Senior Informatiebeheerder

Organisatie

De gemeente Zeist is een moderne en betrokken werkgever met ongeveer 400 collega’s en werkt vanuit de kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’.

De werksfeer is open en informeel; lijnen zijn kort en er is ruimte voor eigen initiatief en professionele groei.

De organisatie hecht aan maatschappelijke betrokkenheid en verwelkomt iedereen die met eigen ervaring en deskundigheid bijdraagt aan het werk.

Team

Je werkt in Team Informatiebeheer, bestaande uit zes informatiebeheerders en een kwaliteitsmedewerker, en intensief samen met proces- en informatieadviseurs, functioneel beheerders en strategisch adviseurs.

Het team zit midden in het digitale hart van de organisatie en is betrokken bij aanbestedingen en beleidsmatige keuzes binnen IV.

Opdracht

Als senior informatiebeheerder werk je mee aan het project ‘Informatie op de juiste plek’: migratie van alle informatie op netwerkschijven naar het zaaksysteem, vakapplicaties, Microsoft Teams en OneDrive.

Je draagt zorg dat digitale informatie zowel kort- als langetermijn toegankelijk, rechtmatig en conform archiefwetgeving wordt beheerd, inclusief selectieve vernietiging waar van toepassing.

Het project omvat 24 vakafdelingen en moet zijn afgerond vóór 1 januari 2027 vanwege het aflopen van de netwerkschijflicentie.

Beschrijving (kort, minimaal 5 regels)

Je bent verantwoordelijk voor de praktische en inhoudelijke uitvoering van migratie- en bewaarprocessen binnen de organisatie.

Je zorgt dat informatie op de juiste plek terechtkomt en dat bewaartermijnen en vernietigingsverplichtingen volgens de Archiefwet worden nageleefd.

Je werkt nauw samen met vakafdelingen en IV-collega’s om integratie met zaaksystemen, vakapplicaties en Microsoft 365 goed te laten verlopen.

Je adviseert over recordsmanagement, metadata en workflow-verbeteringen en levert daarmee een bijdrage aan betrouwbare en vindbare gemeentelijke informatie.

Je bent pragmatisch, procesgericht en hebt oog voor kwaliteit, samenwerking en verandering binnen een dynamische gemeentelijke omgeving.

Vereist profiel

• HBO- of WO-werk- en denkniveau, bij voorkeur opleiding informatiebeheer, archivering, informatiemanagement of vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring met digitaal informatie- of recordsmanagement, idealiter binnen een (semi)overheidsorganisatie.
• Kennis van en ervaring met archiefwetgeving, bewaartermijnen en selectieve vernietiging.
• Praktische ervaring met Microsoft 365 (Teams, OneDrive), zaaksystemen en migraties van netwerkschijven naar gestructureerde opslag.
• Sterke project- en stakeholdervaardigheden: je kunt meerdere vakafdelingen begeleiden en verbinden bij migratieprocessen.
• Analytisch, nauwkeurig en procesgericht, met goede communicatieve vaardigheden en een hands-on instelling.
• Affiniteit met samenwerken in multidisciplinaire IV-teams en het vermogen om beleidsmatige kaders praktisch te vertalen.

Locatie en functie

Standplaats: Zeist, provincie Utrecht. Functietitel: Senior informatiebeheerder ICT.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen het werkveld informatiemanagement / documentaire informatievoorziening.
• Aantoonbare werkervaring binnen het werkveld informatiemanagement / documentaire informatievoorziening bij een gemeentelijke organisatie.
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet en bijbehorende regelgeving (zoals Woo, AVG, WEP of Wmebv). Onder de werkervaring wordt expliciet vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet.
• Minimaal 3 jaar werkervaring met metadataschema’s, datamigraties en digitale selectie- en vernietigingsprocessen in applicaties.
• Aantoonbare werkervaring met vergelijkbare digitaliserings- of migratietrajecten waarbij medewerkers en organisaties zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen en digitale werkomgevingen.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen het werkveld Informatiebeheer.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie.
• Aantoonbare werkervaring met de uitvoeringspraktijk en de kwaliteitsnormen binnen het informatiebeheer.
• Aantoonbare werkervaring met organisatiebrede verandertrajecten, waarbij medewerkers zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen.
• Aantoonbare werkervaring met i-Navigator, RMTool en Microsoft Excel.
• Uurtarief maximaal €120 exclusief BTW, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werkverkeer en fee Flextender.

Competenties

• Communicatief sterk: Jij weet mensen te enthousiasmeren door je duidelijke communicatie.
• Je bent een teamspeler die goed met anderen samenwerkt.
• Je bent stevig genoeg om als sparringspartner voor het management op te treden.
• Je hebt geduld en weet dat verbeteringen tijd kosten.
• Je blijft doelgericht werken aan structurele verbeteringen.
• Verbindend: Je weet als geen ander dat verbeteringen in het informatiebeheer een samenspel is met diverse actoren en soms botst met diverse belangen en prioriteiten.
• Jij bent analytisch.
• Je bent gedreven en gericht op resultaat.
• Je combineert deze vaardigheden met een sterk omgevingsbewustzijn.
• Je hebt een proactieve houding.
• Dit draagt bij aan je intern ondernemerschap.