Project Secretaris

Functieomschrijving

De projectsecretaris is verantwoordelijk voor het organiseren, faciliteren en documenteren van besluitvorming binnen projecten en programma's, met name in bestuurlijke en bestuurlijk-politieke contexten. In deze functie fungeer je als de verbindende schakel tussen projectleiding, stuurgroepen, opdrachtgevers en betrokken afdelingen of externe partijen. Je zorgt dat overlegmomenten effectief zijn voorbereid en uitgevoerd, dat notulen en besluiten zorgvuldig worden vastgelegd en dat vervolgacties worden opgevolgd tot eindeffect. De rol vraagt om discretie en integriteit bij het omgaan met vertrouwelijke informatie en om inzicht in informatiehuishouding en archiefregelgeving, inclusief digitale werkwijzen en systemen zoals DAS. Projectsecretarissen werken zowel in vaste aanstellingen als via zzp opdrachten of interim werk en nemen vaak opdrachten overheid aan waarbij het schakelen tussen meerdere stakeholders en het bewaken van politieke sensitiviteit centraal staat.

Typische vergoeding

Het salaris voor een projectsecretaris varieert afhankelijk van opleidingsniveau, ervaring en de wijze van inzet. Bij een vaste aanstelling (contract) ligt het bruto maandsalaris veelal tussen ongeveer €3.400 en €5.500, afhankelijk van schaal en rijks- of decentrale indeling. Voor consultants of zelfstandigen (zzp) en interim werk liggen de dagtarieven doorgaans tussen €350 en €650 per dag, waarbij opdrachten overheid soms via raamcontracten of via een DAS-oplossing verlopen en daarmee specifieke declaratie- en beveiligingsvereisten hebben. In sommige gevallen van hoogcomplexe programma's of zeer beleidsgevoelige trajecten kunnen tarieven hoger uitvallen. Bij contracten zijn secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vakantiegeld, pensioen en scholingsbudget van invloed op de totale beloning; bij zzp opdrachten of interim werk moet men deze posten zelf meenemen in de prijsstelling.

Veelvoorkomende taken

Tot de standaardtaken van een projectsecretaris behoren het opstellen van agenda's en vergaderstukken, het voorbereiden en faciliteren van vergaderingen, het verzorgen van accurate en heldere notulen en het bijhouden en bewaken van actielijsten en voortgangsrapportages. Je organiseert besluitvormingsprocessen, bewaakt termijnen en zorgt dat besluiten traceerbaar zijn met duidelijke verantwoordelijken. Daarnaast onderhoud je contact met verschillende stakeholders, coördineer je informatie-uitwisseling en zorg je dat documenten voldoen aan eisen rondom informatiebeheer en archivering. Technische vaardigheden met digitale samenwerkingsmiddelen zoals MS Teams en SharePoint horen erbij, net als bekendheid met archiefsystemen of referenties zoals DAS. Je draagt zorg voor vertrouwelijke verwerking van dossiers en ondersteunt bij agendavorming, risicoprofielen en het voorbereiden van governance- en escalatiemomenten. In de dagelijkse praktijk combineer je inhoudelijke aandacht voor informatiehuishouding met organisatorische kracht, zodat projecten slagvaardig en transparant blijven werken.

Hoe specialist te worden

Een specialistische projectsecretaris ontwikkel je door een combinatie van opleiding, ervaring en gerichte professionalisering. Start met een relevante HBO- of WO-opleiding of bouw aantoonbare ervaring op in secretariaat, projectondersteuning of informatiebeheer. Verdiep je in archiefregelgeving, dossiervorming en digitale informatiehuishouding en volg cursussen of certificeringen op het gebied van informatiebeheer, notuleren en projectgovernance. Praktijkervaring binnen rijks- of decentrale overheid of bij organisaties die opdrachten overheid uitvoeren is waardevol; werk mee in meerdere programma's, zoek interim werk of zzp opdrachten om een breed portfolio op te bouwen en leer omgaan met raamcontracten en systemen als DAS. Netwerken binnen vakverenigingen en deelname aan themagroepen over informatiebeheer versnellen vakinhoudelijke groei. Tot slot is het ontwikkelen van soft skills—stakeholdermanagement, politieke sensitiviteit, analytisch vermogen en stressbestendigheid—cruciaal om van een allround projectsecretaris een gevraagde specialist te maken die strategisch kan bijdragen aan besluitvorming en duurzame digitale informatiehuishouding.