Opleidingsniveau
Mbo-opleiding in Informatiemanagement of gelijkwaardig
Salarisindicatie in loondienst
€2800 - €4000 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€70 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Documentalist, Informatie Manager, Projectleider Informatiebeheer
Competenties & vaardigheden
Goede communicatieve vaardigheden, Nauwkeurigheid, Klantgerichtheid, Analytisch vermogen, Proactieve houding
Gerelateerde functies
Informatiebeheerder, Archivar, Informatiespecialist
Functiebeschrijving
De rol van een Documentalist is cruciaal binnen organisaties die zich bezighouden met documentbeheer en archiveringsprocessen. Documentalisten zijn verantwoordelijk voor het organiseren, classificeren en beheren van documenten en informatie, met als doel een efficiënte toegang en opgeslagen gegevens te waarborgen. Dit omvat het registry van nieuwe documenten, het toevoegen van metadata, en het onderhouden van een ordelijk documentmanagementsysteem. Het viel binnen deze functie niet alleen te kijken naar de bestaande documentatie, maar ook om nuttige werkinstructies op te stellen die het team helpen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Optimale informatiehuishouding vereist ook dat de Documentalist voortdurend de processen evalueert en verbetert.
Salarisindicatie
Het salaris voor een Documentalist kan variëren afhankelijk van de werkervaring, de sector en de specifieke verantwoordelijkheden. Voor een fulltime aanstelling in de publieke sector, zoals opdrachten overheid, kan het salaris liggen tussen de €2.800 en €4.000 per maand. ZZP opdrachten kunnen ook aantrekkelijk zijn, met tarieven die kunnen oplopen tot €70 per uur, afhankelijk van de expertise en de complexiteit van het project. Interim werk kan soms ook leiden tot hogere vergoedingen, aangezien flexibiliteit en deskundigheid vaak voorrang krijgen in contracten van tijdelijke aard.
Typische taken
Documentalisten voeren verschillende taken uit om de documentatie binnen een organisatie effectief te beheren. Typische taken omvatten het controleren van bestaande documenten op volledigheid en nauwkeurigheid, het instellen van document management systemen (DMS), en het coachen van projectmedewerkers in het gebruik van deze systemen. Daarnaast kunnen ze betrokken zijn bij het opstellen van en zorgen voor documentatieprotocollen, het registreren van wijzigingen en het zorgen voor een heldere archivering. Dit kan ook inhouden dat men werkt binnen bredere organisatieprojecten, bijvoorbeeld in de context van grootschalige GWW-projecten, waarbij documentbeheersystemen essentieel zijn voor een succesvolle uitvoering.
Specialisatie
Om een specialist te worden in deze functie, is een afgeronde mbo-opleiding in Informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding vaak vereist. Een relevant hbo denk- en werkniveau versterkt zeker de kansen op een positie als Documentalist. Daarnaast is het belangrijk om praktijkervaring op te doen, bijvoorbeeld via zzp opdrachten waar relevante vaardigheden verder kunnen worden ontwikkeld. Het volgen van verdere trainingen en cursussen op het gebied van documentair informatiebeheer en informatiebeveiliging kan ook bijdragen tot groei in dit vakgebied. Verder helpt kennis van actuele kaders en regelgeving, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet open overheid (Woo), om goed voorbereid te zijn op de uitdagingen die deze functie met zich meebrengt.
Opleidingsniveau
Mbo-opleiding in Informatiemanagement of gelijkwaardig
Salarisindicatie in loondienst
€2800 - €4000 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€70 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Documentalist, Informatie Manager, Projectleider Informatiebeheer
Competenties & vaardigheden
Goede communicatieve vaardigheden, Nauwkeurigheid, Klantgerichtheid, Analytisch vermogen, Proactieve houding
Gerelateerde functies
Informatiebeheerder, Archivar, Informatiespecialist
Functiebeschrijving
De rol van een Documentalist is cruciaal binnen organisaties die zich bezighouden met documentbeheer en archiveringsprocessen. Documentalisten zijn verantwoordelijk voor het organiseren, classificeren en beheren van documenten en informatie, met als doel een efficiënte toegang en opgeslagen gegevens te waarborgen. Dit omvat het registry van nieuwe documenten, het toevoegen van metadata, en het onderhouden van een ordelijk documentmanagementsysteem. Het viel binnen deze functie niet alleen te kijken naar de bestaande documentatie, maar ook om nuttige werkinstructies op te stellen die het team helpen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Optimale informatiehuishouding vereist ook dat de Documentalist voortdurend de processen evalueert en verbetert.
Salarisindicatie
Het salaris voor een Documentalist kan variëren afhankelijk van de werkervaring, de sector en de specifieke verantwoordelijkheden. Voor een fulltime aanstelling in de publieke sector, zoals opdrachten overheid, kan het salaris liggen tussen de €2.800 en €4.000 per maand. ZZP opdrachten kunnen ook aantrekkelijk zijn, met tarieven die kunnen oplopen tot €70 per uur, afhankelijk van de expertise en de complexiteit van het project. Interim werk kan soms ook leiden tot hogere vergoedingen, aangezien flexibiliteit en deskundigheid vaak voorrang krijgen in contracten van tijdelijke aard.
Typische taken
Documentalisten voeren verschillende taken uit om de documentatie binnen een organisatie effectief te beheren. Typische taken omvatten het controleren van bestaande documenten op volledigheid en nauwkeurigheid, het instellen van document management systemen (DMS), en het coachen van projectmedewerkers in het gebruik van deze systemen. Daarnaast kunnen ze betrokken zijn bij het opstellen van en zorgen voor documentatieprotocollen, het registreren van wijzigingen en het zorgen voor een heldere archivering. Dit kan ook inhouden dat men werkt binnen bredere organisatieprojecten, bijvoorbeeld in de context van grootschalige GWW-projecten, waarbij documentbeheersystemen essentieel zijn voor een succesvolle uitvoering.
Specialisatie
Om een specialist te worden in deze functie, is een afgeronde mbo-opleiding in Informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding vaak vereist. Een relevant hbo denk- en werkniveau versterkt zeker de kansen op een positie als Documentalist. Daarnaast is het belangrijk om praktijkervaring op te doen, bijvoorbeeld via zzp opdrachten waar relevante vaardigheden verder kunnen worden ontwikkeld. Het volgen van verdere trainingen en cursussen op het gebied van documentair informatiebeheer en informatiebeveiliging kan ook bijdragen tot groei in dit vakgebied. Verder helpt kennis van actuele kaders en regelgeving, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet open overheid (Woo), om goed voorbereid te zijn op de uitdagingen die deze functie met zich meebrengt.
Vacature: Documentalist — Rijkswaterstaat, Lelystad
Als documentalist binnen Cluster MN A‑vaarwegen Noord beheer je het digitale projectarchief voor het IJsselmeergebied (Midden-Nederland) en ondersteun je projecten op archiveer- en documentatiegebied.
De functie omvat circa 12–16 uur per week en wordt uitgevoerd vanuit Lelystad; werkzaamheden vinden plaats binnen de projectrichtlijnen en onder aansturing van de opdrachtgever.
Je voert werkzaamheden uit zoals registreren, metadateren, ordenen, waarderen, autoriseren, trainen van projectmedewerkers en het voorbereiden van archiefoverdrachten naar DIM.
Belangrijke resultaatverplichtingen zijn een goed ingericht projectarchief dat voldoet aan RWS-kwaliteitseisen en actuele beheersmiddelen zoals autorisatiematrix, werkinstructies en ordeningsstructuur.
Daarnaast coach je projectmedewerkers, signaleer je verbetervoorstellen voor applicaties, en meld je storingen aan Lokaal Functioneel Beheer om de informatiehuishouding continu te verbeteren.
Vereist profiel
- Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
- Kennis van documentair informatiebeheer en ervaring met DIM-gerelateerde ICT-middelen.
- In staat zelfstandig werkinstructies en handreikingen op te stellen en medewerkers te instrueren.
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, didactische vaardigheden, nauwkeurigheid en een klantgerichte, dienstverlenende instelling.
- Plannen en organiseren, zelfstandigheid, proactieve instelling en omgevingsbewustzijn; beheersing van de Nederlandse taal is vereist.
- Beschikbaar voor ~12–16 uur per week en bereid tot naleving van RWS-voorwaarden (o.a. aanleveren PDF-CV met woonplaats, e-mailadres kandidaat, naleven maximumtarief en leveranciersregels).
Wensen
- Ervaring met onderhoudsprojecten binnen infrastructuur of waterbeheer.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
- Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint en het inrichten van autorisatiematrixen, standaardweergaven en zoekvragen in een DMS.
Eisen
- Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
- Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
Wensen
- Kennis van en ervaring met onderhouds-projecten.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.