Opleidingsniveau
Minimaal MBO-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding; HBO-denk- en werkniveau
Salarisindicatie in loondienst
€36000 - €54000 per jaar
Indicatie uurtarief bij ZZP
€300 - €500 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Documentalist, Informatiemanager, Recordmanager, Teamleider Informatiebeheer
Competenties & vaardigheden
Digitaal archiveren, Metadata en ordeningsplan, Autorisatiebeheer, Trainings- en didactische vaardigheden
Gerelateerde functies
Informatiebeheerder, Archiefbeheerder, Recordmanager, Functioneel Beheerder DMS
Functiebeschrijving
De documentalist beheert digitale projectarchieven en zorgt dat documentatie vindbaar, volledig en traceerbaar is. Hij of zij onderhoudt ordeningsplannen, classificeert dossiers en stelt metadata vast volgens geldende richtlijnen zoals toepassingsmodel metadata. De functie omvat autorisatiebeheer, versiecontrole en het opstellen van werkinstructies en handleidingen voor projectteams. De rol vereist instructie van gebruikers, coaching bij het gebruik van het DMS en signalering van procesverbeteringen richting lokaal functioneel beheer. Werkcontexten variëren van vaste contracten tot zzp opdrachten en interim werk binnen opdrachten overheid en commerciële projecten.Salarisindicatie
Voor medewerkers in loondienst ligt het bruto salaris typisch tussen €36.000 en €54.000 per jaar afhankelijk van ervaring en verantwoordelijkheden. Zelfstandige informatieprofessionals hanteren dagtarieven die doorgaans variëren van €300 tot €500 per dag; dit is gangbaar bij zzp opdrachten en interim werk. Opdrachten overheid kunnen matching voorwaarden en lagere kostenruimte hebben; houd hiermee rekening bij tariefafspraken en bij inzet van DAS of andere archiefsysteemlicenties.Typische werkzaamheden
Je registreert en indexeert documenten in het DMS en bewaakt metadata en vindbaarheid volgens het ordeningsplan. Je voert waarderingen uit en draagt zorg voor vernietigingstermijnen of overdracht naar het archief. Je beheert gebruikersrechten, rapporteert incidenten en test herstelprocedures in samenwerking met ICT en lokaal functioneel beheer. Je schrijft en actualiseert werkinstructies, ontwikkelt e-learning of trainingen en coacht projectmedewerkers in praktijkcases. Je initieert verbeterprojecten, verzamelt gebruikersfeedback en vertaalt juridische kaders zoals AVG en Woo naar praktische werkwijzen.Hoe word je specialist
Begin met een relevante mbo- of hbo-opleiding in informatiemanagement, archief of informatiekunde en bouw praktische ervaring op met een DMS en digitaal archiveren. Verbreed kennis met cursussen in recordmanagement, metadata toepassen, en specifieke tooling zoals M365 SharePoint en DAS. Zoek opdrachten in de sector via zzp opdrachten of interim werk om ervaring met opdrachten overheid en grootschalige GWW-projecten op te doen. Verdiep je in regelgeving zoals AVG, Woo en archiefwetgeving en ontwikkel didactische vaardigheden om door te groeien naar lead- of informatiemanagerrollen.Opleidingsniveau
Minimaal MBO-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding; HBO-denk- en werkniveau
Salarisindicatie in loondienst
€36000 - €54000 per jaar
Indicatie uurtarief bij ZZP
€300 - €500 per uur
Doorgroeimogelijkheden
Senior Documentalist, Informatiemanager, Recordmanager, Teamleider Informatiebeheer
Competenties & vaardigheden
Digitaal archiveren, Metadata en ordeningsplan, Autorisatiebeheer, Trainings- en didactische vaardigheden
Gerelateerde functies
Informatiebeheerder, Archiefbeheerder, Recordmanager, Functioneel Beheerder DMS
Functiebeschrijving
De documentalist beheert digitale projectarchieven en zorgt dat documentatie vindbaar, volledig en traceerbaar is. Hij of zij onderhoudt ordeningsplannen, classificeert dossiers en stelt metadata vast volgens geldende richtlijnen zoals toepassingsmodel metadata. De functie omvat autorisatiebeheer, versiecontrole en het opstellen van werkinstructies en handleidingen voor projectteams. De rol vereist instructie van gebruikers, coaching bij het gebruik van het DMS en signalering van procesverbeteringen richting lokaal functioneel beheer. Werkcontexten variëren van vaste contracten tot zzp opdrachten en interim werk binnen opdrachten overheid en commerciële projecten.Salarisindicatie
Voor medewerkers in loondienst ligt het bruto salaris typisch tussen €36.000 en €54.000 per jaar afhankelijk van ervaring en verantwoordelijkheden. Zelfstandige informatieprofessionals hanteren dagtarieven die doorgaans variëren van €300 tot €500 per dag; dit is gangbaar bij zzp opdrachten en interim werk. Opdrachten overheid kunnen matching voorwaarden en lagere kostenruimte hebben; houd hiermee rekening bij tariefafspraken en bij inzet van DAS of andere archiefsysteemlicenties.Typische werkzaamheden
Je registreert en indexeert documenten in het DMS en bewaakt metadata en vindbaarheid volgens het ordeningsplan. Je voert waarderingen uit en draagt zorg voor vernietigingstermijnen of overdracht naar het archief. Je beheert gebruikersrechten, rapporteert incidenten en test herstelprocedures in samenwerking met ICT en lokaal functioneel beheer. Je schrijft en actualiseert werkinstructies, ontwikkelt e-learning of trainingen en coacht projectmedewerkers in praktijkcases. Je initieert verbeterprojecten, verzamelt gebruikersfeedback en vertaalt juridische kaders zoals AVG en Woo naar praktische werkwijzen.Hoe word je specialist
Begin met een relevante mbo- of hbo-opleiding in informatiemanagement, archief of informatiekunde en bouw praktische ervaring op met een DMS en digitaal archiveren. Verbreed kennis met cursussen in recordmanagement, metadata toepassen, en specifieke tooling zoals M365 SharePoint en DAS. Zoek opdrachten in de sector via zzp opdrachten of interim werk om ervaring met opdrachten overheid en grootschalige GWW-projecten op te doen. Verdiep je in regelgeving zoals AVG, Woo en archiefwetgeving en ontwikkel didactische vaardigheden om door te groeien naar lead- of informatiemanagerrollen.
Opdrachtomschrijving
Je voert binnen de projectkaders het volledige beheer en de archivering in het document management systeem voor projectmedewerkers.
Dagelijkse taken omvatten registreren, metadateren, ordenen, waarderen, selecteren en classificeren van documenten en dossiers.
Je onderhoudt en actualiseert het ordeningsplan, autorisatiematrix en andere middelen zoals werkinstructies en standaardweergaven.
Een belangrijke taak is het instrueren en coachen van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en conform RWS-kwaliteitseisen werken.
Je zorgt voor juiste verwerking (inkomend, intern, uitgaand), routering van documenten en meldt storingen of functionele wensen aan Lokaal Functioneel Beheer.
Uiteindelijk lever je een ingericht en actueel projectarchief op dat voldoet aan de afgesproken kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat.
Vereist profiel
- Ervaring met een documentmanagementsysteem (DMS) en het toepassen van metadata, ordenings- en selectieregels.
- Bekend met opstellen en bijhouden van autorisatiematrices en het verlenen/intrekken van autorisaties.
- Sterke instructie- en coachingsvaardigheden; je kunt collega’s trainen zodat zij verantwoordelijkheden m.b.t. archiefvorming begrijpen en uitvoeren.
- Nauwkeurig, procesgericht en oplossingsgericht; je signaleert en rapporteert storingen en verbetervoorstellen aan LFB/IV-B.
- Kennis van of ervaring met Rijkswaterstaat-kwaliteitseisen en informatiehuishouding is een pré; HBO werk- en denkniveau.
- Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en bereidheid om samen te werken binnen regionale en landelijke RWS-organisatieonderdelen.
Organisatiegegevens
Opdrachtgever: Rijkswaterstaat — uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.
Locatie: Utrecht
Functie: Documentalist, Programma Duurzame Infra
Duur: ADMINISTRATION
Eisen
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van relevante ICT-middelen.
- Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.
Wensen
- Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
- Mate waarin wordt voldaan aan de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of sollicitatiegesprek).
Competenties
- Analyseren en analytisch denkvermogen.
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
- Hands-on mentaliteit en oplossingsgerichtheid.
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder rapportages en didactische vaardigheden.
- Luisteren en de vraag achter de vraag kunnen achterhalen.
- Nauwkeurigheid.
- Omgevingsbewustzijn.
- Proactieve instelling.
- Plannen en organiseren.
- Zelfontwikkeling.
- Zelfstandigheid en initiatief.