Opleidingsniveau
Mbo-opleiding in Informatiemanagement of gelijkwaardig
Salarisindicatie in loondienst
€2800 - €4000 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€70 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Documentalist, Informatie Manager, Projectleider Informatiebeheer
Competenties & vaardigheden
Goede communicatieve vaardigheden, Nauwkeurigheid, Klantgerichtheid, Analytisch vermogen, Proactieve houding
Gerelateerde functies
Informatiebeheerder, Archivar, Informatiespecialist
Functiebeschrijving
De rol van een Documentalist is cruciaal binnen organisaties die zich bezighouden met documentbeheer en archiveringsprocessen. Documentalisten zijn verantwoordelijk voor het organiseren, classificeren en beheren van documenten en informatie, met als doel een efficiënte toegang en opgeslagen gegevens te waarborgen. Dit omvat het registry van nieuwe documenten, het toevoegen van metadata, en het onderhouden van een ordelijk documentmanagementsysteem. Het viel binnen deze functie niet alleen te kijken naar de bestaande documentatie, maar ook om nuttige werkinstructies op te stellen die het team helpen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Optimale informatiehuishouding vereist ook dat de Documentalist voortdurend de processen evalueert en verbetert.
Salarisindicatie
Het salaris voor een Documentalist kan variëren afhankelijk van de werkervaring, de sector en de specifieke verantwoordelijkheden. Voor een fulltime aanstelling in de publieke sector, zoals opdrachten overheid, kan het salaris liggen tussen de €2.800 en €4.000 per maand. ZZP opdrachten kunnen ook aantrekkelijk zijn, met tarieven die kunnen oplopen tot €70 per uur, afhankelijk van de expertise en de complexiteit van het project. Interim werk kan soms ook leiden tot hogere vergoedingen, aangezien flexibiliteit en deskundigheid vaak voorrang krijgen in contracten van tijdelijke aard.
Typische taken
Documentalisten voeren verschillende taken uit om de documentatie binnen een organisatie effectief te beheren. Typische taken omvatten het controleren van bestaande documenten op volledigheid en nauwkeurigheid, het instellen van document management systemen (DMS), en het coachen van projectmedewerkers in het gebruik van deze systemen. Daarnaast kunnen ze betrokken zijn bij het opstellen van en zorgen voor documentatieprotocollen, het registreren van wijzigingen en het zorgen voor een heldere archivering. Dit kan ook inhouden dat men werkt binnen bredere organisatieprojecten, bijvoorbeeld in de context van grootschalige GWW-projecten, waarbij documentbeheersystemen essentieel zijn voor een succesvolle uitvoering.
Specialisatie
Om een specialist te worden in deze functie, is een afgeronde mbo-opleiding in Informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding vaak vereist. Een relevant hbo denk- en werkniveau versterkt zeker de kansen op een positie als Documentalist. Daarnaast is het belangrijk om praktijkervaring op te doen, bijvoorbeeld via zzp opdrachten waar relevante vaardigheden verder kunnen worden ontwikkeld. Het volgen van verdere trainingen en cursussen op het gebied van documentair informatiebeheer en informatiebeveiliging kan ook bijdragen tot groei in dit vakgebied. Verder helpt kennis van actuele kaders en regelgeving, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet open overheid (Woo), om goed voorbereid te zijn op de uitdagingen die deze functie met zich meebrengt.
Opleidingsniveau
Mbo-opleiding in Informatiemanagement of gelijkwaardig
Salarisindicatie in loondienst
€2800 - €4000 per maand
Indicatie uurtarief bij ZZP
€70 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Documentalist, Informatie Manager, Projectleider Informatiebeheer
Competenties & vaardigheden
Goede communicatieve vaardigheden, Nauwkeurigheid, Klantgerichtheid, Analytisch vermogen, Proactieve houding
Gerelateerde functies
Informatiebeheerder, Archivar, Informatiespecialist
Functiebeschrijving
De rol van een Documentalist is cruciaal binnen organisaties die zich bezighouden met documentbeheer en archiveringsprocessen. Documentalisten zijn verantwoordelijk voor het organiseren, classificeren en beheren van documenten en informatie, met als doel een efficiënte toegang en opgeslagen gegevens te waarborgen. Dit omvat het registry van nieuwe documenten, het toevoegen van metadata, en het onderhouden van een ordelijk documentmanagementsysteem. Het viel binnen deze functie niet alleen te kijken naar de bestaande documentatie, maar ook om nuttige werkinstructies op te stellen die het team helpen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Optimale informatiehuishouding vereist ook dat de Documentalist voortdurend de processen evalueert en verbetert.
Salarisindicatie
Het salaris voor een Documentalist kan variëren afhankelijk van de werkervaring, de sector en de specifieke verantwoordelijkheden. Voor een fulltime aanstelling in de publieke sector, zoals opdrachten overheid, kan het salaris liggen tussen de €2.800 en €4.000 per maand. ZZP opdrachten kunnen ook aantrekkelijk zijn, met tarieven die kunnen oplopen tot €70 per uur, afhankelijk van de expertise en de complexiteit van het project. Interim werk kan soms ook leiden tot hogere vergoedingen, aangezien flexibiliteit en deskundigheid vaak voorrang krijgen in contracten van tijdelijke aard.
Typische taken
Documentalisten voeren verschillende taken uit om de documentatie binnen een organisatie effectief te beheren. Typische taken omvatten het controleren van bestaande documenten op volledigheid en nauwkeurigheid, het instellen van document management systemen (DMS), en het coachen van projectmedewerkers in het gebruik van deze systemen. Daarnaast kunnen ze betrokken zijn bij het opstellen van en zorgen voor documentatieprotocollen, het registreren van wijzigingen en het zorgen voor een heldere archivering. Dit kan ook inhouden dat men werkt binnen bredere organisatieprojecten, bijvoorbeeld in de context van grootschalige GWW-projecten, waarbij documentbeheersystemen essentieel zijn voor een succesvolle uitvoering.
Specialisatie
Om een specialist te worden in deze functie, is een afgeronde mbo-opleiding in Informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding vaak vereist. Een relevant hbo denk- en werkniveau versterkt zeker de kansen op een positie als Documentalist. Daarnaast is het belangrijk om praktijkervaring op te doen, bijvoorbeeld via zzp opdrachten waar relevante vaardigheden verder kunnen worden ontwikkeld. Het volgen van verdere trainingen en cursussen op het gebied van documentair informatiebeheer en informatiebeveiliging kan ook bijdragen tot groei in dit vakgebied. Verder helpt kennis van actuele kaders en regelgeving, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet open overheid (Woo), om goed voorbereid te zijn op de uitdagingen die deze functie met zich meebrengt.
Opdrachtomschrijving
Je voert binnen de projectkaders het volledige beheer en de archivering in het document management systeem voor projectmedewerkers.
Dagelijkse taken omvatten registreren, metadateren, ordenen, waarderen, selecteren en classificeren van documenten en dossiers.
Je onderhoudt en actualiseert het ordeningsplan, autorisatiematrix en andere middelen zoals werkinstructies en standaardweergaven.
Een belangrijke taak is het instrueren en coachen van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en conform RWS-kwaliteitseisen werken.
Je zorgt voor juiste verwerking (inkomend, intern, uitgaand), routering van documenten en meldt storingen of functionele wensen aan Lokaal Functioneel Beheer.
Uiteindelijk lever je een ingericht en actueel projectarchief op dat voldoet aan de afgesproken kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat.
Vereist profiel
- Ervaring met een documentmanagementsysteem (DMS) en het toepassen van metadata, ordenings- en selectieregels.
- Bekend met opstellen en bijhouden van autorisatiematrices en het verlenen/intrekken van autorisaties.
- Sterke instructie- en coachingsvaardigheden; je kunt collega’s trainen zodat zij verantwoordelijkheden m.b.t. archiefvorming begrijpen en uitvoeren.
- Nauwkeurig, procesgericht en oplossingsgericht; je signaleert en rapporteert storingen en verbetervoorstellen aan LFB/IV-B.
- Kennis van of ervaring met Rijkswaterstaat-kwaliteitseisen en informatiehuishouding is een pré; HBO werk- en denkniveau.
- Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en bereidheid om samen te werken binnen regionale en landelijke RWS-organisatieonderdelen.
Organisatiegegevens
Opdrachtgever: Rijkswaterstaat — uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.
Locatie: Utrecht
Functie: Documentalist, Programma Duurzame Infra
Duur: ADMINISTRATION
Eisen
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van relevante ICT-middelen.
- Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.
Wensen
- Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
- Mate waarin wordt voldaan aan de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of sollicitatiegesprek).
Competenties
- Analyseren en analytisch denkvermogen.
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
- Hands-on mentaliteit en oplossingsgerichtheid.
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder rapportages en didactische vaardigheden.
- Luisteren en de vraag achter de vraag kunnen achterhalen.
- Nauwkeurigheid.
- Omgevingsbewustzijn.
- Proactieve instelling.
- Plannen en organiseren.
- Zelfontwikkeling.
- Zelfstandigheid en initiatief.