Opleidingsniveau
MBO+/HBO
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4200 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€60 - €80 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Programmamanager, Clusterregisseur, Senior Projectondersteuner, Office Manager, Communicatiemanager
Competenties & vaardigheden
agendabeheer, organiseren en logistiek, schriftelijke en mondelinge communicatie, CMS en Office (Outlook, Word, Excel, Teams/SharePoint), discretie
Gerelateerde functies
Secretaresse, Executive Assistant, Projectondersteuner, Office Manager, Communicatieadviseur
Functiebeschrijving
Een managementassistent in een programmabureau ondersteunt directie en programmateams met agendabeheer, bestuurlijke voorbereiding en coördinatie van ontmoetingen tussen meerdere stakeholders. De functie omvat het organiseren van bestuurs- en clusteroverleggen, themabijeenkomsten, werkbezoeken en publieke evenementen inclusief logistiek en deelnemersbeheer. Daarnaast beheer je communicatiemiddelen en een CMS-gestuurde website, publiceer je nieuwsberichten en zorg je voor consistente informatievoorziening richting partners. De rol vraagt discretionaire omgang met vertrouwelijke dossiers en het simultaan afhandelen van operationele en inhoudelijke taken binnen een programmastructuur.
Salarisindicatie
Voor vaste aanstelling ligt het bruto maandsalaris doorgaans tussen €3.000 en €4.200 afhankelijk van ervaring en omvang van de verantwoordelijkheid. Voor consultants en interim werk of zzp opdrachten gelden hogere uurtarieven, veelal tussen €60 en €80 per uur exclusief btw, conform gangbare DAS-richtlijnen bij aanbestedingen. Opdrachten overheid hanteren vaak specifieke tariefbanden en screeningsprocedures, wat invloed heeft op het netto aanbod en secundaire voorwaarden. Vergoedingen voor reiskosten, onregelmatigheid en eventmanagement worden naast het tarief regelmatig apart vergoed.
Typische werkzaamheden
Dagelijkse taken zijn complex agendabeheer, voorbereiding en verspreiding van vergaderstukken, notuleren en opvolgen van besluiten richting stakeholders. Je regelt uitnodigingen, deelnemersregistratie, logistieke afstemming, techniek voor hybride bijeenkomsten en coördineert leveranciers en locaties. Je publiceert en beheert content in een CMS, actualiseert de website en onderhoudt stakeholdercommunicatie via nieuwsbrieven en persberichten. In opdrachten overheid en samenwerkingsverbanden werk je volgens vastgestelde Dossier- en AdministratieStandaarden; ervaring met DAS of vergelijkbare systemen is een voordeel.
Hoe word je specialist
Start met een MBO+/HBO-opleiding richting secretarieel, bedrijfsadministratie of communicatie en bouw minimaal drie jaar relevante praktijkervaring op. Verwerf specifieke ervaring binnen een programmabureau of projectorganisatie door interim werk en zzp opdrachten te doen bij verschillende opdrachtgevers om sectorbreed inzicht te krijgen. Verdiep je in CMS-beheer, gevorderde Office-tools, stakeholdermanagement en governanceprocedures die bij opdrachten overheid gelden. Behaal relevante trainingen in projectondersteuning, vertrouwens- en privacybeheer en leer werken met DAS en aanbestedingsvereisten om door te groeien naar senior ondersteunende of leidinggevende functies.
Opleidingsniveau
MBO+/HBO
Salarisindicatie in loondienst
€3000 - €4200 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€60 - €80 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Programmamanager, Clusterregisseur, Senior Projectondersteuner, Office Manager, Communicatiemanager
Competenties & vaardigheden
agendabeheer, organiseren en logistiek, schriftelijke en mondelinge communicatie, CMS en Office (Outlook, Word, Excel, Teams/SharePoint), discretie
Gerelateerde functies
Secretaresse, Executive Assistant, Projectondersteuner, Office Manager, Communicatieadviseur
Functiebeschrijving
Een managementassistent in een programmabureau ondersteunt directie en programmateams met agendabeheer, bestuurlijke voorbereiding en coördinatie van ontmoetingen tussen meerdere stakeholders. De functie omvat het organiseren van bestuurs- en clusteroverleggen, themabijeenkomsten, werkbezoeken en publieke evenementen inclusief logistiek en deelnemersbeheer. Daarnaast beheer je communicatiemiddelen en een CMS-gestuurde website, publiceer je nieuwsberichten en zorg je voor consistente informatievoorziening richting partners. De rol vraagt discretionaire omgang met vertrouwelijke dossiers en het simultaan afhandelen van operationele en inhoudelijke taken binnen een programmastructuur.
Salarisindicatie
Voor vaste aanstelling ligt het bruto maandsalaris doorgaans tussen €3.000 en €4.200 afhankelijk van ervaring en omvang van de verantwoordelijkheid. Voor consultants en interim werk of zzp opdrachten gelden hogere uurtarieven, veelal tussen €60 en €80 per uur exclusief btw, conform gangbare DAS-richtlijnen bij aanbestedingen. Opdrachten overheid hanteren vaak specifieke tariefbanden en screeningsprocedures, wat invloed heeft op het netto aanbod en secundaire voorwaarden. Vergoedingen voor reiskosten, onregelmatigheid en eventmanagement worden naast het tarief regelmatig apart vergoed.
Typische werkzaamheden
Dagelijkse taken zijn complex agendabeheer, voorbereiding en verspreiding van vergaderstukken, notuleren en opvolgen van besluiten richting stakeholders. Je regelt uitnodigingen, deelnemersregistratie, logistieke afstemming, techniek voor hybride bijeenkomsten en coördineert leveranciers en locaties. Je publiceert en beheert content in een CMS, actualiseert de website en onderhoudt stakeholdercommunicatie via nieuwsbrieven en persberichten. In opdrachten overheid en samenwerkingsverbanden werk je volgens vastgestelde Dossier- en AdministratieStandaarden; ervaring met DAS of vergelijkbare systemen is een voordeel.
Hoe word je specialist
Start met een MBO+/HBO-opleiding richting secretarieel, bedrijfsadministratie of communicatie en bouw minimaal drie jaar relevante praktijkervaring op. Verwerf specifieke ervaring binnen een programmabureau of projectorganisatie door interim werk en zzp opdrachten te doen bij verschillende opdrachtgevers om sectorbreed inzicht te krijgen. Verdiep je in CMS-beheer, gevorderde Office-tools, stakeholdermanagement en governanceprocedures die bij opdrachten overheid gelden. Behaal relevante trainingen in projectondersteuning, vertrouwens- en privacybeheer en leer werken met DAS en aanbestedingsvereisten om door te groeien naar senior ondersteunende of leidinggevende functies.
Functieomschrijving
Als Managementassistent Programmabureau ondersteun je de directeur, de clusterregisseur en het programmabureau bij agendabeheer, organisatie en communicatie.
Je bereidt bestuurlijke overleggen, directeuren- en clusteroverleggen, themabijeenkomsten, werkbezoeken en evenementen voor en zorgt voor de logistieke uitvoering.
Je verzorgt uitnodigingen, deelnemersregistratie, logistieke afstemming en biedt tijdens bijeenkomsten inhoudelijke en praktische ondersteuning.
Je ondersteunt de communicatie en beheert en actualiseert de PROMO-website, publiceert nieuwsberichten en draagt bij aan professionele informatievoorziening richting stakeholders.
Met jouw bijdrage zorg je voor een soepel functionerend programmabureau en versterk je de samenwerking tussen de verschillende partners binnen het cluster.
Standplaats: World Port Center, Wilhelminakade 909, Rotterdam (Havenbedrijf Rotterdam N.V., Industriecluster Rotterdam - Moerdijk, PROMO).
Vereist profiel
- Opleiding op MBO+/HBO-niveau, bij voorkeur richting secretarieel, bedrijfsadministratie of communicatie.
- Aantoonbare ervaring met agendabeheer, voorbereiding van bestuurlijke overleggen en organisatie van bijeenkomsten en evenementen.
- Goede organisatorische en logistieke vaardigheden: plannen, prioriteren en zelfstandig werken onder tijdsdruk.
- Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en ervaring met het opstellen en publiceren van communicatiemiddelen en nieuwsberichten.
- Ervaring met websitebeheer/ CMS en gangbare office-software (Outlook, Word, Excel, Teams/SharePoint).
- Discretie, professionaliteit en klantgerichte instelling in contacten met bestuurders, stakeholders en partners.
- Proactieve houding, flexibiliteit en teamspelermentaliteit met oog voor detail en kwaliteit.
- Goede beheersing van het Nederlands; Engels is een pré.
Eisen
- De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent, secretaresse of vergelijkbare ondersteunende functie.
- De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer voor directieleden, managers of bestuurders.
- De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het organiseren en coördineren van vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en/of werkbezoeken.
- De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met Microsoft Outlook, Teams, Word en Excel.
- Kandidaat is op de hoogte gesteld van het screeningsproces van HbR (voor aanvullende informatie zie tekst veld arbeidsvoorwaarden)
- Inschrijvingen waarin een ZZP'er wordt aangeboden (zowel rechtstreeks als via een tussenpartij) komen niet in aanmerking.
Wensen
- De kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een programmabureau, projectorganisatie of samenwerkingsverband met meerdere stakeholders, is een pré.
- De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het schrijven en publiceren van nieuwsberichten, uitnodigingen of andere communicatie-uitingen, is een pré.
- HbR hanteert voor deze aanvraag een richtlijntarief binnen een range van € 60,00 - € 80,00 per uur (2 Punten)Het aangeboden tarief valt binnen de aangegeven bandbreedte (1 Punten)Het aangeboden tarief is hoger dan de aangegeven bandbreedte (0 Punten)
- Kandidaat is beschikbaar voor een (digitaal) kennismakingsgesprek op vrijdag 9 oktober tussen 09:00-12:00u