Opleidingsniveau
Minimaal mbo-niveau 4
Salarisindicatie in loondienst
€2400 - €3400 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€300 - €450 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Managementassistent, Teamleider Secretariaat, Officemanager, Managementsupport Specialist
Competenties & vaardigheden
Agendabeheer, Notuleren, Communicatie, Planningsvermogen, Discretie
Gerelateerde functies
Executive Assistant, Officemanager, Secretariaatsmedewerker, Teamassistent, Managementondersteuner
Functiebeschrijving
Een managementassistent ondersteunt afdelingsmanagers met secretarieel, organisatorisch, facilitaire en administratief werk en draagt bij aan het soepel functioneren van het MT.
De rol omvat het beheren en prioriteren van complexe agenda's, het plannen van vergaderingen en het ontvangen van externe bezoekers inclusief voorbereiding van relevante stukken.
Je verzorgt verslaglegging, stelt actielijsten op, handelt interne bestel- en factuurprocessen af en ondertekent namens managers binnen vooraf afgesproken kaders.
Discretie, nauwkeurigheid en het vermogen snel te schakelen tussen taken zijn noodzakelijk om continuïteit en kwaliteit van het secretariaat te waarborgen.
Salarisindicatie
Bij een vast dienstverband ligt het bruto maandsalaris doorgaans tussen €2.400 en €3.400 afhankelijk van ervaring en schaal.
Voor zzp opdrachten en interim werk liggen gangbare dagtarieven tussen €300 en €450, met variatie bij opdrachten overheid en langere projecten.
Werken op contract binnen de publieke sector volgt vaak CAO-schalen; opdrachten via DAS of vergelijkbare platforms kunnen andere tarieven en voorwaarden hanteren.
Typische werkzaamheden
Dagelijkse taken zijn agendabeheer, notuleren, opstellen van besluitenlijsten en het bewaken van actiepunten.
Je verwerkt bestellingen en facturen in inkoopsystemen zoals Oracle Fusion en houdt toezicht op bestel- en declaratieprocessen.
Organiseren van werkbezoeken, bijeenkomsten en ketensessies inclusief locatie, techniek en catering behoren tot het takenpakket.
Beheer van digitale dossiers en archivering in systemen zoals DAS en het ondersteunen van procesverbeteringen horen bij gevorderde uitvoerende taken.
Hoe word je specialist
Begin met minimaal mbo-niveau 4 en verworven ervaring als managementassistent of vergelijkbaar, bij voorkeur binnen de overheid.
Verdiep je in MS Office, Outlook en Teams, leer Oracle Fusion en digitale archiveringssystemen zoals DAS en bewijs die ervaring in je cv.
Verkrijg ervaring met notuleren, agendabeheer en procesondersteuning, zoek bewust opdrachten overheid en interim werk om sectorkennis op te bouwen.
Bouw een netwerk voor zzp opdrachten via platforms en intermediairs, volg vakgerichte cursussen en ontwikkel een portfolio met concrete voorbeelden van procesverbeteringen.
Opleidingsniveau
Minimaal mbo-niveau 4
Salarisindicatie in loondienst
€2400 - €3400 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€300 - €450 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Managementassistent, Teamleider Secretariaat, Officemanager, Managementsupport Specialist
Competenties & vaardigheden
Agendabeheer, Notuleren, Communicatie, Planningsvermogen, Discretie
Gerelateerde functies
Executive Assistant, Officemanager, Secretariaatsmedewerker, Teamassistent, Managementondersteuner
Functiebeschrijving
Een managementassistent ondersteunt afdelingsmanagers met secretarieel, organisatorisch, facilitaire en administratief werk en draagt bij aan het soepel functioneren van het MT.
De rol omvat het beheren en prioriteren van complexe agenda's, het plannen van vergaderingen en het ontvangen van externe bezoekers inclusief voorbereiding van relevante stukken.
Je verzorgt verslaglegging, stelt actielijsten op, handelt interne bestel- en factuurprocessen af en ondertekent namens managers binnen vooraf afgesproken kaders.
Discretie, nauwkeurigheid en het vermogen snel te schakelen tussen taken zijn noodzakelijk om continuïteit en kwaliteit van het secretariaat te waarborgen.
Salarisindicatie
Bij een vast dienstverband ligt het bruto maandsalaris doorgaans tussen €2.400 en €3.400 afhankelijk van ervaring en schaal.
Voor zzp opdrachten en interim werk liggen gangbare dagtarieven tussen €300 en €450, met variatie bij opdrachten overheid en langere projecten.
Werken op contract binnen de publieke sector volgt vaak CAO-schalen; opdrachten via DAS of vergelijkbare platforms kunnen andere tarieven en voorwaarden hanteren.
Typische werkzaamheden
Dagelijkse taken zijn agendabeheer, notuleren, opstellen van besluitenlijsten en het bewaken van actiepunten.
Je verwerkt bestellingen en facturen in inkoopsystemen zoals Oracle Fusion en houdt toezicht op bestel- en declaratieprocessen.
Organiseren van werkbezoeken, bijeenkomsten en ketensessies inclusief locatie, techniek en catering behoren tot het takenpakket.
Beheer van digitale dossiers en archivering in systemen zoals DAS en het ondersteunen van procesverbeteringen horen bij gevorderde uitvoerende taken.
Hoe word je specialist
Begin met minimaal mbo-niveau 4 en verworven ervaring als managementassistent of vergelijkbaar, bij voorkeur binnen de overheid.
Verdiep je in MS Office, Outlook en Teams, leer Oracle Fusion en digitale archiveringssystemen zoals DAS en bewijs die ervaring in je cv.
Verkrijg ervaring met notuleren, agendabeheer en procesondersteuning, zoek bewust opdrachten overheid en interim werk om sectorkennis op te bouwen.
Bouw een netwerk voor zzp opdrachten via platforms en intermediairs, volg vakgerichte cursussen en ontwikkel een portfolio met concrete voorbeelden van procesverbeteringen.
Functieomschrijving
Je ondersteunt twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief gebied en draagt bij aan het verloop van het Management Team.
Je beheert en prioriteert complexe agenda’s, plant vergaderingen, ontvangt externe bezoekers en bereidt stukken voor.
Je zorgt voor verslaglegging en actielijsten waar nodig, pakt proactief taken uit mailboxen op en ondertekent vooraf afgesproken stukken namens de managers.
Je regelt bestel- en factuurprocessen, bestelt geschenken en coördineert jaarbonaanvragen in overleg met managers en teamleiders.
Daarnaast faciliteer je ketensessies, organiseer je werkbezoeken en bijeenkomsten inclusief locaties en catering, en draag je bij aan de kwaliteit en continuïteit van het secretariaat.
Vereist profiel
Je hebt een proactieve en ondernemende houding, bent accuraat, planmatig en resultaatgericht en schakelt flexibel tussen taken.
Je werkt goed samen, kunt verbindingen leggen tussen mensen en belangen en bent omgevingsbewust binnen een dynamische organisatie.
Je leert snel verschillende gemeentelijke systemen eigen maken en signaleert verbeterpunten in processen, waarbij je praktisch uitvoerbare oplossingen aandraagt.
Communicatief ben je sterk en beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk; discretie en betrouwbaarheid zijn vanzelfsprekend.
Affiniteit met secretariële, facilitaire en administratieve werkzaamheden en ervaring met agendabeheer, verslaglegging en procesondersteuning is gewenst.
Locatie en functie
Wilhelminakade 179, De Rotterdam — Gemeente Rotterdam
Functietitel: Managementassistent - cluster DV ADMINISTRATION
Eisen
- - Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding;
- - Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent, opgedaan in de afgelopen 4 jaar;
- - Je hebt werkervaring met de MS Office programma’s Outlook en MS Teams;
- - Je hebt werkervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of vergelijkbaar. Dit kun je aantonen op je cv.
Wensen
- Je hebt werkervaring met het invoeren van bestellingen in Oracle Fusion;
- Je hebt werkervaring als Managementassistent bij een overheidsorganisatie;
- Je hebt een afgeronde opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist;
- Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringsysteem.