en Implementatie (PMI) van de Directie Informatievoorziening (DI) binnen DJI. Je ondersteunt het afdelingshoofd en het MT bij planning, voorbereiding en uitvoering van operationele taken en bijeenkomsten. De werkzaamheden omvatten agendabeheer, organiseren en notuleren van overleggen, samenstellen van afdelingscommunicatie en ondersteunen bij jaarplannen en uitvoering. Je werkt intensief samen met de directiesecretaris en overige afdelingsondersteuners bij directiebrede aangelegenheden en bent de spin-in-het-web voor alle administratieve en organisatorische vraagstukken binnen PMI. De functie omvat ongeveer 30 uur per week, verdeeld over vaste taken zoals agendabeheer (8 uur), PMI MT-overleg (6 uur), organisatie van bijeenkomsten (4 uur), wekelijkse communicatie (4 uur), ondersteuning jaarplans en directie-MT (samen 6 uur) en afstemming met collega-ondersteuners (2 uur).
Vereist profiel
- Opleiding: mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële, administratieve of bedrijfskundige richting.
- Ervaring: minimaal 2–3 jaar relevante ervaring in afdelings- of managementondersteuning, bij voorkeur binnen de overheid of grote (IT-)projectomgevingen.
- Vaardigheden: uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk), vaardig in agendabeheer, notuleren en bijeenkomsten organiseren.
- IT/Tools: goede kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams) en vertrouwdheid met samenwerken in digitale omgevingen; kennis van project- of informatievoorzieningsterminologie is een pré.
- Persoonlijke eigenschappen: proactief, nauwkeurig, discreet (omgang met vertrouwelijke informatie), stressbestendig, klantgericht en een echte teamspeler met goede communicatieve vaardigheden.
- Beschikbaarheid: circa 30 uur per week; flexibiliteit in uren en afstemming met het MT en directiesecretariaat is gewenst.
- Overige: affiniteit met de publieke sector en/of ervaring binnen grote organisaties zoals DJI is een voordeel.
Eisen
- Minimaal een afgeronde MBO-opleiding (bij voorkeur richting ICT, projectmanagement en/of bedrijfsvoering).
- Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring in het ondersteunen van projecten of afdelingen.
- Minimaal twee jaar administratieve ervaring met het verwerken en coördineren van documentenstromen.
- Minimaal twee jaar aantoonbare ervaring met het opstellen van jaarplannen en het notuleren van overleggen.
Wensen
- Presentaties (PowerPoint) kunnen maken.
- Bijeenkomsten organiseren en faciliteren.
- Agenda-afspraken kunnen maken (Outlook/Webex ervaring).
- Ervaring met Jira (projectmanagementtool).
- Kennis van samenwerkingsruimtes zoals Confluence en Zenya.
- Ervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie heeft de voorkeur.
- Idealiter beschikbaar voor 24-32 uur per week, op meerdere werkdagen.
Competenties
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
- Stressbestendig en kunnen omgaan met werkdruk.
- Flexibel en kunnen omgaan met een snel veranderende omgeving.
- Organiseren, prioriteren en structuur aanbrengen.
- Nauwkeurig, kritisch en alert op details.